浅析高职院校系级教学档案管理的问题与对策

 高职院校系级教学档案管理的范围和内容
教学管理和教学活动是一种复杂的实践活动，是各教学环节的协调互动，因此，教学档案的记录和管理也极为复杂，主要表现为其内容的庞杂和形式的多样性等方面。总的来说，系级教学档案的内容大致可以分为以下几类：
（一）教学材料档案它主要是反映教学活动的教学材料档案
包括各专业培养目标、教学计划、各学科教学大纲、教学计划单、拟任课及师资配备表、教学进度表、教学任务单课程表、教学工作的各项管理规章制度、考试试题及标准答案、考试安排表、学生成绩单、试卷分析、命审题说明书、考试质量分析报告、各专业使用教材情况、课程建设、教学改革方面的材料等。
（二）实践教学档案主要是反映实践教学环节的一些材料档案
包括实践计划、实践课表、学生实践报告等、顶岗实践及专业见习计划、实习大纲、实习教案、实习指导书、实习总结以及调查报告等。
（三）教师业务档案主要是针对教师群体而言的
主要包括教师的学历、学位证书；专业技术职务证书；教师资格证书；职业资格证书；进修证书；学术兼职及行政荣誉证书；行业企业经历情况；外语、计算机证书；普通话证书；科研论文；专著；科研项目成果等。
（四）学生学习档案
主要是反映学生的学习情况，它主要包括新生注册登记表、学生学籍卡、在校学生名册、学生人数统计表、学生学籍变更情况表、学生学籍处理及奖惩证明材料；考试考查材料　（包括考试考查安排、考试命题及评分标准、考卷及质量分析等）；　毕业论文、毕业设计等。
高职院校系级教学档案管理存在的问题及原因
（一）对教学档案管理的意识淡薄
教学档案的管理是一项巨大的工程，并非靠某一个人和某一部门就能独立完成的，它需要相关人员的共同参与。目前高职院校系级档案员通常是由教学干事担任，但教学档案主要来源于教学实践和教学管理的第一线，因为很多教师对教学档案的重要性认识不足，因此并不是十分配合相关人员的收集统计工作，一定程度上还有些抵触。另一方面，教学干事的档案意识淡薄，并大多缺乏必要的档案专业基础知识，只是对相关资料进行一下简单整理和装订，并不能保质保量地完成教学档案管理工作。
（二）没有相应的系级教学档案管理
高职院校系级教学档案管理起步也较晚，因此制度还不够健全，统一的、可执行性的标准也未确立。所以在实际的系级教学档案管理工作中，具有很大的随意性，很难实现教学档案管理的规范化、标准化和科学化。
（三）缺少足够的资金和设备支撑
高职院校教学档案管理实行院系二级管理后，并没有设立档案管理的专项资金，因此，导致设备缺乏，不能满足大规模教学档案的存放与保管。这在很大程度上影响了教学档案管理的正常开展，此外，大多数高职院的教学档案都还停留在纸质档案，主要靠传统的手工处理，不仅工作效率极低，也不符合信息技术发展的要求。在这种状态下，教学档案的利用价值并不能充分发挥，加之相关人员长期的认识局限，形成了重管轻用的思想。
加强高职院校系级教学档案管理的对策
（一）加强档案管理和服务意识
高职院校各系级领导者应高度重视教学档案管理工作，并积极支持与监督系的教学档案管理工作，充分利用系级资源进行大力宣传，并同步做好相关工作人员的业务培训工作。落实教学档案管理责任制，力争广大教学和科研人员的理解和支持，调动相关人员的工作积极性。教学档案管理工作不是简单地整理和装订，它也需要专业的业务素养和业务能力，因此各系应高度重视档案工作管理人员的继续教育。经常组织他们学习相关的档案管理基础知识和有关政策条例，为他们提高管理水平和管理能力提供理论指导。
（二）建立和健全系统有序的管理体制
高职院校系级教学档案管理的规范化和标准化需靠一定的管理体制来保障，因此，高职院校应建立系级“专人、专权、专管”的档案管理制度，实行岗位负责制，明确每个管理人员的工作范围和职责，加强其管理的专业性和专门性。同时，建立完善的培训和考核机制，提高管理人员的重视度和认知度，普及科学管理的知识，提高管理能力。明确教学档案的归档范围、保管期限；遵循立卷归档的原则、严格执行立卷归档的程序。并定期或不定期对教学档案管理工作进行检查和考核，引导系级教学档案管理工作向制度化、规范化和科学化方向发展。
（三）增加管理经费和现代设施
随着高职院校发展规模的扩大，系级教学档案管理的工作量和要求越来越高。因此，传统的管理体制和工作方式已不能满足现有教学档案管理的需要，甚至在很大程度上阻碍了教学档案管理的进一步发展。相关管理人员应转变以往的工作观念，积极树立服务意识，增加一定的经费，引进先进的技术和设备，实现教学档案管理的网络化和信息化。
结语
综上所述，系级教学档案的管理工作是高职院校档案管理的一项重要的基础工作。只有不断提高相关人员的管理和服务意识，建立和健全系统有序的管理机制，采用科学的管理技术和手段，才能做好系级教学档案管理工作。在此基础上，实现高职院校教学档案管理的信息化、规范化、标准化和科学化。高职院校系级教学档案管理发展比较晚，许多方面还不完善，需要我们在今后的管理工作中，不断地努力，实现高职院校系级教学档案管理的长效发展。