信息革命背景下企业管理信息系统的设计原则及如何实现-企业管理论文

文章摘要：美国著名人类未来学家托夫勒在其代表作《第三次浪潮》中论述了20世纪后半叶的信息革命，这场革命彻底改变企业的生产经营环境和方式，管理信息系统成为企业迎接信息化时代的机遇与应对挑战的必由之路。本文在阐述清楚这一背景的基础之上，分析了企业管理信息系统设计的一般原则，并就企业管理信息系统中关键绩效指标的设计与实现进行了重点分析。

关键词：工程管理 信息系统 关键绩效指标 信息化 绩效评估

一、研究背景与意义

20世纪80年代美国著名人类未来学家托夫勒在《第三次浪潮》中认为发生在20世纪后半叶的信息技术革命彻底改变人们的生活方式、生产经营方式，将人类带入到一个全新的信息化时代。在21世纪，经济的全球化与信息化已成为必然趋势。信息化时代的到来为企业带来了更加丰富的信息、更加先进的技术，机会和市场空间也更多更大，但是与此同时，也给企业带来了更多的竞争与挑战。

信息化时代企业所面临的挑战主要包括以下几个方面的。一是更大的生存竞争压力，信息化时代的企业竞争已经不再局限于生产资源、生产规模以及产品价格与质量方面的竞争了，而是对于企业的品牌、服务、成本、文化以及供应链速度、管理模式等全方位的竞争了。二是企业客户群体发生变化，随着社会经济的发展，消费者的消费需求发生了变化，在早在19世纪德国著名统计学家恩格尔就发现收入越高的情况下人们用于食物购买支出占总消费支出的比例就越低。就我国而言，改革开放之初的1979年城乡居民家庭的恩格尔系数分别为57.5%与67.7%，2009年底城乡居民恩格尔系数分别降低到37%和43%左右。汽车、住房、教育、医疗、旅游、文化等新型的消费支出增长迅速，且信息时代由于信息化程度高，居民由被动型消费转为主动型消费，而且更善于运用法律武器保护自己，面对企业客户群发生变化的情形，对企业的管理提出的要求就更加苛刻了。三是市场环境更加复杂多变，在信息化时代市场环境是开放的，所有的市场参与者如买方、卖方、金融机构、政府部门以及中介机构共同参与市场，一些关键的市场参与者的策略与行为会引发“多米诺骨牌”效应，使得市场的不确定性增强，企业的生产经营风险扩大，如何对企业的生产经营活动进行科学管理，合理规避风险成为企业在信息化时代生存发展的一个重要问题。

在这样的背景下，企业建立科学合理的管理信息系统对企业的市场环境、生产经营活动、售后服务等一系列活动进行科学的分析预测与管理具有十分重要的意义。这主要体现在以下几个方面。一是良好的管理信息系统有助于提高企业经营级战略中的作用，所谓经营级战略（Business-Level Strategy）解决的是企业在特定的市场经营中获得强有力的竞争力的问题，主要通过采取成本领先、差异化与集中化等战略来实现，正如迈克尔·波特（Machael Porter）在其1985年的《竞争优势》一书中所提到的良好的管理信息系统可以构建一个企业的价值链，将生产、物流、营销与服务、财务、人力资源等关键活动整合起来，从而提高企业的竞争能力。二是良好的管理信息系统对于企业的企业级战略具有促进作用，企业级战略是指企业的核心竞争力的问题，一个企业在生产经营或服务的过程中长期形成的不容易为竞争对手所模仿的并且能够给企业带来超额利润的独特能力就是企业的核心竞争力，而良好的信息管理系统有利于提升企业的客户亲和能力、快速反应能力、资源整合能力、流程优化能力与创新能力，从而提升企业的核心竞争力。三是良好的企业管理信息系统对于企业的行业级战略具有积极促进作用，迈克尔·波特认为企业的竞争力与其所处的环境具有密切关系，如现有的竞争对手、新的市场进入者、替代产品和服务、供应商与客户，而一个企业拥有良好的管理信息系统可以利用信息技术的优势获得行业内的竞争优势，并可以利用信息技术优势形成行业联盟，从而促进企业的发展。

