浅谈高校档案管理信息化建设

随着计算机网络技术的不断发展，为各项工作的开展带来了福音，高校作为重要的人才培养基地，其在我国的建设与发展中有着重要的地位与作用，而高校档案管理工作作为高校建设的关键环节，其只有实现网络化、信息化与数字化才能得到质的飞跃，才能为数字校园建设提供助力，做到信息的快速处理与传输，为我国教育事业做出更大贡献。

1现阶段我国高校档案管理中的问题

1.1管理意识不强，管理方法落后

现阶段很多高校将工作重点放在教育规模与教育质量的提升上，因此将更多的人力、物力与时间都投入其中，对于其他工作有所疏忽，因此这对于高校档案管理工作开展尤为不利。一些高校领导人员甚至尚未认识到档案管理工作的重要性所在，有些人觉得档案管理工作无关紧要，能缓缓就缓缓，将档案管理工作定性为简单档案保存与记录，根本没有真正认识到档案管理工作的作用与价值，同时也未能投入相应的资金，档案管理工作的硬件条件始终得不到良好的改善与提升，导致服务质量上不来，整体规划与实际情况冲突较大。除此之外，现阶段高校档案管理工作的形式与方法也比较落后，现代化管理手段运用较少，档案管理的工作者自身安于现状，缺乏工作积极性，导致档案管理效率与质量较差。

1.2利用效率低，档案功能少

一般情况下，高校虽然不重视档案管理工作，但是档案数量却非常惊人，但是由于档案管理人员意识不强与学校不重视等因素的影响，导致档案的利用率十分低下的，档案管理效率低、价值低。在高校中，很多人认为档案管理工作的实际意义不强，只是简简单单的保存而已，这也是高校档案管理水平始终提不上来的主要因素，因此高校相关工作者必须重视到档案管理的重要作用，逐步提高档案管理人员意识，转变思维方式，才能更好的服务于广大师生。

1.3思想落后，管理水平提不上来

现阶段我国很多高校都将科研作为学校管理中的要点环节，因此对于档案管理工作未能给与相应的重视与把控。学校大部分领导都片面的认为档案管理工作是流程化的东西，缺乏变化，所以操作起来较为简单，并且一些老领导对于信息技术等新兴技术也有着一定抗拒，接受新事物的速度较慢，思想观念相对落后跟不上时代的发展要求，还有许多人员片面的认为档案管理工作就是对院校档案记录与保存，这是其多年从业所形成的惯性思维，一时半会儿很难有所改变，并且他们也逐渐熟悉了传统的工作流程，对各种工作方法的应用也比较熟悉，因此很难有所突破与创新，也不愿意去改变现状，花费时间与精力与学习、改革与适应新的工作方式，而正是相关工作者与学校领导的这种观念，严重制约了高校档案管理工作的发展，使得高校档案管理工作难以满足实际需求，其信息化发展速度较慢。认识上的不足直接导致许多高校在档案管理方面的投入力度较小，其不愿意消耗资源来建设相应的档案办公区域或相关库房，当然现有的档案管理设备完全不具备信息化建设要求，因此导致档案管理工作始终踏步不前，其缺乏发展动力，经常会出现档案分类混乱、档案缺失等问题，不利于学校各方面工作的开展。

1.4缺乏协调机构

现阶段，虽然有狠多高校都开始实行信息化档案管理从，但是由于受到学校内外等多因素的影响，绝大多数高校都是独立完成档案管理工作，相互之间缺乏沟通交流，更没有能够协调与统筹规划的独立部门来充分利用学校档案信息的优势资源，各个学校之间都有着自己的特殊管理方式与网络系统，想要实现集中管理较为困难，这也为信息共享带来了诸多阻碍，不利于我国高校整体档案管理水平的提升。

2高校档案管理信息化建设措施

2.1档案管理模式上创新

想要做好高校档案管理工作，充分发挥档案功能，就应对传统管理模式进行创新，切实做好档案收集工作。一方面要出色完成档案的归纳整理工作，另一方面的还要逐步建立健全特案收入与管理办法，档案收集不仅仅要从一般性资料入手，更应该突出高校特点，以学校工作中心环节、学校办学特色以及重点任务等为要点，探索体现本校发展特殊性的特殊档案。相关部门对于本部门具有档案一定要心知肚明，不能随意留用，要注意收集质量，随时做好整理与归纳工作；其次要对档案征集工作进行把控，不仅仅要进一步扩大宣传力度，更应让个人主动像学校档案管进行捐赠或移交，并且可适当运用奖励手段，给与捐赠者精神或物质层面的奖励，如荣誉证书等等，但是不能强行违背他人意愿，逼迫他人捐赠；要将高校内发生的大事如实记录，完善高校档案信息，凸显特色。同时还应对并对传统档案征集方式进行改革，通过有偿购买等方面调动相关人员捐赠积极性，有助于学校文化与历史的还原与保留，为学校的长远发展奠定坚实的文化底蕴。

