企业档案管理中避免重复归档策略浅议

 在信息化高度发达的现代，企业在日常经营活动中每天都接收到大量的资料，这些资料以纸质或电子的形式通过各种途径传递到企业各岗位员工的手中，成为他们日常工作的参考、依据、凭证，其中具有保存价值的一部分最终归档成为档案资料。由于原始资料的来源广泛，并且越来越多的工作需要各部门协作配合，常常出现同一资料多渠道接收、多部门交互使用的情况，一旦进入归档环节，则出现多部门重复提交同一档案资料的问题。由于目前档案归档“双轨制”的要求，纸质文件和电子文件都需要妥善保管，重复归档会造成档案库房空间的浪费；由于重复归档造成同一文件出现多个版本，一旦其中一个版本出现缺损，会给档案调阅人员造成一定困扰，使其无法判定该资料的真实面目。

鉴于重复归档对档案管理和利用造成的不良影响，企业应当采取一些策略避免重复归档，以提高档案资料的准确性。可以从档案收集、档案管理和档案利用三方入手，采取不同的策略来实现这一目标，从而提升档案管理质量，提高档案利用效率。

1、提高业务部门档案收集意识，树立大档案观念

1.1业务部门档案收集意识误区

企业的业务部门是文件资料形成、使用和传递的基层环节，业务部门重复收集提交文件资料是造成重复归档的重要原因之一。当前业务部门存在的普遍现象是以单独业务的办理为单元保存文件资料，比如审计部门对某项目进行了审计，因为是自身产生的文件，将该项目审计报告作为部门文件留存在部门文档中，并于年终归入文书档案；而项目管理部门根据项目建设档案要求将项目审计报告归入该项目独立档案中，待项目完成后统一归入科技档案。同一份审计报告在档案中出现了两次，就业务部门自我利用而言比较方便，对其他部门查阅利用就容易出现困扰。这种现象的出现，究其根本原因在于业务部门虽然具有一定的档案保管意识，但仅仅将档案视为本部门业务工作的参考凭证，而没有看到档案作为整个企业信息资源的重要价值。

1.2树立档案全过程和大档案意识的作用

为避免上述重复归档情况，业务部门首先应该树立档案全过程管理意识和大档案意识。档案全过程管理要求业务部门在业务办理之初、文件资料产生之时就根据国家或企业相关规定确定其归档类目，由管理相应类目的业务部门负责归档工作，其他协作部门只负责向其提供文件资料，不单独向档案管理部门提交资料。比如项目建设档案的审计报告是项目档案的组成部门，应由审计部门提供给项目管理部门，项目管理部门整理后将项目建设资料整体移交档案管理部门，而审计部门不再单独向档案管理部门提交资料。这样做可以将同一资料的出口控制在一个部门，避免出现重复提交档案资料的情况。大档案意识要求业务部门将自身的业务资料视为整个企业信息资源的有机组成部分，将其他部门的档案资料作为自身业务参考的信息资源，各部门各业务要开放信息资源使其可共享、可流动，杜绝那种认为归档工作没必要、档案留在自己身边更有利于今后查考利用的错误观念。如此当进行业务参考时，即可随时直接调取查阅对方的信息资源，不需要自己再去复制和留存一份，从而避免了部门重复归档，从源头上杜绝了档案的重复制作和提交。

业务部门应当将归档工作纳入部门的考核奖惩体系，制定归档工作实施细则，根据归档工作的时效、质量等进行相应的奖惩，提高他们对档案工作重要性的认识调，动档案工作人员的积极性。

2、明确档案管理部门职责，互相协作统一管理

提高业务部门科学的归档意识，树立档案全过程管理意识和大档案意识，能够从源头上避免重复归档。而作为档案工作中枢机构的档案管理部门，对避免重复归档具有决定性的作用。

2.1档案管理部门归档工作现状

档案管理部门在统一机构下根据档案性质不同一般分为科技档案、文书档案、人事档案和财务档案等，在许多单位这些档案由不同人员负责管理，各自接收各自的资料，相互之间是否有重复并不清楚。由于不同类别档案之间在归档范围上有所重合，如果档案各处室之间交流不畅，容易出现重复归档，比如某工程的批复文件，归入文书档案和科技档案都有其合理性；文书档案中的人事任免文件和财务文件是人事档案和财务档案中的重要组成部分。

2.2档案管理部门避免重复归档的相关对策

2.2.1规范归档范围及整理要求

规范归档范围及整理要求，使档案整理有据可依，比如规定在资料归属有争议的情况下，优先考虑按相关性进行归档，比如科研项目批复按照项目档案管理规定应是项目科技档案的一部分，故按其相关性的密切度优先归入科技档案。此外，考虑确保文书档案的完整性，可将文件名列入文书档案目录，注明该文件归入科技档案某卷，这样既避免了重复归档，又照顾了从不同档案进行检索的实际需要。

