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推进学校人事档案管理的规范化和信息化建设

作者:陈玲来源:原创日期:2012-06-03人气:660

人事档案是指一定个人社会经历、思想品行、业务能力、工作情况的正式记录,是经过组织审定认可并由组织形成的,随着个人成长而建立并不断补充的档案材料。因此人事档案具有真实性、现实性、专指性、保密性和统一性的特点。人事档案内容由10大部分组成,包括个人履历,自传,年度考核,学历和评聘专业技术职务材料,政审、参加党、团和民主党派材料,奖励处分、任用、聘用、离退休,工资变动审定表和其他可供组织参考的材料。人事档案翔实的记载了个人成长的经历,在解决个人工资、专业职务评聘、落实政策、办理离退休等关系到个人切身利益问题时,人事档案是开展工作的最好依据。同时,人事档案也是学校考察权衡和正确选拔使用干部的重要参考依据。
二、当前人事档案管理中存在的问题
1、归档材料的纸质不一,良莠不齐,给人事档案的保管造成一些困难。人事档案是个人的历史档案,其中有不少像个人自传、思想汇报、政审材料、个人鉴定等手写纸质材料,这些材料的纸质通常又薄又小,且规格不一,在被列入个人人事档案夹后,查阅的时候容易被撕破、漏页,很不便于保管和利用。建议将这些又薄又小、规格不一的人事材料按照内容、整齐有序地粘贴在16K纸上,然后进行立卷归档。
2、个别教工对人事档案工作不够重视,人事档案材料收集不够完整、及时,造成人事档案的短缺。有些人事部门未能及时将表彰、处分和年度考核等资料进行归档,多年后想收集归档就难上加难。还偶有发现在职称申报表中未粘贴个人相片的疏漏。个别教职工对干部人事档案工作认识不到位。有的教工填写档案材料不规范,如在填写年度考核表时不认真,潦草几行,应付了事;还有些教工在查、借阅档案不办理相应手续等问题,这些都一定程度上给档案管理工作造成了一些困难。
3、格式化的内容还不能充分体现个人的特征,不够有利于单位对个人进行全面深度的考察了解。在现有的人事档案中,记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容偏多,而体现个性的材料偏少。建议增加充实反映个人工作能力、技术特长、爱好等方面的内容,让人事档案的内容更加丰富,更加能够体现个人的特性。
4、数码相机、摄像手机等现代化传播通讯工具的普及,增加了人事档案的保密工作的难度。众所周知,根据《干部档案工作条例》和有关规定,人事档案的利用者必须是人员主管单位或上级机关的党组织及劳动人事、纪检监察等部门。虽然如此,因为数码相机和摄像手机等现代化传播通讯工具的普及,在利用者履行利用登记手续后,在利用过程中,仍需人事档案工作人员在场,互相监督,以防止出现私自拍摄、传播个人档案资料的危险。
5、干部人事档案管理信息化程度还比较落后。学校的干部人事档案基本依靠纸质档案进行管理,依靠手工操作的方法进行,工作效率比较低下,与教育事业的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、以科学发展观为指导,推进人事档案工作的规范化和信息化
1、建立健全人事档案管理制度,实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。建立健全人事材料递交制度,收集登记制度,通过人事、党、团、纪检监察等部门收集人事材料,确保人事档案的完整齐全。材料归档要特别注意两个方面的问题:一是归档材料要齐全、完整、手续完备。凡规定需由组织盖章的,要由组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号。出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求、手续不完备的档案材料,须补办完手续后归档。二是干部、教师的创造发明、科研成果、著作、论文等目录材料,应由本人配合所在单位进行摘录,并注明原件出处和形成日期,加盖组织公章后,才能归档。材料鉴别要根据“取之有据,舍之有理,实事求是,审慎细致”的原则.对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。
2、严格执行人事档案的查阅规定,做好人事档案的安全保密工作。第一,查阅人事档案的单位必须出具组织介绍信,并填写《查阅人事档案登记簿》。第二,人事档案一般不外借。如必须借出使用时,要说明理由,经主管处领导批准,并严格履行登记手续,限期归还。第三,查(借)阅档案要妥善保管,严格遵守保密制度和查(借)阅规定,不得擅自转借他人。严禁涂改、圈画、抽取、撤换、污损档案材料。第四,查(借)用档案的单位或个人,未经单位主管批准不得擅自拍摄、复制、复印档案内容。第五,任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
3、提高人事档案工作人员的素质是做好档案工作的关键。第一,档案工作人员要不断提高政治素质。不仅是学校,我国各个单位的档案工作人员一般都由共产党员担任的,这正充分说明了我国对档案工作人员政治素质的高度要求。档案工作人员只有具备政治上的坚定性、敏锐性,具有求真务实、严守机密的品格,才能保证档案工作的可靠性、安全性。档案工作者只有坚持学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论,学习新时期党的方针、政策,才能不断提高自身的政治素质。第二,档案工作人员要不断提高文化素质。中专学校的档案工作者在省教育厅的直接领导下,更应该“在工作中学习,在学习中工作”,树立终身教育、终身学习的理念,成为一名学习型的档案工作者,以适应事业发展对档案工作与时俱进的要求。新时期档案工作者应该响应教育部号召,积极参加教师NIT计算机信息技术考试、全国计算机等级考试,以适应档案信息化建设的要求。第三,档案工作人员要不断提高业务素质罐案工作是一项专业性很强的工作,从事这项工作,必须熟悉与档案工作相关的政策和法律法规,掌握档案工作的方法和规律,精通档案业务。档案工作者要认真钻研业务,不断提高文件归档的鉴别能力,积极参加档案继续教育,与同类学校交流档案管理经验,学习先进档案管理经验,促进本校档案工作的开展。
4、运用干部人事档案原件管理系统软件,实行计算机管理,逐步推进档案管理工作信息化。档案信息化建设是学校档案事业可持续发展的必然趋势,已经成功研发并运用的干部人事档案原件管理系统,可以使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。档案信息化建设存在着档案干部素质低、管理手段落后、资金投入不足等的不利因素,对此档案工作人员要深入学习科学发展观,积极与校领导沟通,通过热忱周到的服务,充分发挥人事档案的巨大作用,在取得学校领导班子对人事档案工作的重视和资金支持下,加快学校人事档案信息化建设的步伐,积极推动学校各项事业的科学发展。

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