基于新形势下的高校二级学院办公室工作的若干思考

摘要：二级学院办公室在高校现行的“校-院-系”三级管理模式中处于中间层次，在高校改革与事业发展过程中起着枢纽和桥梁的作用。随着高校管理体制改革的不断推进，学院办公室的工作范围在不断扩大，呈现出众多特点，但也存在着不足之处。应重视对二级学院办公室管理工作的研究，进而促进高校提升综合实力。

关键词：高校 基层 办公室 工作 思考

一、二级学院办公室工作在高校办学中的重要意义

新形势下的国家综合国力的竞争在较大程度上取决于人才的竞争，而人才的辈出来自于教育的发展。随着国家对人才需求的激增，高等教育招生规模自1999年得到了快速扩张，截止2010年底，全国各类高等教育总规模达到3105万人，高等教育毛入学率达到26.5%。[1]为达到教育部规定的高校办学师生比，高校教师的招聘也加大了力度，数量也得到了猛增，截止2010年底，普通高等学校教职工215.66万人。[2]师生成为了高校办学的主体，并由此加快了高校管理体制的改革，学校的管理中心逐步下移，逐渐形成了“校-院-系”的三级管理模式。

对于处于管理模式中间层次的学院，成为了三级管理模式正常运行的枢纽和桥梁。而学院工作的正常运转在很大程度上又取决于学院办公室。二级学院办公室在整个高校办学过程中有着举足轻重的作用，可谓“牵一发而动全身”、“底下一根针，上头万根线”。学校党委和行政权力的贯彻落实需要二级学院办公室来协调、沟通、执行和督办，学院领导日常事务的处理、师生相关事务的服务都需要办公室来接办，学院办公室起着或扮演着“上情下达，下请上传，左右沟通、亲自办理及督查督办”的作用或角色。可以这么说，没有各二级学院办公室作用的发挥，高校办学就不可能得到正常运转，学校改革与事业发展进程的推进就会受到影响。

二、二级学院办公室工作的范围和特点

随着高校管理体制改革的不断推进，学校事务逐渐由单一性向综合性演化，二级学院办公室的工作范围逐步扩大，呈现出多样性的特点。

（一）工作范围

一般来讲，目前高校各二级学院办公室工作范围具体包括学院党委、行政的日常事务处理、人事组织工作、本科教育教学工作管理、科学研究与研究生工作管理、本科生学生工作管理、实验室工作管理、对外交流与合作等七个方面。学院办公室管理人员在上级部门的领导和本部门领导的指导下，认真履行职责，切实做好上述七个方面的工作，保证学院教学、科研中心工作的正常运转，促进学院和学校的事业的发展，为高质量地完成高校 “人才培养、知识传承与创新、社会服务” 三大任务提供了强有力的保障。

（二）工作特点

1.权威性

学院办公室管理人员在工作时都在不同程度上代表着学院领导所要贯彻的意图，行使着领导赋予的权力，具有一定的权威性。这一特性就提醒办公室管理人员在贯彻领导意图时需要做到“三清”，即理解清楚领导意图、传达清楚领导意图、执行清楚领导意图。在管理工作上，不能违背领导意图随意表态，以免给学院工作带来麻烦，造成被动的工作局面，如果在明确领导意图，在领导的授权范围内，就要行驶领导赋予办公室的权力，认真贯彻执行，确保保质保量按时完成工作任务。

2.时效性

随着学校和学院改革与事业的快速发展，高教资源争夺的日益激烈，为更好地促进学校和学院在原有基础上进一步提升综合实力，需要不断按照时间的节奏推进工作。这就要求办公室要紧随校院发展的步伐，一步一个脚印，不断分析形势、按部就班，不能拖延，在规定的时间内高质量地完成任务。

3.合作性

学院除了办公室可以单独执行的工作外，还有很多的工作需要办公室联合其他部门来共同完成，需要讲究工作的协同和合作，需要树立大局和全局观念，共同达到工作目标。比如召开某主题大型学术会议时，办公室除了承担相应的会务工作外，还需要和学校办公室、外联处、党委宣传部、保卫处、财务资产处等单位甚至和地方相关部门通力合作，只有这样才能办得成功。

4.综合性

学院办公室的业务范围很广，除了一般意义上办公室所以承担的工作外，诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等，高校二级学院还有其特殊性，比如学生的考务安排、教师的排课、学生的教育管理、校园文化活动的开展等事务性基础工作，都由学院办公室来综合承办。

5.突发性 

学院办公室的事务一般是规律性的事务居多，按照已有的工作程序和处理经验即可，但也时有突发性事情发生。在处理突发性事情时，要按照先前的工作预案来处置，同时需要做好上报和沟通、协调工作，确保突发性事情的处理做到有条不紊，使得事情向问题解决的目标发展。

三、二级学院办公室工作存在的问题

（一）思想认识含糊。办公室人员没有充分认识到办公室在“校-院-系”三级管理模式中起着枢纽和核心的作用，认为办公室是学校学院相关政策贯彻的传声筒，是学校学院繁杂事务的统管点，是学校学院每位师生可以提出诉求的发泄地。同时也没有认清自己的岗位职责和要求，没有把自己当做积极承担校院工作的管理者，认为自己只是一名可有可无的打杂工。

（二）服务对象不清。办公室人员服务对象不仅仅是领导，还有每位师生员工。办公室管理人员多数人在很大程度上都有“领导交代之事认真办、赶紧办；群众拜托之事可以办、拖着办”倾向，不急、不管、不问、不深入了解基层师生的需求，形成了“门难进，脸难看、事难办”的衙门作风。