二、企业管理信息系统的设计

企业管理信息（Management Information System,MIS;Enterprises System,ES）的概念缘起于管理信息系统，管理信息系统是1961年由美国著名的信息管理学者J.D.Gdllagher提出来的，他认为管理信息系统就是以计算机为其主体，以信息处理为中心的综合系统，受限于计算机信息技术的发展水平，这一概念提出之后并没有得到预期的发展，直到20世纪80年代，网路技术、计算机技术与数据库技术得到飞速的发展，加上管理经济学、运筹学与计算科学的兴起，企业管理信息系统才得到了长足的发展。Laudons在其代表作《管理信息系统》（《Management Information Systems》）中对企业管理信息系统进行了界定，他认为企业管理信息系统是一组采集、处理、存储于传输信息，以支持组织的决策、控制组织的运行并帮助组织成员分析问题、仿真复杂的项目以及设计产品的元素的集合。这一定义也是人们认可和接受度最高的定义。

企业管理信息系统的设计必须要考虑管理信息系统的基本功能与特性，设计必须要有利于充分发挥管理信息系统的功能与特性。一般认为企业管理信息系统具有三个基本功能，即输入、处理与输出功能，数据进行加工处理之后有利于服务组织运行并为组织决策提供基本依据。企业管理信息系统输入的是数据，经过对数据进行处理之后输出的可以是直接利用的数据，也可以是还需要加以处理的数据，但对于一个合理的企业管理信息系统而言，除了要包括输入、处理与输出三个基本功能单元，还应该使得这些单元之间彼此形成一个闭合环路，可参见图一的企业管理信息系统概念模型。形成闭合环路之后的小企业信息管理系统可以实现输出结果的校验处理过程，在这个环路中应该涵盖企业的库存管理、会计核算、生产计划、物资采购、人事管理、电子商务系统、客户关系管理、项目管理、供应链管理以及工程设计等各种与企业生产经营密切相关的项目。

在企业信息管理系统的设计中还要充分考虑系统的整体性、相关性、社会性与恒变性等基本特点。具体说来是只要充分考虑系统是由若干元素组成的有机整体，对企业各个业务单元的相关性、数据的相关性以及时间的相关性，企业生产经营活动的社会环境以及企业所面对市场环境的变化性与其中相对较为恒定的因素等等。这些因素的考虑要贯穿于整个企业信息管理系统的规划、分析、设计、实施及其运行过程之中。

三、关键绩效指标及其在企业管理信息系统中的应用         

企业的关键绩效指标（Key Performance Indicator，KPI）是通过对企业管理信息系统内部流程的输入端与输出端的若干关键参数进行设置、取样、计算、分析，并以此来衡量企业管理信息系统设计与实施的绩效的一种目标式量化管理指标。关键绩效指标可以使企业各个部门主管明确本部门的主要责任，并在此基础上明确单个部门人员的的业绩衡量指标。建立明确的而且切实可行的关键绩效指标体系，是做好企业信息管理系统及其绩效管理的关键。

对于企业信息管理系统而言，企业信息管理系统需要完成对与企业相关的数据的搜集、处理、输出、反馈以及控制。但是企业信息管理系统所面对的信息是多种多样的，因为企业是以营利为目的从而向社会提供产品和服务的组织，由不同的业务单元组成，如生产单元、加工单元、物料采购单元、供给单元、市场营销单元等，而且企业生产经营的数据设计方方面面，如生产、销售、人力资源、财务会计、原材料采购、库存、客户以及供应商等等。但是对于不同企业而言，这方方面面的信息并不都具有同等重要性，不同地区、类型或者不同行业的企业所依赖的环节并不一样，其核心竞争力的源泉也不一样，这就要求企业要结合自己的实际情况，因时因地因人制宜，合理界定影响企业绩效的一些关键绩效指标，并在企业的管理信息系统的设计与运行中予以重点关注。

