大数据背景下高校数字档案馆的建设路径

随着国民经济不断增长，科学技术不断创新，中国数字化产业建设发展水平得到显著提升。数字技术应用作为现代高校数字档案馆建设运营管理的重中之重，直接关系到档案馆建设管理的质量，关系到能否为广大师生提供优质多元服务。因此，高校要高度重视数字档案资源建设，积极组建优秀的数字档案信息化管理人才队伍，以此推动高校数字档案馆建设稳定持续发展。高校要主动树立先进的数字档案馆建设管理理念，敢于打破传统高校档案馆建设管理模式的弊端，结合档案馆发展情况与市场发展要求，合理引进各项数字化、信息化技术，创新完善数字档案馆运营管理内容与方式，强化数字档案馆建设管理人员的专业培训，促使他们能够履行好自身的岗位职责，全面提升数字档案馆的整体建设水平。

一、大数据背景下高校数字档案馆建设的重要意义

（一）实现档案馆信息资源数字化与集成化

传统高校档案馆的馆藏资源属于实体档案资源，信息数据类型较为单一，难以满足广大师生对多元档案资源的使用需求。通过加强建设数字档案馆，则能够将传统档案馆的实体档案资源有效转换为数字档案资源，其包含文本、图片、视频等不同类型信息数据，并且可以在数据库技术、压缩技术及数字扫描技术应用下，完成对海量数据信息的集成合并，构成完善的数字化信息资源库。数字化档案馆的建立能够为师生提供多元的信息数据服务，大大提升师生对各项资源的检索和使用效率，促进教学活动顺利开展。

（二）实现档案馆运营管理工作自动化

在传统高校档案馆运营管理工作中，档案管理人员需要参与众多的工作环节，主要包括档案资源收集整理、鉴定分析、安全储存管理利用等，这样不仅需要投入大量的人力资源与财力资源，还无法保障档案馆运营管理工作的质量和效率。通过加强现代化的数字档案馆建设工作，合理规范使用先进的数字化、信息化技术，能够简化高校档案管理业务流程，减轻档案管理人员的工作任务量，大大提升档案管理水平。此外，数字档案馆建设还可以实现传统档案信息资源收集整理、业务运作及信息存储管理等工作高度自动化，高校无须投入大量的人力资源，可以节省更多人工成本。同时，档案管理人员还可以抽出更多时间与精力集中在提升自我专业能力与职业素养上，为用户提供更为优质的档案服务。

（三）由被动服务转为主动服务

高校数字档案馆建设管理需坚持以用户为中心的服务理念。在信息化技术应用辅助下，高校档案管理人员可以通过网络实现与每个用户的实时互动交流，及时掌握了解用户的各项反馈意见和想法，从而有针对性地改进档案馆服务内容与形式，从传统被动服务转换为主动提供个性化服务。此外，档案馆用户也可以基于移动设备登录学校数字档案馆网站，根据自身的需求浏览获取对应的信息资源。数字档案馆建设下的用户不再受时间与空间的限制，可以随时随地获取档案信息，从而大大提高学习工作效率。

二、大数据背景下高校数字档案馆资源建设工作要点

高校领导与档案馆管理人员要充分认识到丰富完善的数字档案资源是数字档案馆的立身之本，同时也是高校顺利开展数字档案馆建设管理工作的核心目标。基于大数据时代背景下，高校数字档案馆的资源建设工作可以分为以下几方面内容。

（一）馆藏档案分批分量的数字化转换

高校档案管理人员在针对馆藏档案进行数字化转换工作时，要了解不同档案的实际保管储存价值，并结合馆藏规模情况、服务对象等，合理选择那些值得长期安全保存的档案展开数字化操作，这样一方面可以节省更多的成本，另一方面可以减轻管理者的工作任务量。高校档案管理人员需要采取分批分量的档案数字化转换方式，优先选择具有一定特色的档案展开规范数字化转换操作，确保能够为用户提供个性化的特色服务。此外，对于那些非涉密、已经开放需求量大的档案文献，也需要进行数字化转换操作，以此满足用户的档案资料提取使用需求。