2.2做好高校档案信息库建设工作

随着信息技术的不断发展，各个大数据库之间的联系也更加紧密，高校资源丰富，要想充分发挥其最大价值就不应该积极限于自身使用，而是要将自己的数据库与全国或全世界各大高校的数据库联系到一起，逐步实现现代化信息建设。高校独立开展的档案管理工作，只是有助于管理学校特色资源档案，而提供给其他高校的档案数据则可以实现资源共享的效果。所以高校之间应积极交流沟通，切实实现资源共享，统一建设档案信息管理机构，对各个高校的档案信息资源进行规划，不断完善档案网络，逐步实现档案资源共享。为此，学校更应加大投入力度，从硬件设施与人员两方面入手，切实使提高自身档案开发能力与计算机运用能力，将档案信息输入到网络之上，实现纸质档案的数字化留存，提供更加全方位的服务。

档案管理工作的开展是重中之重，高校有关人员也要积极运用信息技术，建立健全信息数据库，方便档案的存储与管理。首先在管理档案时也要秉持档案管理三原则，进行有效管理，保证档案联系性与整体性；其次，是对馆内一些特色档案进行重点把控，必要时可设立独立部门，由专员进行管理，但也可将给案卷散开存放，且需要设立目录方便日后查找与使用；第三，逐步建立档案数据库，丰富数据库内容。档案信息资源库的内容主要时来源于对现有一些学校特色档案的扫描与数字化加工，将原先纸质文件以电子文件的形式呈现出来，方便管理的同时符合高校信息化建设要求。

2.3做好档案管理团队建设工作

高校档案管理工作也要符合时代发展需要，与多个单位之间形成联合体，促进资源共享，但与此同时，这种不同于传统的档案管理工作的的转变对于相关工作人员的专业能力与技术水平有着更高的要求，从因此高校次应做好档案管理团队建设工作，用一批熟悉先进管理方式、有着超前管理意识的专业人员，可通过招聘与培训两种方式组建档案管理团队。首先高校应建立健全招聘制度，提高薪资待遇，吸引优秀人员；其次高校应做好培训工作，逐步提高档案管理人员的专业水平与管理能力，为其创造更多外出学习与进修的机会；第三，应建立健全奖励机制，全面调动工作人员积极性，使其自发的去掌握更多先进管理知识，自主提高其信息技术应用能力，为高校管理的工作的开展奠定必要基础。

2.4完善高校档案信息化系统

档案管理信息化的实现离不开完善、健全的档案信息化系统，因此高校有关工作人员要想实现信息化，就必须从档案管理系统的建立与健全做起。相关人员要利用计算机技术开展档案管理工作吗，采用特殊的专业系统实现对档案的全方位把控，我们可以在这个平台中实现对档案的每一个操作，如档案信息录入、档案的整理与档案分类、档案保存与检索等等，通过相关硬件与计算机软件来逐步实现档案信息化管理，切实提高信息化的技术水平。除此之外，有关人员更应建立健全完善信息库，并且的保证信息库完整，从这个已有的信息库中可以找到我们所需要的信息，并且保障信息的精准性与可靠性。在实际操作过程中，我们要认识到的计算机技术是一个不断发展与变化的新兴技术，那么计算机软件或硬件都有着较快速度的发展，因此相关工作人员不仅要做好信息库建设工作，更要定时对硬件与软件进行更新与升级，保障信息库运算速度与整体质量，这样才能让整个的信息库更加方便、快捷。这不仅仅需要档案管理工作者的不懈努力，更需要专业从人员对软硬件系统进行定期维护与升级，才能确保整个系统的正常运转，提高档案管理效率，为资源共享奠定基础。

2.5做好网络安全化建设

虽然计算机网络技术为人们带来了诸多便利，但是我们还是要从事物的两面性对其进行分析，看到其利弊所在。网络安全的是一个老生常谈的话题，一些网路黑客严重威胁到了网络安全，也为许多企业带来了不小的经济损失，信息被窃取的恶意攻击行为常有发生，因此如果高校档案管理工作要采用信息化方式进行就必须要面对网络安全这一问题。这就要求高校必须做好网络安全建设工作，保证档案安全，对管理系统进行维护与更新，做好网络安全监管工作，尽最大努力防止信息被窃取。另一方面，档案管理人员在工作中要具有严谨、认真的工作态度，避免因工作失误而造成档案信息错误或者丢失的情况；对于一些有保密性要求的档案，一定要严格遵守规定，对其进采取保密措施，并且按照保密程度进行分类：秘密、机密、绝密，对不同保密程度的档案采取的保密措施也不同。

3结语

综上所述，我们不难看出高校档案管理信息化建设的重要性所在，有关人员一定要积极探索，加大投入力度，全面提高档案管理信息化水平，为高校长远发展提供助力。

本文来源：《企业科技与发展》：http://www.zzqklm.com/w/kj/21223.html