在企业管理信息系统的设计中充分运用关键绩效指标具有十分重要的作用，主要体现在以下几点。一是抓住企业生产经营战略的重点，实现集中管理。KPI的运用并不在于单纯的每个指标能对企业的经营实绩带来多大的影响，更为重要的是这一方法所体现出来的企业战略思想至关重要，根据“二八法则”，一个企业80%的效益是由最为关键的20%的行为完成的，而KPI所涉及的指标就应该是这20%，这也是将KPI运用到企业信息管理系统设计的精髓所在，可以明确企业的战略重点，优化整个企业的资源配置。二是运用KPI的原则来设计企业管理信息系统具有很强的战略指导作用，通过设计过程，对哪些指标是企业的关键绩效指标进行分析，可以形成一个完整的综合的指标库，而且明确了战略性指标与核心指标，可以对企业员工形成一种导向，将其注意力与工作重点转移到关键指标上，从而促进整个企业绩效的提高。三是可以实现以事实为依据以结果为导向的考核，并可以对关键绩效指标进行量化处理，本身在企业信息管理系统的设计中充分考虑关键绩效指标就是基于企业的战略出发，充分考虑了企业的组织结构、规模、外部环境与企业性质等一系列因素为前提的，选取每一个关键绩效指标都是建立在事实分析的基础之上的，对于科学合理确定企业的关键业务领域、关键成功因素、关键运行流畅都具有科学的指导意义，而且将这些指标落实到各个部门具体的责任主体上去，并采取对关键绩效指标的量化操作，可以充分优化企业信息管理系统的绩效评估与考核，使得整个系统的运行科学有序良性合理，最终促进企业整体竞争能力的提高。

四、企业管理信息系统关键绩效指标的评估及完善路径

一是企业管理信息系统关键绩效指标选取的原则问题。这里笔者推荐SMART原则，所谓SMART原则，是说企业信息管理系统设计所选取的关键绩效指标必须是具体的（Specific）、是可以衡量的（Measurable）、是可以达到的（Attainable）、是实实在在的并以证明和观察(Realistic)、是必须具有明确的截止期限（Time-based）的。在选取指标之时应该综合系统考虑，但也不能机械的认为必须符合五个原则，缺一不可，笔者认为关键绩效指标衡量的根本标准在于“关键”，只要是对战略目标的完成具有关键作用的指标都应该考虑留下。

二是企业信息管理系统关键绩效指标的设计要兼顾过程与结果。在前文的分析中我们已经知道关键绩效指标的考核方法是以结果导向为主的，对于动态的过程关注不足，但是我们知道，企业的任何生产经营结果都不是凭空产生的，都是有过程的，所以既要优化结果，也要考虑过程的合理性，而且过程与结果往往是紧密相关的，合理的过程会带来结果的优化。所以在关键绩效指标的设计中除了要保持的结果的关注外，对于过程及行为的监控与管理也密不可分，并且通过企业管理信息系统完整的闭合环路所暴露出来的问题、需要解决和改进的方面及时反馈并采取相对应的策略，提高整个系统的能力。

三要注意关键绩效指标的适用范围。前文的分析中我们曾论述了“二八法则”，该法则认为一个企业80%的赢利是由20%最为关键的行为所导致的，要求在企业的生产经营战略中要抓重点，这是没有问题的，但是我们也不应该忽略创造另外20%的80%的行为，尤其的是在信息化时代，由于企业与客户双方的信息透明程度有所提高，使得企业进入微利和薄利的时代，对于所有的利润源泉都应该审慎对待，美国人克里斯·安德森提出的长尾理论（The Long Tail）认为，由于成本和效率的因素，当商品储存流通展示的场地和渠道足够宽广，商品生产成本急剧下降以至于个人都可以进行生产，并且商品的销售成本急剧降低时，几乎任何以前看似需求极低的产品，只要有卖，都会有人买。这些需求和销量不高的产品所占据的共同市场份额，可以和主流产品的市场份额相比，甚至更大。这就告诉我们在企业管理信息系统的设计中，关键绩效指标有一定的适用范围，不能忽略其他指标，毕竟企业是一个综合的系统，其中的每一个环节对于实现整体绩效的优化都具有重要作用。