（二）电子文件信息资源的收集归档

高校档案管理人员需要对那些归档的电子文件信息资源展开深入全面的调查了解，同时第一时间制定相关对应的电子文件管理措施，避免出现档案信息数字化的重复操作。高校要想确保具有一定价值的完善数字档案资源被收入馆藏，必须在数字档案馆建设初期，严格按照相关模块功能要求，清晰明确档案馆的电子文件信息接收标准、范围及方法，同时确定好电子文件的具体移交方式与时限，这样有利于提升高校数字档案信息收集归档的有效性与完整性。高校行政服务电子文件在线归档转移至平台，确保能够及时归档至档案馆，方便用户及时提取到有用的个人档案信息。

（三）数字档案登记备份体系的构建

高校在数字档案馆建设工作中，还需高度重视数字档案登记备份体系构建工作。由于高校档案登记备份工作会接收到海量的档案信息，并涉及申请、审核、储存等一系列操作，为了提高数字档案登记备份工作效率，就必须构建出一个先进完善的系统平台。在数字档案登记备份方式上，高校档案管理人员需要结合不同格式类型的数据信息，合理采用相对应的备份方式，比如常见的全备份、在线与离线备份及联机与脱机备份等。为了有效提高数字档案信息备份过程的安全可靠性，数字档案管理人员还需注重规范使用安全保密技术，通过采用账号密码方式设置不同档案工作人员的权限，充分保障档案的安全性与完整性。

（四）网络安全保护措施的制定实施

为了保障高校数字档案资源能够得到长期安全使用，需要强化网络安全保护工作，科学高效地从档案管理网络结构、制度及系统方面入手，使那些具有价值的数字档案资源能够得到完整妥善保存，大大提升档案信息的安全管理水平。比如，高校在数字档案管理界面的登录优化设计工作上，可以通过合理设置登录名+密码的方式，对数字档案馆的登录用户进行安全限制保护。由于高校涉及的管理部门较多，在对各项档案资源的调取使用上，数字档案管理人员需要根据不同部门工作性质特点，清晰明确不同部门员工的登录使用权限，使不同用户只能看到自身权限内的档案资料信息，杜绝出现用户轻易更改或者删除重要档案信息资料的情况。除此之外，高校还可以通过控制网络接口方式，有效限制网络不法分子的入侵，充分保障高校数字档案信息管理的安全可靠性。在数字档案馆网站系统管理上，高校需要安排专业技术人员负责日常运维工作，确保能够及时发现系统运行中可能存在的安全隐患问题，从而及时采取解决措施，提升系统的安全运行水平。

三、大数据背景下高校数字档案馆建设路径

（一）数字档案信息安全性建设

高校实行档案数字化建设管理后，需要高度重视各项档案信息的安全传递与储存管理工作，确保能够切实维护好每个用户的合法利益，杜绝高校数字档案馆具有价值的档案资源信息被不法分子所盗取利用或者破坏。对此，首先，高校在数字档案信息安全性建设过程中，要健全数字档案安全管理工作制度，督促每个数字档案管理人员严格按照档案馆规章制度规范操作，避免由于人工操作因素影响到档案信息的安全管理水平。其次，高校要邀请数字档案领域的专家、学者到校进行座谈交流，向档案管理人员分享最新的安全管理技术与方法，不断提高他们的业务能力和素质，促使他们能够充分发挥出当前市面上主流安全防范技术的作用，全面提升数字档案信息的安全控制管理水平。如图所示，为高校电子档案归档的安全防护工作，其采用身份认证技术，只有具备一定权限的工作人员才能进行档案的盖章签字归档操作，杜绝无关人员操作，威胁到用户档案资料的安全保密性。最后，高校还需针对数字档案馆建设工作构建出一个具有高度安全性的数字档案管理系统，安排专业安全技术人员进行系统安全维护管理，确保数字档案系统安全稳定运行，降低其遭受来自外界不法分子的网络攻击，同时防止出现各种漏洞、系统崩溃等安全运行问题，造成数字档案馆内部信息数据的损坏或者丢失。