2.2.2规范档案资料登记录入

规范档案资料登记录入，统一档案名称格式，科学设定标识和关键字，利用信息化技术避免重复归档。档案管理人员要本着认真负责的态度，仔细鉴别档案资料的全部内容，对档案内容进行概括命名，文书档案的案卷名称应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种，卷内目录要完整填写顺序号、文号、责任者、提名、日期、页号、备注，基建档案案卷题名应包括单位或地区名称、工程名称、卷内材料内容及主要文种，科技档案案卷则要准确填写项目名称、代字、代号及组件、附件、阶段代号和名称。每一件档案资料都要设定关键字，如年代、类目（行政、党群、经营、生产等）、项目名称、阶段等，一方面方便归档时将相关性密切的文件资料进行组卷，另一方面也为归档后的复检提供便利。比如检索“某项目一标段”，则调出一标段全部资料，再查看关键字为“招标”的某几个文件，如产生日期、页号等完全一致，则有可能该文件重复归档，可查阅实际文件进行确认。由上述方法可有效避免多人合作整理同一项目资料可能出现的重复归档问题。

2.2.3规范资料接收机构和工作流程

规范资料接收机构，应缩小档案接收部门，由多渠道递交资料，而入口只设定一个档案接收部门。这个唯一的档案接收部门负责对收集资料进行甄别，根据归档范围及整理要求，将资料分入对应的档案门类进行归档，避免各种档案各自为政、交叉作业。档案接收部门应精简工作流程，采用数字化技术将接收、审核、登记、录入等环节集成操作，管理员通过对比数据库内信息即可对资料是否留存、留存归入去向进行准确判断，避免资料重复采集；加强管理员业务培训，确保录入信息数据准确、工作流程上下环节衔接，同时可利用图文识别软件等技术提高录入速度和准确率。档案接收部门还应根据企业现状和国家相关标准要求，对档案资料进行科学分类，并将分类以制度的形式固化下来，并向整个企业推而广之，成为全员共识，能够减少习惯思维的干扰。

档案管理部门应当着力提高档案工作人员的综合业务素质，加强对他们的业务培训，定期组织科技、文书、财务、人事等不同类型档案的管理人员进行交流，也可定期轮岗，扩大档案工作人员视野，锻炼业务能力。组织工作人员提前主动进入工程科研项目收集档案资料，全程参与项目管理过程，熟悉各类工程科研情况，督促项目兼职档案员做好收集整理工作，培养专业化档案管理队伍。

3、重视档案利用反馈，推动档案资源共享利用

3.1档案资料的动态化现状

档案资料归档之后并不是完全固定下来，随着时间推移、人们认识的深入等原因，会有新的资料产生并要求归档，这中间存在一定的时间差，有可能造成重复归档；某一类档案如基建项目档案一般要经过立项、设计、施工、竣工多个阶段，文件资料形成周期长、涉及面广，也容易出现重复归档现象。比如某一项目的批复由项目组负责人开会带回，为复印件，后由档案部门归档；两年后项目竣工时，项目组从上级机关取得了批复原件并归入科技档案。显然后者的原件比前者的复印件更具有权威性和保存价值，而两份档案资料相差两年，重复归档一时之间难以发现。

3.2业务部门反馈对优化档案结构的作用

为避免上述这种情况，档案管理部门可以采取前文所说的关键字检索的方法，定期筛查重复档案。而业务部门在查阅信息资料时，由于其业务工作的需要，必然对档案内容作深入研读，也就更加容易发现重复归档的问题；出于对档案准确性的客观要求，档案查阅人必不会放过重复归档问题，而是会通过反复比对等手段确定唯一的参考依据，实际上帮助档案部门鉴定和剔除了重复的档案资料。这种互相促进的效应需要得到高度重视并加强鼓励和引导。档案管理部门在档案查询利用环节应当设置查阅人反馈环节，且将反馈环节设置为必填项，督促查阅人反馈意见；对有价值的反馈内容应该进行奖励，比如开放知识社区的阅读权限、延长档案借阅时间、提供编研资料参考等，或与部门考核奖惩体系挂钩进行奖励，调动业务部门和全员参与档案建设的积极性。

为切实推动档案管理部门和业务部门的互帮互助，档案管理部门应加强与业务部门的工作联系，想方设法为业务部门利用档案提供方便的途径和方式，确保其及时、准确、全面地查找到所需要的档案资料。通过档案信息检索的标准化、规范化，实现档案信息查询的全面率、准确和快速。以档案信息资源为纽带，构建档案管理部门和业务部门之间协同联动、分级授权、开放透明的档案信息共享机制，更好地推动档案资源共享利用，发挥其应有的宝贵价值。

综上所述，企业应当加强档案宣传工作力度，提高全员档案意识，培育人人参与档案建设的良好氛围；高度重视档案工作，将档案工作列入企业发展的长远规划，建立档案管理工作网络，形成企业领导监督、分管领导主抓、档案部门落实、业务部门协助的档案管理网络，明确各层级在网络中的工作职责；应当进一步加强档案现代化管理，规范制定档案管理办法及有关规章制度，明确档案工作职责和任务，形成完整的档案利用和管理体系；利用信息化手段做好档案各项基础工作，提高档案专兼职人员素质，有效发挥档案的信息功能，为企业的健康发展保驾护航。

 

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