信息一体化提升大型国企档案管理效率

档案管理是国有企业运行中较为重要的部分，主要是应对材料实施有效的整理，能够有效对企业档案管理实施全面规划，以此可全面节约查阅与搜索时间。我国科技技术在发展的过程中，互联网较好的融入到人们生活与工作中，其中大型国企档案管理在信息一体化的应用过程中，大大摆脱了传统的管理方式，但是在此基础上还需要有效转变大型国企管理人员档案管理理念，以此实现档案信息一体化管理效率的全面提升。

1  信息一体化国企档案管理内涵

对国有企业，尤其是对大型国有企业进行有效的档案管理，能够对重要文件实施有效的管理，能够在极大的情况下减少档案保存以及查找时间，对国有企业的档案管理效率的提升奠定良好的基础。此外，若档案管理模式较为科学，在提升档案管理效率的基础上，还可降低档案管理成本，但是由于企业类型不同，使档案管理方式也有较大的不同，随着企业内部管理结构出现不同的变化，档案管理工作也出现较大的变化，其中政府在较大程度上降低了对国有企业档案管理的干预。此外，我国企业因社会经济结构发生变化，使企业逐渐集团化，总公司与子公司实施了新的连接方法，档案管理很难对行政产生一定的积极作用。通过信息一体化技术，大大提高了国企档案管理的多样性，为此需要有效改变管理观念，增强对档案资源的利用。

2  信息一体化对大型国企档案管理的影响

2.1  提高文档电子化率

传统档案管理主要是以纸质为主，其最大的缺点就是占用大量的空间，并会消耗大量人力、物力，同时在处理过程中会对环境造成一定的污染。电子文档不但能够节约大量空间，而且方便查找与阅读，大大降低管理成本。此外，电子文档在应用过程中，还能够提高办公效率，管理人员能够通过网络对相关资源实施共享与传递，这在较大程度上能够减少传统查找以及打印流程，以此使档案管理更加规范化。此外，档案管理信息一体化能够有效提升管理效率与共享，以此保证档案的安全性，从而全面实现对网络资源的有效利用。

2.2  档案管理效率的提高

传统档案管理主要是以纸质为主，所有纸质档案需要根据档案性质经过不同的分类，在使用的过程中极易出现损坏，并且查找相对较为麻烦。此外，国有企业在我国经济发展较为重要的主体，对我国未来社会发展尤为重要，其中档案管理效率对国有企业的发展影响较大，以此可以看出，档案管理质量对我国经济的发展扮演着较为重要的角色。为了保证我国经济持续较好的发展，大型国有企业需要提高档案管理效率，可以通过信息一体化来提升档案管理效率的提升，同时在此基础上进行信息一体化档案管理制度的有效构建，以此实现对档案高质量管理，能够在较大程度上改善传统计算机运行速度问题，将档案直接传输到档案库中，大大增加了数据信息运行过程中的安全性，对档案管理效率的提升奠定良好的基础。

2.3  运营成本的降低

传统纸质档案在管理过程中，需要使用到大量的纸张，并且需要庞大的管理团队，这在较大程度上会提升企业管理成本。此外，纸质档案需要管理人员将档案送到指定地点，在送达的过程中会需要一定的时间，大大降低了档案管理效率。采用新型一体化管理方式，能够有效避免一些外部因素的影响，数据信息在计算机档案库中存储，相关人员能够通过账号直接进入到档案库中，不但节约了运送成本，而且在较大程度上提升了企业档案管理效率。采用此种方式对档案实施管理，与传统管理方式更加灵活，能够对系统进行定期升级，可对档案中文档分离情况有效避免，以此构建较为独立的信息档案管理体系。