高校电子档案归档的安全防护工作流程

（二）库存档案数字化建设

由于高校档案数量较为庞大，如果要对全部的档案资料进行数字化转换操作，将会大大增加档案管理人员的工作量和负担，造成大量人力资源与物力资源的浪费。对此，高校必须科学合理地开展库存档案数字化建设管理工作。首先，高校在数字档案馆建设过程中，要制定可行的数字档案优化方案，档案管理人员需结合当前高校数字档案馆建设情况、档案所述年代、使用频率、使用价值及保管期限等，优化改进库存档案的设计执行方案，并督促相关工作人员严格按照方案对库存档案展开数字化操作处理，确保能够全面细致地处理好档案资源信息的数字化操作。其次，高校数字档案管理人员还需综合考虑档案过渡转型时期、未来数字档案发展趋势等不同要求，根据档案的实际类型，制定相对应的优化标准，充分保障高校档案数字化工作的合理性、规范性、科学性。比如，针对那些不适合数字化档案管理方法的档案，档案管理人员可以不对其进行数字化操作，等到档案管理数字化技术条件成熟完善后再进行安排处理。最后，针对档案著录中应注意的各项问题、数字扫描后的处理方法和扫描的分辨率等内容都要严格制定统一的标准，以此全面提升高校档案数字化工作质量和效率。对于那些经过数字扫描后的文档资料，档案管理人员还需对全文内容信息展开优化处理。对于手写稿文件资料，则需采用手工录入的方式上传采集归档信息，方便用户上网全文检索，获取所需的档案信息资料。

（三）数字档案馆管理人才保障建设

高校数字档案馆建设工作如果只是由档案馆内部人员参与，将会影响数字档案馆的整体建设质量。因此，高校还需充分发挥信息部门技术人员、高层管理领导及兼职人员的作用，努力组建优秀的复合型数字档案馆管理人才队伍。首先，高校要基于不同渠道吸引培养更多先进的档案管理人才，并采取一定激励措施，有效调动档案管理人员的工作积极性与主动性，促使他们能够利用业余时间加强自我补充学习，不断提高数字档案管理业务能力与综合素质，能够熟练掌握运用市面上的专业档案管理技能与方式。与传统高校档案管理模式相比较，现代数字档案馆建设对档案管理人员的工作模式提出了更高的要求，档案管理人员在认真做好传统纸质档案收集整理、保存管理等工作的同时，还需科学有序地开展档案信息化、数字档案室的优化建设工作。高校要结合自身办学条件和规模，适当加大人才队伍建设力度，完善各项数字档案馆基础设施，促使档案管理工作者能够灵活运用信息化技术开展档案处理操作。其次，高校还要积极引进计算机专业、信息技术专业等方面的人才，他们不仅要具备扎实的信息安全服务能力，还需熟悉信息基础知识与各项工作原理，只有这样才能满足数字档案馆建设运营管理需求。最后，高校还需加强与其他高校、企业单位的合作联系，积极汲取他们的数字档案馆建设工作经验与方法，帮助档案管理人员学习成长，避免他们走弯路、走错路，更好地推进数字档案馆建设工作发展。

（四）数字档案建设管理制度建设

“不以规矩，不成方圆”，高校要想保障数字档案馆建设的规范化、科学化管理，就必须及时有效地建立合理完善的规章制度，健全数字档案管理执行制度体系，明确数字档案正常运行的相关标准，并督促各部门岗位工作人员严格执行标准与制度。首先，高校要健全数字资源收集归档工作制度，可以参照《纸质档案数字化规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》相关内容，同时结合档案管理特点与特色，明确不同类型数字档案与电子文件的归档方式。其次，要建立先进完善的数字档案安全储存制度。高校要想实现数字档案的长期安全储存目标，避免具有价值的数字资源发生损毁问题，就需要组织相关工作人员参与到数字档案安全储存制度建设工作中，让他们发表意见和想法，在大家共同商议下明确数字档案的安全储存标准与储存格式，同时制定关于数字档案迁移、数据检测策略及备份机制等管理内容。最后，健全档案利用制度，明确高校数字档案利用管理办法，对档案检索查询、信息共享与开发、资源发布及权限控制与身份认证等内容进行严格管理，这样有助于高校数字档案的安全规范利用。

四、结语

综上所述，高校要想保障自身教育建设稳定持续地发展，充分发挥档案馆的价值作用，就必须高度重视数字档案馆建设工作。高校要做好数字档案馆建设的统筹规划工作，加强对复合型档案管理人才的培养，健全数字档案管理规章制度，提升数字档案安全控制管理水平。