浅谈如何实现中小学档案管理信息化-教育论文

如何实现中小学校档案管理信息化？现根据中小学档案管理的现状，结合自身的学习和工作体会，就实现档案管理信息化提出几点粗浅看法。
一、中小学校档案管理工作的基本现状
就目前中小学校档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：一是大部分学校的领导对档案管理工作认识不足，更认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用；二是档案管理人员缺乏。据了解，多数学校没有专职的档案管理人员，现有的档案管理人员一般都是兼职的，且业务水平偏低；三是档案载体结构单一。
二、中小学校档案管理信息化的优势
1、中小学档案管理信息化系统是广泛应用电子计算机处理图文声像等原始档案资料，并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存，具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无可比拟的优势，这种档案管理信息化系统真正实现了文档一体化，文字纸质档案和电子文件并存，可以为查阅者方便地提供查询、阅读、交流、使用等多项服务。
2、中小学档案管理信息化系统的建立和不断完善，为各学校培养和造就了高素质的专职工作人员。尽管中小学校档案专职管理人员缺乏，且普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象，但也有不少经过专业学习和业余自学在档案管理信息化工作中独当一面，各显才能，为信息化建设做出了较大贡献。
3、中小学档案管理信息化系统，具有以地区或学校建立网站、网页、局域网或电子文件数据管理中心的优势。如一个学校或地区建立自己的档案网站、网页，就可以方便地为政府、教育主管部门、社会各界提供网上利用服务，这样即方便了教职员工对所需档案资料的查询也为社会各界了解认识学校建立了“绿争窗口”。
三、中小学校档案管理信息化的意义
1、教育发展表明，中小学档案管理信息化对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用。
2、中小学档案管理信息化是学校其它各项工作的规范化、标准化是基础。因此，中小学档案管理信息化系统的建设和完善必将有力地促进中小学校各项工作的改进和提高，促进教育管理水平和办学水平的提高。
3、中小学档案管理信息化系统是重要的教育资源，它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理，积累管理经验，而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系，发现、改进、创新自身工作，不断提高管理工作效率和学校管理水平。
四、中小学校档案管理信息化的途径
实现中小学校档案管理信息化应主要做好以下几方面工作：
1、提高认识，确定档案管理信息化的标准。
按照本学校档案管理信息化系统的所必须具备的基本条件和基本标准，当务之急是配置相应的信息设备，配齐必要的专职管理人员，创设良好的条件，同时严格要求学校各职能处室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料，档案管理人员则要明确建档标准，及时予以立卷归档，逐步形成领导重视，部门协作，互相促进，共同提高的中小学档案管理信息化建设新局面。
2、规范建设，对档案资料进行科学的管理。
不管学校规模大小，均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责档案管理工作，并制定相应的学习培训制度，有计划地培养档案管理方面的专业人才，逐步中小学校档案管理人员专业化、固定化。学校要抓住这一有利时机，加快中小学数据库建设。只有数据库建设好了，才能运用先进的信息技术对档案资料进行科学的管理。
3、强化管理，不断提高档案管理工作水平。
随着教育标准化建设的全面展开，档案管理工作也应更新观念，加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化。首先，观念要现代化，即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念。其次，在管理上要与时俱进，要确立加快发展中小学校档案管理的理念，制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化，即尽量采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平。四是中小学校要在“农远工程”的基础上，加强计算机档案管理软件的开发应用，建立校园网或学校网站，与周边学校或名校建立长期的网络合作关系，逐步实现资源共享，将计算机作为档案管理的重要工具，进一步发挥学校档案的重要作用。
总之，中小学档案管理信息化系统建设是一项长期复杂的系统工程，需要多方面的共同努力方可稳步实现。我们相信，在建立档案管理信息化系统的过程中，只要领导重视，上下合力，档案管理信息化发展过程中一定会解决好管理人员数量不足、素质不高等发展中的问题。加强中小学校档案管理工作，逐步建立健全学校档案，有利于对学校各项工作的正确评估，有利于查找和使用历史资料，而且有利于学校进行实施科学管理。事实证明，只要努力把学校档案管理工作做好、管好、用好，就一定能够发挥档案不可替代有应有作用。