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云会计在会计实务中的应用

作者:刘倩斐,张瑞凡来源:《企业科技与发展》日期:2018-06-22人气:396

随着社会信息化水平的不断提升,企业办公对计算机技术的应用范围逐渐扩大。但就部分企业而言,会计实务工作中,凭证获取以及账簿管理等工作的落实方法,仍以人工为主。在现代化时代,上述工作模式效率低、质量差的问题,开始逐渐凸显出来。为进一步提高企业的工作效率,提高企业的竞争力,将云会计应用到会计实务中,开始变得尤为必要。

一、云会计的优势

    云会计即以云计算为基础的会计工作,要求企业在构建“会计信息系统”的基础上,采用云计算技术,对会计信息进行处理,以使企业会计的工作效率得以提升[1]。从会计实务方面分析,与传统的会计实务工作相比,将云会计应用到企业的会计工作当中,能够使会计工作人员,在计算机技术的支持下,通过手机以及平板电脑等终端,随时随地的对数据进行接收、处理以及共享。这对于企业会计实务凭证获取难度的降低,以及账簿管理与会计审核效率的提高,可起到较大的推动作用。可见,将云会计应用到企业的会计实务中,优势显著。

二、会计实务工作存在的问题

   (一)会计凭证获取问题

会计凭证获取困难,属于会计实务工作面临的主要问题。会计凭证是企业用于记录以及明确经济责任的主要工作,在传导经济信息、提供原始资料方面,发挥着重要的价值[2]。以采购部门为例:企业的生产对原材料的需求量较大,材料采购过程中,采购订单、商品发票以及验收部门的检验报告,均需要会计实务工作人员进行核对之后,方可付款。传统的会计实务工作中,工作人员需不断的与材料采购人员联系,方可在短时间内获取上述资料。但受联系方式落后等问题的影响,采购订单以及商品发票等凭证获取所需的时间往往较长,且订单的合理性与合法性,同样难以得到保证。一旦订单出现问题,极容易对企业造成损失。将云会计应用到会计实务中,以网络为平台,获取会计凭证,能够有效解决上述问题。

(二)账簿管理难度较大

    随着企业经营范围的扩大,企业每日所产生的账务量同样显著提升,账簿的复杂程度明显提高,管理难度逐渐加大。会计账簿属于企业的主要经济档案,是会计审查过程需参考的主要资料。通常情况下,为避免账簿损坏,会计实务工作人员需在账簿制作完成后,立即将其存储在企业的档案馆,以供未来使用。采用上述方式管理,极容易浪费企业的工作空间,且容易增加账簿的提取难度,对会计实务工作效率的提升,会产生较大的阻碍[3]。根据云会计的要求,应以计算机数据库,代替传统的档案馆,将账簿以电子信息的形式,存储在数据库当中,实现对账簿的数字化管理。将上述管理方法应用到企业的会计实务中,对于账簿管理难度的降低,具有重要的价值。

(三)会计审核效率较低

  传统的会计审核方式,以人工审核为主。会计实务工作人员需逐一的对照各项单据,判断其是否存在异常。采用上述方式审核,难度较大,且效率较低,审核结果的主观性较强。一旦会计实务工作人员出现失误,审核结果的可信度将明显下降。与人工审核相比,将云会计应用到企业的会计实务中,利用“会计实务信息系统”,实现对会计信息的自动化审核,能够有效解决上述问题,使审核效率以及审核结果的准确度得以提升。可见,将云会计应用到现代会计实务工作中较为重要。

三、云会计在会计实务中的应用方案

    本章主要以D企业为例,对云会计在会计实务中的应用方案进行了探讨,并从会计工作效率等方面,对云会计的应用效果进行了观察:

(一)企业概况

D企业为制造业企业,成立于1974年,总公司位于我国国内,目前,已在国内建立了分公司共10座,广泛分布在我国的各省份,为国家经济的发展以及人民生活水平的提高,作出了较大的贡献。D企业所制造的产品,以生活用品为主,均为居民生活的必须品。近些年来,随着市场化经济发展水平的不断提高,企业所面临的竞争压力逐渐加大。为提高自身的整体实力,该企业不断改进生产方案,极大的提高了生产效率,使得产品的生产量得到了明显的提升。在此环境下,企业的会计实务工作难度逐渐加大,传统的工作模式存在的问题逐渐暴露出来。对此,企业考虑试将云会计应用到会计实务中,改革会计实务工作模式,为企业的发展铺平道路。

