试论档案管理存在的问题及对策

    档案管理作为一项集政策性、机密性和专业性为一体的工作，对整个社会而言，不仅具有当前的现实意义，而且具有长远的历史意义。尤其，随着网络信息时代的到来，档案管理工作逐步向专业化、系统化和数据化的方向发展，这就为当前档案管理工作提出了更高的要求。但是，纵观我国档案管理发展现状，由于受制度、设备、人员等多方面因素的影响，仍存在一些问题，对档案管理工作的顺利进行造成了极其不利的影响。因此，鉴于档案管理工作的重要性和必要性，本文笔者将结合自己的工作实践，就档案管理存在的问题进行探讨，并针对问题提出了自己的几点见解和对策，以供商榷。

一、档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不健全

    档案管理作为一项包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和利用等多个环节的系列性业务活动，其开展需要健全的制度作保障。但是，长期以来，由于受档案管理工作不被重视以及档案管理工作者对档案管理工作认识不到位等因素的影响，致使很多档案在收集、保管、保护、借阅以及保密等方面没有建立健全的档案管理制度，或建立了制度却不能在实践工作中得以落实，导致制度流于形式化，从而出现档案管理人员不及时整理相关档案资料、不办理严格的借阅手续等不良现象，致使档案资料的丢失，严重损害档案资料的利用价值。

（二）档案管理设备不齐全

    近年来，随着计算机以及网络技术在管理中的普遍应用，促使管理方法和方式发生了很大的改变，但是现代化设备在档案管理工作中的应用程度仍比较低。一些档案管理部门没有配置足够的档案管理设备，导致档案管理工作仍采用传统的管理方法和方式，比如：手工收集、手工检索等，使档案在管理过程中出现信息量小、耗费时间长、检索效率低、档案利用率不高等不良现象，使档案管理工作不能适应社会的发展形势。

（三）档案管理人员素质参差不齐

    在网络信息时代，档案管理工作要求档案管理人员不仅应有过硬的专业知识，而且要具备较高的业务素质和技能。但是，由于受重视程度不够、资金投入不足等因素的影响，我国档案管理人员的素质参差不齐。部分档案管理部门人员老化现象严重，导致部分档案管理人员在工作中不思进取，不能紧跟时代潮流学习新知识、新方法、新技能，在工作中仍采用传统的档案管理方法，甚至不能熟练运用计算机等现代化技术设备，导致档案管理工作的效率大为降低。

二、解决档案管理存在问题的对策

（一）建立健全档案管理制度，实现档案管理规范化

    俗话说：“无规矩不成方圆”，档案管理工作要想有序、高效的开展就必须建立健全档案管理制度，实现档案管理规范化。一般而言，建立健全的档案管理制度应从如下两个方面做起：第一，在档案管理制度建设过程中要充分考虑本档案部门的实际情况，以规范档案管理人员行为为目的，使制度简明实用，具有可实行性，从而使制度能够在实践工作中得以落实，避免流于形式化。第二，制度建设要建立在公平、合理的基础上，使制度的约束作用不仅适用于档案管理工作者，同样适用于档案管理部门领导，不搞特权主义，保障制度建设的严肃性和权威性，从而提高制度的约束力，使档案管理过程真正做到有章可循，实现规范化管理。

（二）配置现代化档案管理设备，提升档案管理水平

    必要的现代化档案管理设备是做好档案管理工作的物质基础，随着网络信息时代的到来，传统的档案管理方式和方法已经不能再适应现代社会对档案的需求。因此，这就要求档案部门相关领导人员应当加大对档案管理现代化设备的资金投入力度，为档案管理工作配置计算机、密集架、防磁柜、防潮机、复印机等现代化的档案管理硬件设备，将档案信息资料输入计算机，并运用先进技术对档案信息进行处理，使档案信息的收集、检索和使用实现自动化，提高档案信息的存储量，提高档案信息的利用率。此外，还应当主动开发或引进先进的档案管理和安全防护软件，对档案信息进行光盘存储等数据化处理或利用复制备份技术做好档案备份工作，提高档案信息的安全性和长期使用性，从而切实提高档案管理水平，使档案尽快实现信息化管理。

（三）加强人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

    档案管理人员的综合素质在很大程度上决定了档案管理工作的层次，尤其，随着社会竞争的日趋激烈，对档案管理人员提出了更高的要求，这就要求档案管理部门相关领导人员应加强档案管理人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质。具体而言，应做好如下两个方面工作：首先，要采取提高工资、福利待遇等措施，加大对档案管理人员的吸纳力度，并通过竞争上岗、社会招聘等形式，提高档案管理人员的准入门槛，吸引既具有专业档案管理知识又具备现代设备操作技能的高层次、专业性人才到档案管理部门工作，逐步优化档案管理工作的人才结构。其次，要加强对现有档案管理人员的培训和教育力度，给他们提供尽可能多的学习机会，营造一定的学习氛围，鼓励他们通过自学、参加培训等方式，树立终身学习理念，使他们能够将理论知识与工作实践进行有效的结合，从而在工作实践中巩固自己档案管理方面专业知识的同时，能够以积极的态度去主动学习计算机等现代化设备的操作技能，进而使自己的知识结构得到优化升级，以满足社会发展对综合型档案人才的需求。

三、结束语

    在新的时代背景下，档案管理部门应当客观的认识到档案管理工作中所存在的问题，从而紧跟时代的发展潮流，积极探索解决档案管理工作中存在问题的策略，不断建立健全档案管理制度，为档案管理工作的开展配备相应的现代化设备，并加强档案管理人才队伍建设，进而促使档案管理的规范化发展，提升档案管理水平，提高档案管理人员的综合素质，最终实现档案管理工作的有序开展。

参考文献：

[1]殷为.浅谈档案管理中存在的问题及解决办法[J].东方企业文化，2012，（07）：73.

[2]李娟.浅谈档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2011，（33）：141-142.