高校提高档案资源开放利用的研究

高校档案作为一个将党政管理、教学、科研、基础建设、出版、仪器设备、外事等内容为整理与归纳到一起的信息储存形式，对于高校的发展有着重要作用。为了使高校可以与时代接轨，首先应当创新档案工作形式，并且不断开发档案资源的价值，实现资源建设，保证其真正发挥利用价值。为了实现这样的发展目标，作为高校，应该转变传统工作理念，充分认识高校档案资源建设的重要性，把档案的高效利用作为档案工作的出发点和落脚点，更好地为学校提供服务。

档案的建设工作并不是简单完成资料的收集整理，高校档案管理工作中应当从高校领导出发，提升档案工作地位，实现与高校科研工作的共同发展，进而保证档案工作取得良好的成果，为高校持续、健康发展保驾护航。

一、高校档案资源建设与开发利用的价值与意义

高校档案最重要的价值就是可以为高校领导在决策过程中提供真实、可靠的参考依据。高校档案工作不单是一门管理工作，同时也是服务性的专业技术工作。其不但能够服务与学校的教育教学工作，还可以为学校各个管理部门开展工作以及举办活动时提供一定的服务。高校档案可以充分彰显学校文化、办学成果以及对应的教学技能等方面的内容，这些资料都是具有凭证性、权威性、借鉴性的特点。各部门的教学与科研、管理以及社会活动，都离不开高校档案信息的传播与利用[1]。

从档案的使用情况看，当前高校档案的利用局限于少数管理层面领导以及档案相关的工作人员，而产生这样现象的原因在于许多人对于档案认识程度较低，没有意识到使用档案深层次开发后的重要性。从这一现象出发，作为高校档案工作的主题，高校档案部门应进一步创新自身的管理手段与水平，不断挖掘高校中存在的资源，不再局限于教学档案、学生档案以及会计档案，而是应该通过有效的整合与管理，实现资源开发，进而形成有价值的参考档案，增强档案的专业性，促进高校建设资源的整合与优化，进而保证高校档案管理质量的提升，以及档案价值的最大化利用，以其作为推进高校在未来不断发展的重要数据依据，有效指导学校发展方向和趋势，为高校建设创造更大的经济效益[2]。

其实在高校对档案管理的重视程度是在不断加强，但在实际管理过程中，高校的重点始终放在档案管理部门，并没有将档案管理工作真正融入高校的管理活动中，这也造成了高校的档案工作无法往更高层次发展，本文将从高校领导、高校二级单位和档案工作人员等角度分析高校的档案开放利用，希望能够为高校的档案工作提供浅薄的意见。

二、高校档案资源建设与开发利用的现状分析

（一）高校档案管理意识较低、手段落后

众所周知，档案意识不足是阻碍档案管理工作的重要原因之一。在高校档案资源开放利用的工作状态并不理想，其主要原因也在于学校并没有深刻认识档案相关工作对于高校未来发展的重要作用，没有提高对该项工作的重视程度，进而导致相关的管理人员没有承担起自身存在的责任。在高校管理的思想中，往往更加注重教学上的研究，认为档案资源开放利用不需要投入过多的精力，按部就班地进行下去即可。只要档案负责人员根据文书资料进行归纳与整理。但是，在社会不断发展的背景下，高校各档案的应用已经变得普及化，关系着高校未来的发展。所以高校领导应当加强对档案工作的重视，引导高校人员顺应时代的发展，对档案管理工作产生全新的认识，要明白，档案工作并不仅仅是档案工作人员的事情，也是教师、学生以及各部门人员的事。不能单单认为档案管理工作只是一个辅助的工具，这样档案将无法彰显自身所具有的利用价值[3]。