3  信息一体化提升大型国企档案管理效率措施

3.1  改进档案管理流程

国有企业在对档案管理的过程中，需要对其实施有效的规范，在此过程中需要安排专业管理人员进行管理，并对管理过程规范化的基础上，调整管理流程，使管理流程更加便捷，这在较大程度上能够保证档案管理的科学性与合理性。此外，档案管理部门还需要认识到与其他部门建立良好关系的重要性，部门之间应当进行有效的沟通，并采取一种合作的管理方式，以此提升其他部门对档案管理的重视程度，从而能够使部门之间数据信息传递更具科学化，并且在此基础上能够确保数据信息的有效共享。除此之外，还应对档案收录制度实施有效制定与规范，以此使档案管理工作更加便利。

3.2  重视创新能力

我国大型国有企业在进行档案管理的过程中，需要在现有管理模式的基础上进行有效的创新，并提升档案管理力度，这就需要企业管理者转变传统思想，具备较高的创新思维，这在较大程度上提升管理档案效率与质量。此外，对于国有企业档案管理者来说，档案管理工作的有效实施，能够使国有企业资源利用率提高到更高层次，以此提升到战略高度，应当采用专业的管理方法，通过信息化技术的有效应用，最大程度上保证档案管理工作的有效性与科学性，为国有企业未来的经济发展奠定良好的基础。

3.3  信息化建设

随着我国经济的持续发展，科技技术更新速度相对较快，在此环境中，我国大型国有企业在发展过程中需要在传统档案管理方式基础上，引入信息化技术，以此建立网上管理系统，实现信息一体化管理模式。此外，在应用信息一体管理模式的同时，还需要结合企业实际发展需求，进行档案管理方案的有效制定，企业管理者在日常管理中，也需要通过有效的方法对此实施大力宣传，使档案管理工作者对信息一体管理模式更加了解，并且还能够参与到信息化技术的维护中。除此之外，由于信息一体化管理模式需要管理人员具备较高的信息化技术，这就需要通过有效的方法来提升管理者自身信息化水平，能够在较大程度上提高档案管理质量，使员工能够承担起管理重任。

3.4  培训机构的建立

随着我国信息化技术的不断发展，国有企业档案管理模式也融入了信息化技术，这就需要使档案管理人员管理水平与素质相应的提高，这对档案管理质量与效率的提升具有较大的促进作用。为此，国有企业需要构建完善的培训机构，对管理人员自身管理能力实施有效的提高，在培训的过程中，国有企业也应结合自身发展需求，构建合理的培训机制，以网络技能培训为主，实体培训为辅的培训方式，在进行基础培训地基础上，加强管理者对软件操作能力的培训工作，能够有效提高管理者的工作积极性，可以开展一些以网络技能为主的活动，不但能够巩固管理者自身知识水平，而且在活动中能够从对方身上学习到一些网络管理技能，再根据活动结果，给与一定的奖励，这在较大程度上能够使档案管理者自身管理技能得到全面强化，以此使档案管理质量有更好的提升。

3.5  档案利用率的提升

目前，我国国有企业档案利用率相对较低，这是较多企业普遍存在的一个问题，这就需要从以下几个方面入手，提升档案利用率：（1）使工作人员在档案管理过程中，认识到档案管理的重要性，将档案在实际生活中的实用性完全的体现；（2）还应对档案的开发利用引起重视，这就需要对档案管理工作实施有效的创新，在创新过程中可以通过其他档案建设与管理模式，采用数字化的管理方法，比如通过内部网络的建立，来提升档案管理质量，在网络建立的过程中，最为重要的是完善数据信息的搜索功能，同时还需要对在线服务功能实施全面完善。还应对用户在搜索过程中出现的问题采取有效的解决方法，以此提升档案利用率，这在较大程度上可有效提升档案管理工作水平。

4  结语

综上所述，在大型国企档案管理中引入信息一体化技术，这对档案管理效率与质量的提升具有较为重要的作用，所以，国有企业在进行档案管理的过程中，需要采用有效的管理方法，并在运用中认识档案管理制度中出现的一些不足，并进行针对性优化与完善，通过信息一体化管理对企业档案进行有效的科学化管理，这在较大程度上能够有效提高企业的信息竞争力与控制能力，这对国有企业档案管理效率的提升具有较大的促进作用。

本文来源：《企业科技与发展》：http://www.zzqklm.com/w/qk/21223.html