(二)会计实务信息系统的构成

    D企业的“会计实务信息系统”,由单据管理模块、信息处理模块、审核模块、预警模块等构成,各模块的功能存在较大的差异:(1)单据管理模块:功能在于实现对会计单据的管理,确保单据均能够被存储在数据库当中。(2)信息处理模块:功能在于对会计信息进行存储、修改以及提取。(3)审核模块:功能在于对票据进行审核,判断票据中的数据是否存在异常,判断票据是否真实。(4)预警模块:功能在于实现对非法入侵以及数据丢失问题的预警,当非法人员登录到系统中时,系统可立即发出警报,实现对会计实务信息的保护,提高企业会计信息的安全性。

(三)云会计的应用方法

1.获取会计凭证

为降低会计凭证的获取难度,D企业决定将“会计实务信息系统”应用到会计实务中,以网络为途径,获取相应信息。以货物发票为例:当企业自某供应商购买生产所需的原材料后,该供应商需为企业开具电子发票以及纸质发票。发票开具完成后,购买人员应立即登录“会计实务信息系统”,将纸质发票的图片,以及电子发票,均上传至系统当中。同时,告知会计实务工作人员,凭证信息已经获取。此时,会计实务工作人员,应随之登录系统,调取最新上传的数据。对电子发票进行处理,提高会计凭证的获取效率。

2.进行账簿管理

将云会计应用到账簿管理过程中,可达到降低账簿管理难度的目的。D企业对云会计的应用方法如下:(1)企业会计实务人员,应采用信息化系统办公。以一个月为一阶段,对会计数据进行整理,并编制财务报表。(2)报表编制完成后,工作人员应进入到“单据管理模块”中,点击“账簿管理”,选择“账簿生成”以及“账簿模板”一项。将数据逐一添加至模板当中,使账簿能够立即生成。(3)当企业需要调取账簿时,会计实务工作人员仅需进入到“账簿管理”一栏中,以“账簿的名称”以及“生成时间”为关键词搜索即可得到所需要的账簿。

3.存储会计信息

    为提高会计信息的安全性,D企业将云会计应用到了会计实务工作中,实现了对会计信息的数字化存储。所有会计实务工作人员在信息系统中输入的数据,均会被存储至系统的数据库当中。当发现上述数据出现错误时,仅需登录系统,进入“信息处理模块”,即可实现对数据的修改。为避免不法人员入侵系统盗取数据,对会计信息的安全性造成影响。D企业决定将“预警模块”应用到系统当中,实现对系统的保护。所有相关人员均需采用“用户名+密码”的方式登录系统,以验证身份信息。如身份信息三次输入不符,系统则会立即发出警报,提醒系统维护人员对系统进行保护。

4.辅助会计审核

为提高会计审核效率,D企业将“会计审核”的功能,纳入到了云会计下的“会计实务信息系统”当中,改变了会计审核模式。为确保发票真实合理,会计实务工作人员,应在获取票据后,立即对其信息进行审核。以货物发票的核对为例,供应商应在为购买人员提供发票后,同样留取一份发票,以做核对之用。为判断购买人员所反馈的发票是否真实,会计实务工作人员应在获取发票后,立即与材料的供应商进行联系。供应商应根据会计实务工作人员的要求,将发票中所包含的各项信息提供给企业的工作人员。此时,工作人员即可通过信息系统,对供应商所提供的信息,以及购买人员所反馈的信息进行核对,以判断发票是否存在问题。

(四)应用效果

D企业于2015年3月引进了云会计技术,建立了“会计实务信息系统”。截至到2017年12月,云会计的应用,取得了如下效果:(1)提高了工作效率:通过对云会计应用前后会计实务工作效率的观察发现,云会计的应用,有效提高了票据等信息的传播速度,使得信息孤岛的问题得到了解决,使得会计工作效率,得到了显著的提升。(2)降低了信息丢失率:2015年3月至2017年12月间,系统仅被入侵1次。收到预警后,维护人员立即对系统进行了维护,在此之后,未见系统被入侵的问题发生,会计信息的丢失率明显下降。(3)企业经济效益:通过对云会计应用前后企业经济效益的观察发现,云会计应用后,企业的总产值较以往相比,提高了5%,表明该会计实务工作模式的应用,取得了良好的效果。

    综上,D企业利用云会计技术,对会计实务工作模式进行了改革,取得了良好的效果。以制造业为代表的各企业,应在考虑自身会计实务工作需求的基础上,积极的将云会计应用到会计实务当中,通过建立“会计实务信息系统”的方式,利用计算机处理会计数据,以达到降低会计凭证获取难度、提高账簿管理与会计审核效率、提高会计信息安全性的目的。


本文来源:《企业科技与发展》:http://www.zzqklm.com/w/qk/21223.html

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