在当前高校进行改革发展的背景下，因为对各类的档案需求越来越多，直接提升了高校档案管理的难度。高校档案的工作任务没有得到合理分配，进而无法实现对档案资源的有效归纳，经常会出现查找资料不知道找哪个部门，是责任部门还是档案部门，这样也会使得教学科研或者学生管理无法顺利开展，从某种意义上来讲，这对学校的整体发展带来了一定的消极影响。另外，高校在档案管理工作缺少对现代化设备的使用，导致管理手段落后，与国家政策相违背，没有及时的采用先进管理模式，限制了高校档案管理工作效率的提升，导致高校日常档案工作管理效率与质量达不到理想状态[4]。

（二）高校资源开放利用的管理制度有待完善

根据当前高校档案资源开放利用的工作现状分析，其中有许多有待优化的问题，主要是因为高校内部档案资源类型和数量较大，增加了整体的工作难度，需要浪费大量的时间才能保证资源的有效整合与开发。在实际的工作开中，并没有可以依照的具体工作制度，缺少秩序性，所以导致教职工之间无法进行密切的配合与协作，降低了整体的工作质量与效率。如果档案工作一直处在这样的状态下，将直接限制了高校档案管理工作的发展。在目前这样的管理方式下存在许多的不足，会给高校带来各方面的损失。例如在二级学院经常有人查找对应档案，但是二级学院并未配备档案负责人，因为工作繁琐，相关教务人员也未进行档案记录，所以在后续索要过程中因为没有留下使用者信息，对未归还资料使用者无从下手，无法调查，这种情况在二级单位比较常见，长此以往必然导致高校档案资源受到一定的损耗，从而限制了高校的整体发展[5]。根据这一现状进行深入的分析，可以将其归为高校在科学档案管理制度的缺乏。

（三）高校档案管理人员素质层次不齐

从当前高校人员配备来看，很多高校中负责档案管理人员专业素养参差不齐，特别是在二级学院更加明显，很多教务管理人员没有对应的档案工作经验，导致档案资源建设工作效率过低，缺乏对现有档案科学的整理与分类，使高校的档案不能发挥出自身所具有的利用价值，无法为高校的教职工提供良好服务。工作人员在实际档案工作中没有严格规范自身的行为，发挥自身的责任与工作意识，将无法保证档案开发与利用工作的顺利开展[6]。纵使有科学的管理制度，但若无专业档案人员的落实，仍会无法推动档案工作。 

（四）高校档案开放利用率过低

在当前高校档案工作中，有待改善的关键性问题就是档案利用率过低。最常见的就是大量的档案还处于睡眠状态，并没有得到人们的广泛利用，进而导致档案失去了重要价值。这与高校档案管理人员的工作形式有着直接的关系，因为档案的利用基本都是通过被动“坐等”服务形式，查询与检查的手段比较单一，无法实现档案利用信息的及时反馈，造成了目前高校档案资源的利用率过低的现象。作为档案工作人员，应当意识到档案工作的核心，是不断挖掘高校档案工作的规律，形成科学合理的档案资源体系，充分提升档案的利用率，使其能够为高校工作的开展贡献一份力量。在当前互联网高速发展社会大环境下，高校档案工作应当摒弃传统的工作手段以及工作理念，秉承着以服务为主的工作原则，紧紧利用技术抓住档案利用的特点以及规律性，不断的深入探索与研究，进而可以开创出高校档案信息服务的全新格局，为高校教学科研以及师生提供更好、更全面的服务[7]。而档案信息化工作并不是一蹴而就，这条路任重道远。

