浅谈基建期间企业办公室工作

办文指的是文书处理类工作，它是做好办公室工作的最基础的重要性工作，体现的是办公室人员的基本功和工作效率。基建期间，尤其是基建初期，为了使各项工作有章可循，需要根据实际情况制定基建、劳动、卫生、会议、车辆、电话等一系列管理制度；为了及时向上级汇报基建工作进度情况、问题，需要撰写汇报材料、文件；为了及时协调设计单位、施工单位、监理单位之间关于工程管理、进度等方面的问题，需要及时了解情况，根据领导要求撰写来往函件；为了发包工程、购置材料，需要撰写、审核协议；为了完整保存工程资料，需要做好档案登记、管理；为了使上级文件指令及时得到贯彻落实，需要做好公文办理，做到上情下达。做好上述工作的前提是，作为办公室人员，要有吃苦、耐得住寂寞的准备，要对单位的基本情况了如指掌，且要有较高的管理水平和较好的文字功底。有些材料领导要求时间紧，撰写者就不得不加班加点。可以说，基建期间，为写材料加班加点是常事。
基建工作根据工程实际，有的基建时间长，有的基建时间短。跨年度的基建工作，其第一个年度工作总结是以后各项工作总结的基础。因此，在基建第一年度撰写工作总结时，撰写人员必须对基建项目的调研论证、立项、筹建、开工、建设情况、存在问题、明年基建工作（生产工作）、安全工作、经营工作、质量管理工作、企业文化建设工作等都要有一个详细的了解。对这些情况的了解，有的是自己亲身实践、亲眼所见，有的可以通过查看相关资料，有的则需要询问参与领导、人员。而对明年工作的总体安排则要在充分了解项目工程里程碑计划的同时，充分征求主管领导、主要领导的意见。对上述情况有了一个充分的了解以后，就可以列出提纲，开始撰写总结。总结初稿出来以后，还要反复征求各位基建工作领导的意见，对总结进行反复修改。笔者执笔了一个跨年度基建项目第一个年度总结的撰写工作。由于时间紧，在撰写过程中，材料没定稿前，为了查阅资料、按照领导要求修改材料，天天夜里加班，有时工作到夜里零点以后。经过反复几易其稿，最终稿件得到了领导的肯定。
（二）办会
办会就是会议管理，它是办公室最常见的工作，体现的是办公室管理者的组织能力、协调能力。基建期间，会议较多，有项目开工仪式、每天的工程例会、每天的调度会、领导检查工作会议、竣工仪式等。办公室人员面对将要举行的会议，在会议的布置和准备上要有预判性，要针对不同的会议做好相应准备。也就是要因会做好不同准备。这就要求对会议内容、参加人员、会议地点及要求提前了解，做好会场布置、人员通知、材料准备等工作，会议期间还要及时安排人员给与会人员做好茶水等服务工作。
2009年笔者参加了一个选煤厂项目建设。该项目建成后选煤能力可达300万吨，实现销售收入近20亿元。按照集团领导的要求，项目开工前将要举行隆重的开工仪式。作为项目开工仪式的办公室筹备人员，我们在公司的领导下，创新管理的方式方法，扎实工作，确保了项目开工仪式的成功举行，受到了集团领导的好评。一是早着手，早安排。项目开工工期紧，工作量大。项目开工前，在做好其它工作的同时，为了使项目开工仪式成功举行，我们及时组织人员制定方案，从仪式选址、会场布置、材料准备、接待迎宾等环节进行了周密的部署和人员、时间安排。二是跟踪落实，确保各项工作落到实处。仪式准备工作安排后，按照工作性质和时间要求，组织人员及时进行跟踪落实。对于在落实过程中存在的问题，及时进行协调解决，确保了各项工作落到实处。三是科学调度，确保仪式成功举行。仪式举行当天，指定专人，对人员进场、车辆停放、材料发放与准备、就餐等方面给予科学调度，确保仪式成功举行。
（三）办事
办公室人员的办事能力体现在待人接物、说话、督办落实、参谋助手作用等方面。在待人接物上要树立办公室良好的工作作风，待人接物要热情，什么时候都要克服门难进、脸难看、话难听的不良现象，不能因为工作忙而有所懈怠，影响办公室和领导的形象，影响公司的形象。除此之外，还要注重做好以下工作：
