浅析高校会计电算化信息系统的控制研究

    改革开放以来，我国社会快速前进，经济不断发展，高校也随之得到持续发展。与此同时，高校的财务会计也发生了一定的变化，开始呈现出对象复杂化、内容多样化，且具有极高的要求[1]。通过先进的科学技术手段，加强高校财务会计的水平，不但是外部环境发展的需要，同时也是高校财务会计工作能够达到时代发展需求的一个内部条件。会计工作内容实现电算化发展是达到系统、规划、正确的高校财务会计的重要渠道，是提升财务管理能力的重要条件。  

一、会计电算化信息系统概述

（一）会计电算化信息系统

    会计信息系统指的就是一个经济信息系统，其主要的作用就是提供财务信息。具体有几个部分构成，例如财务处理程序、凭证、账簿、报表以及记账方式等，其具体的法律依据为会计规章制度、会计法以及法规等，并且根据一定的手段与程序对经济行为中有实际作用的信息数据加以搜集、处理、储存以及传送等，最终构成一个有利于决策与管理的会计数据资料。伴随着科学技术的不断发展，人们越来越依赖信息技术，传统的手工操作被计算机信息化技术所替代是一个潮流趋势，并且构成会计电算化信息系统。

    所谓的会计电算化信息系统指的就是在电子计算机技术的前提条件下，计算机以及各种辅助设备作为处理信息数据的工具，互相联系，且在会计法律法规的背景下，所构成的形式独特的一个会计信息系统。这个系统的基本构成要素有：操作人员、计算机硬件与软件、有关的信息数据以及相关的会计法律条例等，该系统是一个计算机与人有机融合的系统[2]。

（二）会计电算化信息系统的具体特点

     第一，自动化、集中化以及标准化。在利用计算机技术将原始的会计数据输入时，计算机的程序是默许的，规格基本是一致的，信息数据处理具有标准化。依据计算机的程序，能够对数据进行实时的处理，可以对最新的信息数据进行及时的更新，会计数据的规模越来、越复杂，就越能发挥会计电算化信息系统的集中化特点。在实现计算机网络化之后，会计信息数据就能实现共享，数据在记录之后，利用计算机对各种数据进行获取与处理，无需人工加以干预。

    第二，高精度、高效性以及精准性。由于计算机本身具备较强的逻辑判断力与较高的精准性，因此在会计信息数据处理时不仅可以加强数据处理的过程，并且还可以保证输出信息的准确，进而提升会计信息的可靠性与真实性。

    第三，无纸化与磁性化。在会计电算化信息系统当中，其信息数据的存储方式是文件存储，不是传统的纸质存储，而是利用磁性介质对数据加以存储。利用磁性介质进行存储的资料，和其它电子数据相同，具有一个特性，即增加、删除、修改等不会留下痕迹[3]。另外，调用、反复的使用都比较便利。

    第四，会计档案的简单化。在会计电算化信息系统内，档案数据通常是利用磁性介质加以保存的，不但能够节省空间，在管理与查阅方面也比较方便。

    第五，会计内部控制的程序化。会计数据管理由最初的人工手工操作发展到现今的会计电算化信息系统，财务会计管理程序步入了标准化管理，利用计算机程序对会计数据加以处理，致使会计内部控制呈现程序化的发展趋势。

    在高校中，会计电算化信息系统的内部控制分成三个部分，分别是一般控制、应用控制以及内部审计控制等，在这三个部分中又分成若干部分，具体情况下下图1所示。

二、高校会计电算化信息系统内部控制存在的问题

（一）缺乏足够的会计电算化信息系统控制

    当前，各大高校所使用的会计电算化软件不一致，其软件系统还普遍存在着安全性与实用性较差、系统不符合标准要求，部分高校所使用的软件系统甚至是非正版的会计软件。而这种有缺陷的软件系统将给高校的财务会计工作带来一定的影响。

    1.系统安全运作控制较差。要想会计电算化信息系统正常、稳定运作，就必须加强系统的日常维护与管理。然而在会计电算化的工作当中，一些高校会计部门仅仅是对之前手工系统会计工作人员进行整合，并没有聘请专业的电算化系统管理人员，对电算化系统没有进行有效的维护，同时也没有对网络安全运行进行有效的监督与管理[4]。一旦发生问题不能及时对其进行维修，无法确保会计电算化系统的正常运行。

