事业单位办公室档案信息化管理的合理化路径

前言:事业单位的办公室档案管理工作具体包括文书档案、会计档案、设备档案等的管理工作,需要根据档案管理工作要求,及时完成档案材料的收集、整理和分类归档工作。此外,还要通过加强对档案资料的分析利用,为日常工作的改进提供依据。在档案管理工作量不断提升的情况下,必须依靠信息化技术手段,提高档案管理工作效率。

一.事业单位开展办公室档案信息化管理的必要性

传统办公室档案管理工作主要是针对纸质档案开展的相关档案管理工作,在信息化时代下,档案资料逐渐向数字化形式转化,在开展事业单位办公室档案管理工作的过程中,也需要以信息化技术为基础,对工作机制和方法进行创新。事业单位开展办公室档案信息化管理的必要性主要体现在以下几个方面:

(1)提升档案管理效率。在传统的纸质档案管理工作模式下,档案资料的搜集、整理和分类归档工作主要依靠人工操作完成,管理效率低下,而且容易出现错误。在事业单位办公室档案数量、类型不断增加下,档案管理工作的复杂性也明显提升。需要依靠先进的信息化技术手段,提高档案管理工作效率,保证各项工作开展的及时性。

(2)提升档案管理安全性。纸质档案管理面临的首要问题就是档案资料的安全性问题,由于纸质档案本身容易丢失、损坏,在档案转移和利用的过程中,难以为其安全性提供保障。采取信息化管理手段,制作电子档案,并对其进行备份,可以从根本上解决档案资料的安全问题。但是在档案的信息化管理过程中,也存在网络安全风险等方面的问题,需要不断提高信息化管理能力,通过采用先进的安全防护技术,为档案存储及调用安全提供保障。

(3)提升档案信息传递和利用效率。事业单位办公室档案是对办公室各项工作的真实记录,具有较高的分析利用价值。通过定期开展档案分析工作,可以发现办公室工作中存在的不足,进而采取有针对性的改进措施。通过采取信息化管理手段,可以有效提高档案信息传递效率,并通过利用高效的信息检索技术和分析处理技术,提高档案利用效率,挖掘出更多有价值的信息[1]。

二.事业单位办公室档案信息化管理中的影响因素

基于开展办公室档案信息化管理的必要性,目前多数事业单位已经建立办公室档案信息化管理系统,并已完成部分纸质档案向电子档案的转换工作。在办公室档案管理工作环境的变化下,需要尽快完善办公室档案管理体制,注重管理技术方法的创新,从而真正发挥档案信息化管理的优势。但是从目前事业单位办公室档案信息化管理的开展情况来看,仍存在以下几方面影响因素:

(1)主观管理理念的影响。事业单位的办公室档案信息化管理,首先需要从管理理念上作出改变,树立互联网思维,加强档案管理的联动性。但是许多档案管理人员的管理意识较为落后,未主动档案管理及信息反馈工作,导致档案管理整体效率较低。

(2)信息化建设投入的影响。在事业单位办公室档案的信息化管理建设发展过程中,由于信息化建设投入不足,许多系统和设备得不到及时更新,功能性能较为落后,难以满足当前大数据环境下的档案管理工作需求。

(3)管理工作方法的影响。办公室档案管理对档案管理人员的专业素质水平有较高要求,在信息化发展过程中,档案管理人员还需要具备较强的信息操作技能。但是许多事业单位的档案管理人员年龄结构存在老化问题,对新知识技能的接受较慢,仍采取传统方法开展档案管理工作,容易增加档案管理风险。

(4)部门沟通合作机制的影响。办公室档案管理工作需要各个部门人员的参与,档案信息数据的产生也来自于多个部门。由于各部门之间缺乏沟通合作意识,工作协调性不足,也容易对档案管理工作的正常开展产生影响[2]。

三.事业单位办公室档案信息化管理的合理化路径

(一)创新事业单位办公室档案信息化管理理念

事业单位的办公室档案信息化管理,首先应转变管理理念,从电子档案和网络化管理的特点出发,把握好新时期的工作要点。在此方面"互联网+档案"管理理念的提出,为事业单位改变办公室档案管理模式提供了新的途径。通过构建标准化的网络档案管理模式,可以打破办公室开展档案管理的时空局限性,同时实现管理资源的整合与优化配置。信息时代下需要的办公室档案管理人才是同时具备档案管理专业知识和信息化操作技能的复合型人才,针对许多事业单位内部管理能力不足的问题,可以借助互联网渠道,寻求知识和技术支持,推动档案管理创新工作。比如在开展办公室档案管理工作的过程中,可以通过远程视频会议等形式,寻求专家的指导和帮助。在"互联网+"模式下,还可以保证档案管理的可追溯性,由系统自动记录档案管理过程,实现透明化管理。因此,事业单位在开展办公室档案信息化管理的过程中,应做好相关宣传和培训工作,促进档案管理工作人员及时创新工作理念,与时俱进,利用先进的信息技术手段,提高档案管理技术水平[3]。

