地方志计算机数据库的建立与维护-计算机论文

计算机数据库具有极大的优点，将计算机数据库应用于地方志，有助于有效地开发和利用地方志中的文献信息资源，把原书本式的地方志建设成为计算机能够识别的数码式文献，从而提高文献的利用率，也进一步增强地方志工作的科学性和技术性，提高地方志工作的效率和服务水平。地方志计算机数据库的建立一般存在以下步骤：
（一）建立高质量的地方志计算机全文数据库。地方志全文数据库包括书名、文章名、关键词、正文、人名、地名、年代、参考文献等数据的数据库，另外还可根据地方志的实际需要建立诸如图象、语言（音乐）等数据库。这一数据库具有：方便高效的特效，读者可通过计算机网络系统检索直接得到自己想要的文章全文；及时快捷，能方便及时的为读者提供资料服务；避免了二次加工人为的差错；同时也便于地方志的修改和增补。也就是说高质量的地方志计算机数据库的建立有利于提高对地方志的管理和服务水平。
（二）编制多种索引，满足用户多途径检索的要求。索引是读者利用地方志数据库的入口，因此，索引的编制应以科学为根据，以学科分类为基础。索引与全文数据库中的有关条目链接要科学，便于用户从学科分类、主题、关键词、参考文献、人名等途径进行查找。建立多个检索口，还可以建立模糊检索的方式，使查找、利用资料更准确、更快捷和便利。建立的索引一般分有以下几类：关键词索引：从地方志标题、章节和内容中抽取具有代表性的关键词，并能运用概念组配方式、揭示文献内容特征；分类索引：类目的索引以科学分类为依据，同时，还应照顾地方志本身的特征；人名索引，以地方志中人名为检索途径；地名索引，以地方志中所涉及到的地名为检索途径查找相应的文献内容；条目缩影，以地方志各分册的篇目为依据编排，只要键入分册名和篇名，即可阅读该分册或指定篇目的全文数据。
三、地方志计算机数据库的维护
地方志计算机数据库建立后更繁忙和经常的任务是做好计算机数据库的维护。具体来说：
（一）人员方面。加强对数据库管理人员的教育，使其具备较强的业务素质和专业技能，能够熟练的掌握和应用计算机数据库方面的有关技能，能够对计算机的软件和硬件有着基本的掌握和熟悉。
（二）数据库更新和维护方面。数据库建设完成后要对数据库输入信息的准确性进行详细全面的检查，并建立严格的定期检查制度保障数据库的质量；数据库建设后要进行及时准确的更新。由于地方志的某些数据是动态的，若不适时对数据库进行维护，势必失去其准确性和全面性。因而必须对地方志计算机数据库的数据变化情况进行及时准确的更新。
（三）重视用户教育。地方志数据库建设成功后，在使用过程中可能需要经过一段时间的用户培训方能达到便捷方便的使用目的，因此数据库建立后还要向使用者普及数据库知识以及计算机方面的知识是非常必要的，同时还应编制用户使用手册，在用户上网的地方贴出相应的操作步骤，并可以在前期投入使用的时候安排若干人员进行义务帮助指导。
（四）提供方便快速的上网服务。地方志数据库建立后，其投入使用必然要求配备一定数量的运行正常计算机，而且需要对计算机的运行速度、计算机的软件与硬件进行定期的检测和维护，以保证其能够被正常的使用。地方志计算机数据库系统是将新型的计算机技术应用于地方志中的一种新尝试和新方法，其对推广数据库的应用领域、提高地方志的使用率，增强其在推动社会经济、文化和政治中的作用发挥突出作用做出突出贡献。但地方志计算机数据库的建设需要投入响应的时间、人力、物力去建设和更新，以更好地发挥其作用。希望本文的分析和研究能够对推动地方志数据库建设、运营和维护发挥积极的影响和作用。