（三）工作缺少计划性。由于二级学院办公室是学院工作中的枢纽和桥梁，每天都承担者大量的管理工作，事情多、头绪多、困难多，想到什么样的工作，就做该样工作，缺少工作计划性和目标性，往往忽略了重要中的少数工作，引起不良后果，造成恶劣影响。

（四）行动缺乏执行力。办公室的有些工作因种种原因可能存在程度不一的困难，办公室人员往往存在为难情况，出现遇事拖拉，办事不力的情形，日积月累，慢慢养成了懒惰的工作习惯，工作推进不力，执行力较弱。

（五）管理缺少创新性。据调查，学校各二级学院办公室的工作制度基本上是延续以前的工作措施，依样画葫芦，管理方式也基本是按照岗位职责上面规定的主要事项而进行。办公室没有根据时间、地点、人员、机构、工作要求和社会形势等客观环境的变化而完善相关措施，更没有提出新颖的创新举措来提高工作效率，工作存在 “一潭死水、缺少生机活力”的局面。
   四、探索新形势下的高校二级学院办公室工作的新途径

（一）从偏重办文办事转变为既能办文办事，又能出谋划策。办文办事是办公室工作的基础，办公室管理人员要在此基础上，为领导多出主意，多想办法。办公室不仅要成为高效精干的办事机构，而且要发挥“智囊”的作用。因此，办公室要提倡“议大事、懂全局、管本行”，树立全局观。

（二）从收发传递信息转变为综合处理信息。办公室是沟通上下级的枢纽和桥梁，快速无误地传递信息是很重要的，但办公室管理人员不能仅满足于收发传递工作，而应在信息的收集、传递、加工处理和反馈等所有环节上积极地开展工作，尽可能为领导利用信息做好一切必要的准备工作。比如，对各种上报的正式文件、情况简报、动态资料等加以筛选、分类、提要、分析、判断，进行去伪存真、去粗取精的初级处理。再如，在汇报情况的同时，凡是需要批决处理的事情，还可以提出办理意见、参考方案，供领导决断时参考。总之，信息的收集要充分，传递要迅速，反馈要及时。

（三）从单凭经验办事转变为实行科学化管理。办公室要高效率、高质量地完成所担负的任务，需要改变单凭经验和惯例办事的做法。要使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上，对于过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法，应当根据新形势和新任务的要求，重新加以认识，对于适应新情况的办法和经验，要敢于探索，勤于采用和推广。要坚持从实际出发，各司其职，各尽其责，形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，保证每个工作环节和每项工作都有章可循。同时，努力完善信息系统，真正形成一个点面结合的信息网络和畅通的信息渠道，更快更好地实行办公现代化。

（四）从被动服务转变为主动服务。办公室工作，大量是交办，应急性的。办公室管理人员要力争主动，除了合理安排工作和配置力量外，关键是不断提高工作的积极性和预见性，要根据领导意图和实际情况，自觉地、主动地开展工作。

（五）一定要多打工作提前量。办公室工作的从属性、被动性、服从性和指令性很强，变数也较大，处理不好就会整天疲于应付。在这种情况下，要防止工作中的被动局面，尽可能取得主动权，就要工作想在前、谋在先、多打提前量，以防止因准备不足而仓促上阵、因计划不周而凑合应付、因缺乏深思而影响效率、因不留余地而紧张被动，确保有更大的精力、更多的时间、更快的速度、更高的质量抓好落实。

一是抢先一步为领导留足时间，变“推着走”为“主动干”。防止工作被动的有效办法，就是把更多的时间留给领导，让领导对问题有一个全面深入的思考。同时，自己也有余地应付变化的情况，防止出现工作压茬、多头作业的现象。所以机关干部要根据领导的一贯意图和重点工作的发展趋势，不等不靠，提前了解情况，抢先一步进入实际动作阶段。

二是提高速度为自己挤出时间，变“不可能”为“有可能”。速度对企业意味着经济效益，对学院办公室意味着工作效益甚至是政治效益。尤其在信息高度发达的今天，谁拥有了速度，谁就能赢得主动。因此对领导安排的工作任务，要尽量往前赶，任何时候都不要拖拉。

三是勤于积累为展开工作赢得时间，变“无备而战”为“有备而为”。工作多打提前量，是以一定的素质为基础的。办公室管理人员脑子里不可能存储那么多知识，也装不下那么多东西，只有平时有所积累，用时才能厚积薄发、信手拈来，以最短的时间生产最好的产品。

（六）千万不能忽视细节。办公室管理人员多数时间在做一些具有程序性、琐碎性、重复性特点的工作，时间长了就容易放松警惕，降低标准，因疏忽大意出现问题，甚至造成无法弥补的损失。做办公室工作要像其他工作一样，在把握好方向的前提下，一定要注意细节，将工作做到位。只有注重细节，才不会降低标准；也只有注意到问题的细节，思考问题才会更加全面，才不会犯错误，不留遗憾。作为一名办公室管理人员，要想把工作做得更好，表现得比别人更优秀，就要养成关注细节的习惯，舍得花气力做好每一件小事。只有不放过每一件小事、每一个细节，才会在日积月累中将自己塑造成一名优秀的管理人员。

参考文献

[1][2] 中华人民共和国教育部. 2010年全国教育事业发展统计公报. 2012年3月21日.