试论档案保密与利用-档案论文

一、提高意识，强化档案保密工作的责任感
档案部门要不断增强做好档案保密工作的责任感，站在国家安全的高度，切实重视和不断强化档案保密工作。要做好档案保密工作的宣传，通过对《档案法》、《保密法》相关知识的学习，多渠道、全方位地宣传档案保密工作，强化保密法制观念，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，提高保密工作的责任感，自觉履行保守国家秘密的义务。对涉密纸质档案、磁性介质的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守保密制度，确保保密工作做到万无一失，把安全责任意识贯穿于整个档案工作的始终。同时，要认真贯彻“预防为主”的方针政策，坚决防止和克服麻痹大意的思想和侥幸心理。要经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。
二、做好档案库房管理中的保密工作
做好库房管理是做好档案保密工作的基础。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定来单独兴建，但也有一些不具备条件的单位，往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房安全设施建设，落实防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫措施，加快实现档案安全管理的可控性，还应尽量做到库房与办公室、阅览室分开。档案库房应由指定专人负责管理，制定严格的管理制度，无关人员一律禁止入内。真正的做到档案的安全保密。
三、做好档案利用过程中的保密工作
做好档案利用中的保密工作，档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效发现并及时制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能做好档案的保密工作。具体说来，档案利用监督可从以下方面实施：
1加强制度建设。
加强档案管理制度，规范档案管理程序，从管理入手建
章立制，完善档案管理工作的各项制度。查阅档案需经负责人批准、按照档案管理的有关规定办理借阅手续；档案的多项内容要规定不同的使用权限，普通档案可较大范围共享；相对机密的档案文件仅供一定需要人员使用；使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真进行总结，不断的创新和完善。
2加强队伍建设。建立一支高素质的档案管理人员队伍，不断加强管理人员的素质教育，提高管理人员做好保密工作的责任感，切实维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因不利因素而使档案损坏。档案行政管理部门人员要定期对单位档案进行安全保密检查，及时发现隐患，及时督促整改。这是一项重要的基础工作，档案保管人员要时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
此外，要严格落实档案安全责任追究制，对因行玩忽职守、违法乱纪引发档案安全事故，造成损失的，要严肃处理并依法追究责任。
3加强监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监督和保护。有条件的档案馆室还可安装摄像监视器。对一些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其毁坏或涂改档案；对一些平时有看书写标注或者是翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好监督利用，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
档案保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施，完善档案管理工作。