    2.系统功能设定不够科学。在传统的会计操作中，利用手工的方式对数据进行记录，其中每一个环节都是紧密相连的，一旦其中发生问题只能通过账务调整的方式加以处理。但是在会计电算化信息系统中，具有“反结账”以及“反记账”等作用，一旦发生问题能对其进行多次的修改，并不会有痕迹留下，就某种意义上而言，具有一定的优越性，例如操作灵活多变，然而该作用的设定与《会计法》中的有关规定不相符，同时还加大了会计电算化信息系统内部控制的难度[5]。

    3.软件无法达到电算化审计方面的规定。伴随着会计电算化的进步，电算化的软件类型逐渐增加，然而开发商仅仅是关注软件的设计与研发，并未意识到要给会计电算化审计预留一定的测试空间，不利于审计线索功能的提供，对会计电算化信息系统的内部控制带来一定的影响。

（二）日常业务控制力度不足

    1.业务流程控制方面。在高校的会计电算化中，其业务流程具体是对程序加以检查，在出现经济时，利用计算机中的控制程序检查并控制业务的完整性与合法性。然而在高校日常业务控制中，存在着诸多的问题，例如思虑不周，检查不全面，通常是在发生问题时才展开检查与补救的措施，进而导致高校会计电算化系统内部控制的落后。

    2.财务审批制度方面。在高校会计电算化的日常业务控制当中，财务审批是其中最为重要的一个部分，高校必须采取权限、范畴、程序责任等方面的审批体制，假使经济业务没有依据有关规定中的程序加以审批，不依据收支规范进行把关，就难以对高校的资金项目进行严格的控制与管理，以便避免浪费的出现[6]。当前，高校中出现浪费资金的现象，大部分是由于不健全的审批制度以及没有贯彻执行制度而导致的。

（三）内部审计监督力度不足

    1.审计技能较差。内部审计在高校的会计内部控制中发挥着不可取代的作用。然而，目前很多高校的会计工作人员并不了解会计电算化信息系统，思想落后，没有掌握会计电算化信息系统的工作方式与内部控制的手段，进而造成会计电算化信息系统无法发挥监督与管理的作用。

    2.会计电算化审计落后，趋于形式化。高校会计电算化的发展，使得审计工作面临着极大的挑战，传统的审计方式已经难以达到会计电算化内部控制的条件，缺少配套的电算化审计系统，导致高校电算化审计工作落后。此外，审计部门是高校内部的部门，对会计电算化进行监督也就是对自身进行监督，而这种情况往往会导致相关工作人员在遇见问题之后，采取“大事化小，小事化了”的方式，不能从根本上解决问题，使高校的会计电算化审计工作趋于形式化。 

（四）缺少相对应的内部管理制度

    在高校中运用会计电算化信息系统，使得会计核算形式与内部控制环境发生了一定的改变，传统的手工操作系统中的内部控制管理体制已经难以满足当前的发展需要。在当前的大背景下，缺少一个和会计电算化信息系统内部控制相匹配的内部控制管理体系，以便对高校的会计电算化工作进行规划化管理。  

三、改进高校会计电算化信息系统内部控制的对策

（一）加强领导层对内部控制的重视程度

    高校会计内部控制水平的提升，能够确保电算化信息的安全可靠，并且可以为领导层的决策提供有力的理论依据。在《内部会计控制规范》中指出，单位领导人必须对自身单位的内部会计控制的构建与实行承担一定的责任。在高校中，领导人是其会计控制的首要责任人，必须提升自身对会计管理的思想理念，以身作则，强调会计电算化信息系统的内部控制，进而有效提升在高校内部控制中会计电算化的关键作用[7]。

（二）制定并完善会计电算化的制度法规

    会计电算化在快速发展，且逐渐朝信息技术一体化方向发展时，有关会计电算化的犯罪行为已经变成新型犯罪之一。当前，由于有关会计电算化方面的制度法规还不够健全，难以对该类犯罪行为加以控制与管理。比如进行会计电算化操作过程中，针对没有经过准许与会计电算化信息相接触的行为，在法律法规方面并没有提出较为明确的说明；就一些超越操作权限的会计电算化操作行为，并未提出相关的法律规定。所以，应该加强并完善对有关会计电算化方面的法律规定，以便对会计电算化进行有效的管理与控制，一方面是应该明确指出会计电算化犯罪的实际行为以及处罚对策；另一方面应该制定对会计电算化系统保护的法律条例。