三、保证高校档案资源建设与开发利用的有效策略

（一）从多方面提升高校全员档案意识 

为了能够使高校档案工作取得良好的成果，高校应当树立全局意识，强化高校全体员工档案管理意识。首先，高校分管领导应当做好档案宣传工作，档案专业人员定期开展宣讲活动并积极指导二级单位的档案工作。除此之外还可以与其他院校进行合作交流，不断学习与借鉴其他高校优秀的管理模式，进而实现合作共赢的良好局面。比如，开展校校合作，加强高校间档案资源的有效利用，形成高校档案的互通互流，共同推进高等教育的发展。同时档案人员也应当具有自己的想法与工作见解，提供全新的档案工作思路，结合自己的工作体会，分析高校未来在档案工作中需要加强的地方，保证问题得到有效优化，取得良好的工作成果。更为重要的是高校的领导阶层可以根据发展的实际情况来分析，积极转变自身的管理观念，从长远发展的角度去分析目前档案管理的重点，不断提升对于档案管理人员的要求，对于高校现有的档案资源进行明确的分类与编排，明确整合的工作任务，通过利用相关的执行准则，保证高校档案资源处理的合理化[8]。高校现阶段要着力做好学生以及教职工的档案观念，推动档案意识深入人心，要明白我们不仅仅是档案的利用者，也是档案的产生者和收集者。

（二）自上而下地完善档案管理制度

除了一般模式的档案章程下，档案的建设还可以纳入单位的绩效考核，推进档案工作责任制，除此之外还可以考虑建立工作奖惩机制和人员晋升机制。例如在奖罚机制的促使下，可以保证高校档案管理人员工作意识以及竞争意识有所提升，不断去挖掘与开发高校档案资源，实现资源建设。在晋升机制中，秉承“能者上，不能者下”的基本原则，进而保证高校内部人力资源的有效配置。另外还可以建立严格的培训机制，组织档案有关工作人员不断学习与掌握技能来提升自身的工作水平。只有将技能与素质完美的融合，才能保证档案管理人员可以成为为高校发展提供帮助的综合性高素质人才。同时还需要不断开阔眼界，引入先进的技术设备，将档案与办公自动化同步建设，实现制度与效用的同步。

制度的作用在于落实，因此各二级学院和其他相关单位在大框架下还需要建立适合自身发展的档案管理制度，实现自上而下的科学管理。最后高校本身需要秉承着可持续发展的目标，不断创新与开拓制度的内容。在时代的不断变化下，进行及时的调整保障制度可以具有一定的合理性与科学性[9]。在科学的管理制度下可以激发高校发展的内生动力，可以凝练典型经验，打造管理“品牌”。

（三）通过有效手段提升高校档案利用率

目前，许多高校都建立了电子档案馆，期望通过计算机搜索的形式来提升档案的利用率，但很多时候档案网站形同虚设，内容单一，访问量极低。因此要加强数字档案建设，把建设数字档案作为未来的工作目标，开通档案快速发展的通道，提到档案利用的同时推动档案管理现代化。技术之外，高校的档案管理工作人员也需要通过自身的努力，为高校教职工提供全面良好的服务，来提升档案利用率，进而保证高校可以建设档案资源系统，保证档案的高效利用。在信息资源的角度上来讲，档案是其他信息载体无法与之相比的。

有人误解评判档案利用工作的标准是有多少数量的档案需求者，其实档案的利用价值并不在于大量的利用者涌入档案机构查询档案，而是应该考核档案工作为档案利用者所提供能够有效解决问题的档案资料是否准确及时，避免出现利用者“期待而来，败兴而归”的现象[10]。

四、结束语

根据上述文章叙述，为了使高校提升档案的开发与利用，最关键的一点就是建立科学合理的档案管理制度，这不仅仅是对高校提出的要求，也是对高校二级单位以及各部门的分内之事。根据以往工作现状分析，高校中的档案管理人员还没有完全肩负起自身在工作中应尽的职责，限制了高校档案开放利用工作的提升，并且从某种角度来讲，这也会阻碍高校的健康发展。为了转变这样的工作状态，高校应当完善与健全档案管理制度，加强对二级单位的管理工作，全方面提升对档案工作的重视程度，鼓励高校的档案负责人不断学习先进的管理技巧与方法，保障高校档案资源开放利用工作持续健康的发展。

高校的档案工作不是“单打独斗”的部门责任制，我们应该用长远的眼光看待，建立起综合性的档案资源开放利用程序，推动高校档案的良好建设环境，破解档案发展难题，推动高校内部互融互通，不断开创高校档案发展的新局面。

本文来源：《文化产业》https://www.zzqklm.com/w/wy/25136.html