(二)加强办公室档案信息化管理建设投入力度

信息化管理软硬件技术水平的落后,是制约事业单位办公室档案管理创新的主要因素之一。许多事业单位在信息化建设过程中,存在一次性投入现象。即购入信息化设备后,不重视其维护管理和后期的升级换代。而信息技术的更新速度非常快,包括计算机设备、网关设备等的产品更新周期可以以月计。落后的设备难以为新技术的应用提供支持,导致事业单位办公室档案管理水平仍然较为落后。因此,在积极转变档案信息化管理理念的过程中,也需要合理规划信息化建设投资,建立长效投入计划,从事业单位开展办公室档案管理的实际工作需求出发,确保信息化软硬件设备能够得到及时更新。在此方面,也需要利用前沿的信息技术手段,帮助办公室档案管理降低信息化成本投入。比如通过租用云端服务器,降低硬件设备投入及服务器维护成本。此外也可以依靠设计并实现智能化水平较高的档案管理系统,减少人工操作,从而降低档案管理的人工成本。在此情况下,能够有效提升办公室档案管理效率,实现办公室档案信息化建设的可持续发展目标。

(三)开展档案管理人员培训活动推动工作方法创新

针对现阶段事业单位办公室档案管理的方法落后问题,应在更新软硬件技术设备的同时,及时开展档案管理人员培训活动,帮助档案管理人员尽快掌握新的档案管理技能。针对目前事业单位还未完全实现档案电子化管理的情况,一方面应加快电子档案建设进程,另一方面应实现纸质档案和电子档案管理的有效衔接,减少管理漏洞,确保各类档案归档的及时性。在开展档案人员培训工作时,也需要引进新的档案管理方法论,积极关注于国内外相关领域的研究成果,借鉴成熟的档案管理经验,促进档案管理工作方法的创新。同时应与档案管理队伍的年龄结构、学历结构进行调整,及时补充学历水平较高、具有一定工作经验的中青年管理人才。在开展档案信息化管理工作的过程中,应定期组织工作交流活动,总结可行的管理方法,并结合事业单位战略发展目标,对办公室档案管理工作作出适应性的改变,充分为相关部门工作的开展提供支持。此外,也需要关注于档案信息化管理存在的风险问题,提前部署计算机及网络安全防范措施,确保档案资料的安全性。

(四)建立档案管理信息反馈考核机制促进部门沟通

为切实提升事业单位办公室档案信息化管理的部门联动性,应从制度建设出发,完善档案管理工作的信息反馈机制和考核机制,确保档案信息化管理工作的规范化、系统化开展。在基于网络的办公室档案管理工作模式下,各部门分别负责档案信息的采集和传递工作,然后由档案管理人员进行整理和归档,并统一采取数据库存储和管理模式。在此情况下,档案管理工作的开展需要得到各部门人员的积极配合。应通过明确划分档案管理责任,构建信息反馈机制,及时反映档案管理工作的开展情况。对于档案资料不全、拖延归档的部门及人员,需要采取相应的惩罚措施。通过制定档案管理工作考核机制,对其具体工作开展效果进行跟踪评价,然后与绩效管理挂钩,确保档案管理责任能够得到充分落实。在各部门人员之间的积极配合和良好沟通下,可以进一步提升办公室档案管理工作效率,降低档案管理风险。在此基础上,充分发挥档案资料的利用价值,促进事业单位办公水平的整体提升。

结束语

综上所述,目前事业单位的办公室档案信息化管理水平还有待提高。通过积极创新档案管理工作理念、加大信息化建设投入、并对工作方法和沟通机制进行创新,能够有效提升事业单位的办公室档案管理工作水平。最大化的发挥信息化管理技术的优势,促进档案管理安全性、管理效率和档案信息利用率的提升。

本文来源:《记者摇篮》:http://www.zzqklm.com/w/xf/22732.html