（三）提升会计电算化软件系统的控制

    要想会计电算化在高校中充分发挥其优势，提升财务管理方面的服务质量，就必须做到以下三点：（1）必须选择正版软件，不能使用没有通过杀毒或者是检验的软件系统，对于一些外来的磁盘，必须通过检查且确保合格之后方能上机使用。（2）在登录系统的过程中，设定一个口令，避免不相关的人员非法入侵系统。（3）针对会计电算化信息系统内的各个模块、各个子系统，同样必须设定一个口令，避免非法人员的入侵，进而确保高校的财务会计工作不会受到影响。

（四）提升会计电算化信息系统的安全控制

    会计电算化信息系统的安全往往会受到各种因素的影响，进而导致系统发生故障，例如自然灾害、程序结束操作不正常等等。为了确保计算机的安全运行，预防因为外在因素而造成的系统运行错误，必须采取有效的、相对应的措施，具体有：（1）明确内部操作的规定与制度，并非会计人员不能进行计算机操作。（2）对计算机操作设定权限。(3)严格控制操作人员的身份密码。（4）对操作和接触的日志进行有效的管理与控制。（5）信息数据的存储和处理必须分开。尽可能的避免外部因素对计算机带来不安全隐患，确保计算机的正常、稳定的运作。

（五）提升会计电算化的档案管理

    在高校的财务会计管理工作中，传统的管理手段即手工操作，通过报表、凭证以及账簿等方式，将各种财务信息数据记录在纸质上，对会计的账本、凭证的调整、修改、增加、删除等，均能从不同的印章与签字来对责任进行划分。然而在会计电算化实行之后，与传统的工作相比，会计电算化在有形记录方面比较少，各种各样的信息与数据均依靠计算机才能输入、查找、阅读[8]。在实现会计电算化之后，数据的载体呈现多样化发展，信息数据来自于计算机程序与数据，且由最初存储在不同的磁性介质中。假使没有进行有效恰当的内部控制，就加大了没有经过准许对信息数据进行修改的可能性，并且在对信息数据进行修改之后不会有痕迹存在，极易对电磁介质带来一定的损害，极易发生数据信息的损毁与丢失。为了预防会计电算化信息的操作风险，应该提升会计档案的控制与管理，高校的财务会计工作人员不但要对纸介质的会计资料进行保存，同时也必须对磁性介质下储存的会计数据资料进行保存，此外，还必须对系统开发运作中的各个会计资料与文档加以保存。

四、结束语

    在整个会计发展历史当中，会计电算化是一个极为重大的改革，它对会计工作带来了极为深远的影响。在高校的财务会计管理当中，会计电算化打下了坚实的基础，利用会计电算化信息系统处理会计数据，使工作效率得到明显的提升，使得会计工作人员由繁杂的工作中脱离出来，加入到高校财务的决策与管理当中，极大的提升了会计数据资料的搜集与处理的能力，使信息数据更加的真实、准确以及可靠，进而有效加强会计分析的决策水平。而加强高校会计电算化的内部控制，可以促使会计工作的标准化与规划化发展，进而提升会计工作的质量，从而确保高校财务会计管理的正常、有序进行。

【参考文献】

[1]郭元林.浅析会计电算化环境下的高校内部控制[J].行政事业资产与财务.2011,02(12):23-24 

[2]张强.财务信息化条件下高校内部控制改进[J].中国管理信息化.2011,06(08):35-36 

[3]许学丹.高校内部控制存在的问题及其完善措施[J].财会通讯.2009,11(08):31-32 

[4]高俊.浅谈会计电算化核算中的内部控制[J].知识经济.2010,16(19):27-28 

[5]曾春伟.会计电算化应用中存在的部分问题及解决方法[J].现代经济信息.2011,23(11):19-20

[6]刘巍.会计电算化的内部控制探讨[J].中国乡镇企业会计.2010,25(02):22-23 

[7]彭周.高校会计内部控制与监督弱化的现状与对策[J].现代经济信息.2011,08(01):36-37  

[8]丁世贵,王清书.浅析企业会计电算化系统及其内部控制[J].经营管理者.2011,09(07):45-46