浅议档案信息资源的开发与利用-档案论文

档案是各方面活动的真实纪录，能够迅速、准确地提供社会利用的信息资源，为经济建设和社会快速发展提供原始决策依据，对深化改革，发展经济，推动科技进步，提高国民素质具有促进作用。开发利用档案信息资源是档案工作自身价值的真正体现，是增强档案工作生命力的一项重要工作，也是衡量档案工作好坏的重要标志。
一、开发档案信息资源的含义及其重要性
信息资源是人们在社会实践中自然形成的若干信息对人类社会的现在、未来和研究历史具有使用价值的那些信息。档案信息资源是把信息资源的内容、范围限定在档案之内，它不包括情报、图书等信息资源。换言之，在人类社会总的信息资源中，属于档案方面的信息资源称之为档案信息资源。
开发档案信息资源的重要问题在于如何把档案信息充分开发出来，为提高经济效益提供优质服务。大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，利用档案中的生动素材向群众进行政治思想教育可以收到好的效果，是加强社会主义精神文明建设的需要；新时期档案管理不能局限于收集、整理、保管、借阅等固有链条和传统模式上，应当通过对档案信息的有效加工整理，把档案信息与市场流通有机地结合起来，及时为党和政府的决策提供信息服务，并努力使之转化为生产力，才能提高经济效益，更好地为经济建设服务。
二、档案信息资源开发利用中存在的问题
我国档案信息资源虽然很丰富，越来越多的人已认识到它的价值，但是档案利用率还很低，没有发挥它们应有的社会经济价值。在开发利用中依然存在很多问题。
（一）档案观念不强，档案意识淡薄。
有些单位领导不重视档案工作，全员的档案意识不高。有的认为档案室是可有可无的，档案材料自己保管比较方便使用；有的认为档案只要保存好，在需要用时能找到就行。对档案作为一种重要的信息资源认识不足，认识不到档案的重要作用，阻碍了档案信息的开发利用。一部分档案工作者安于现状，认为查阅、借阅、调阅、复印档案就是其唯一的价值，重视管理轻视利用，阻碍了档案信息的开发和利用。
（二）档案人员业务素质偏低。
在档案信息资源开发利用中，档案工作者是档案开发利用环节中不可缺少的关键要素之一。但是现有的档案管理人员业务水平低下是普遍存在的问题。基层档案人员对档案管理的观念仍停留在对档案实体的管理上，而不去考虑怎样开发利用档案；专职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，知识结构不合理，业务素质偏低，影响了档案信息资源的开发利用。
（三）档案利用的管理方式陈旧落后，载体单一。
目前，各级档案部门的档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低。这样的管理模式，限制了档案资源的有效开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。三、档案信息资源开发利用的对策及建议
档案信息资源开发利用的实质就是根据社会的客观需求，深入挖掘档案信息资源，为社会提供高效利用服务。
（一）改变观念，提高认识。
档案部门要有效的开发利用档案信息资源，首先必须转变观念，树立主动服务观念、开放观念、竞争观念、协作观念和市场观念五种全新的观念。在平时为档案利用者提供服务的基础上，采取档案编研、展示、媒体宣传、印发史料、开放公布档案信息资源等手段，拓宽信息开发渠道，主动服务，打破过去那种你来我找的被动局面，做好服务创新工作。在档案信息的传播手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，不断扩大档案信息开发工作的社会影响。
（二）提高档案人员的业务素质，造就新型档案专业人才。现代档案信息开发工作涉及到多方面的知识，这就要求档案人员拓宽知识面，优化知识结构。专业知识是档案管理人员的专业技能，是完成档案工作的重要因素。工作人员不但要有扎实的工作作风，还要有较强的业务知识和业务精神，坚持学以致用，更好地服务于经济建设和社会发展。只有不断补充自己的业务知识，突出专业性、现实性、实用性，学习办公自动化，并良好的运用计算机知识和网络知识，才能适应多方面工作的需要。用计算机对档案信息进行检索、编研、统计，实现文件与档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化，大大提高工作效率和档案信息开发效益。
（三）丰富并改善档案信息资源结构，建立档案信息资源保障体系。
档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，要坚持档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面控制接收档案的质量。通过多种方式，多层次、多渠道地征集档案资料。首先要在收藏的种类和形式上做些拓展。既要有反映机关日常工作的档案，也要有典型单位的档案；既要有文书档案，又要有科技档案、专业档案、人物档案；既要有现代档案，又要有历史档案；从档案载体看，既要有纸质档案，又要有胶片、磁性和电子档案等。力争建成档案数量充足，内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。要改变单位档案信息资源的分散治理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。
随着生产力水平的提高，社会实践的发展和科学技术的进步，社会对档案的需要也出现了多样化和个性化的趋势。我们应积极采取措施，打破封闭保守的工作局面，面向经济、面向社会，主动采取一切积极手段，将档案中的有用信息及时开发出来，为经济建设和社会各项事业服务，使档案工作由单纯地注重社会效益转变到注重社会效益、经济效益上来。