督办落实。办公室的一个主要工作职责是对领导安排的事情和文件、指令进行督办落实。基建期间，我们把这项工作作为一项日常工作，狠抓落实，使各项工作落到实处，推动了各项工作的进展。一是围绕工程里程碑计划，与公司工程管理部门一道，严格按照《进度目标书》控制工程进度，对未按期完成者，加大处罚力度，并要求制定赶工措施，限期赶工，确保各单项工程按接点顺利进行，出色完成了集团提出的“投资、工期、质量、安全”建设目标要求。二是针对上级文件、公司领导指令、公司文件要求办理内容、时限督办落实，确保了文件精神、领导指令的贯彻落实，确保了政令畅通。
针对上级要求的每周、每半月、每月以表格形式汇报工程进度情况，我们及时督促相关人员对各单项工程建设情况按工程名称、概算、形象进度、完成百分比、施工单位、存在问题等项目统计上报。不但使领导及时了解了工程进展情况，而且也使好多工程问题经过领导的协调而得到快速解决。
参谋助手。办公室人员要经常深入基层，开展调查研究，收集单位发展的好建议、存在问题、职工意见，在拟定好解决方案的前提下，给领导出谋划策。这是办公室的基本职能。基建期间，我们组织办公室人员经常深入施工单位、监理单位、职工中去，倾听意见；深入工地，从安全施工、解决施工问题等方面查看施工情况，充分掌握第一手资料，给领导出谋划策。针对查看过程中发现的个别施工工人高空作业不按规定使用安全带的现象和不按规定佩戴安全帽的现象，我们及时给领导建议，在施工单位中开展定期不定期的反三违大检查活动和干部下基层活动，通过活动的开展，遏制了三违现象，促进了基建期间安全施工目标的实现。
后勤管理。兵马未动，粮草先行，说的是后勤工作的重要性和服务性。基建期间，后勤管理主要是为人员的吃、住、行提供保障和办公物品（电脑、打字机、复印机、笔、本、纸等）的配备、管理、使用。
在人员的吃、住、行方面，基建期间，条件简陋，办公室要为人员的吃、住、行提供优质服务，就必须未雨绸缪，提前根据人员的需求做好安排，以免临时来不及，影响服务质量，甚至影响正常的基建工作。
在办公物品的配备上，要根据领导的要求，本着节资的原则，合理配备。在办公物品的管理、使用上，要建立台账，做好各种物品的出入登记，防止资产流失；要精打细算，节支降耗，严格笔、纸、本等低值易耗品的管理使用。笔的使用要以旧换新（芯），纸张要两面用，并制定考核措施，认真落实。
企业文化建设。企业文化是企业长期形成的、为企业员工所接受的共同的行为意识准则，它是企业的软实力，是企业的核心竞争力。铁打营盘流水兵，也从一个侧面说明了企业文化的重要性。
基于对企业文化重要性的认识，基建期间即企业建设之初，就要把企业文化建设提到重要工作方面。笔者参加建设的项目公司领导非常重视企业文化建设，基建期间就确立了公司企业文化的建设原则：“从代表先进文化前进方向和科学发展观的高度，确立企业理念系统，形成理念力；把理念贯穿于项目建设（生产）的全过程，形成管理力；发动职工积极广泛参与文化建设，形成行动力。以“三力”为企业文化建设的着力点，在落实上狠下攻夫，用物质文化建树公司形象，用核心价值观凝聚力量，用先进的行为文化规范职工行为，为公司持续快速发展提供有力的思想保证和精神动力。”按照这个原则，我们办公室与相关部门密切合作，从制定落实制度、员工行为规范等方面入手，在职工工作、出勤等方方面面形成按章操作、按制度办事的风气和习惯，为公司的企业文化建设奠定了良好基础，为企业注入了生机和活力。
结束语：办公室管理是企业管理的一个重要组成部分，也是企业管理的一个重要方面。基建期间，如何更好地发挥企业办公室的管理作用，促进和推动企业的基建工作，提升企业的核心竞争力，为企业早日投产创效打下坚实基础，还需要结合企业的实际情况进一步研究。笔者相信，在企业办公室管理者的英明领导下，通过全体办公室人员的共同努力，企业办公室管理工作一定会发挥更大的作用，为企业的健康发展做出重要贡献，使企业在激烈的市场竞争中永远立于不败之地。