提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

随着信息技术的发展，我国事业单位逐渐意识到运用先进的信息技术能够提高工作效率，同时实现信息化平台的搭建，线上信息系统能够实现信息的快速处理，同时留存的处理记录也方便后续的检查监督工作。文化旅游局所涉及到的各类档案内容较多，且分类繁杂，建立信息化管理系统提升档案管理的信息化程度，可使后续的各项工作得以顺利开展。

一、加强对信息化建设的重视程度，细分档案管理类目

提升事业单位档案管理信息化建设，首先需要正视信息化建设的重要性，档案管理的信息化建设能够在相应工作开展之前通过档案资料先行加以分析，为具体工作的开展提供资料帮助，在工作开展过程中也能提供数据支持，可提高事业单位的工作效率。

以文化旅游局这一事业单位为例，提升档案管理信息化建设首先需要建立档案分析系统对档案内容进行细分，如将档案类目划分为旅游板块、公共文化板块等各大板块内容，再将其进行细化，如旅游板块可细分为资源开发，非物质文化遗产申报等内容，而公共文化板块也可以细化成公共设施建设、公共活动组织等内容。将细分好的档案内容汇入档案分析系统之中，系统自动进行关键词锁定、顺序排列等各方面信息处理工作，方便工作人员迅速提取所需档案，同时能够快速了解档案重点内容。细化档案内容能够对档案实现更有针对性的管理，也能够更加细致的完成后续的信息化建设工作[1]。

二、建立健全信息化机制

建立健全机制是完成信息化建设的前提，也是档案管理信息化建设得以顺利完成的保障，档案管理工作大致可分为信息录入生成档案、档案提取、以及档案保管修改这三部分内容，要求根据具体情况制定相应制度。

一般来讲，可采用两种机制来规划档案管理工作，即分步管理方式以及档案追踪管理方式。分步管理方式指以上述划分出的三部分档案管理工作为主，对其实现分部管理，即有专人负责档案提取，另外安排其他工作人员负责后续录入新信息，此举措强调分工合作，使档案管理的各部分工作权责分明，管理过程更加清晰明了；而档案追踪管理则是由专人负责某一分类里档案的全部管理工作，如负责旅游资源开发档案的提取、日常管理等各方面工作，这一举措强调档案管理工作的完整程度，专人负责一个分类内档案的全部管理工作，其会对此部分档案内容更加了解，可提升档案处理工作的效率。

三、强化工作人员专业程度

档案管理的信息化建设工作除了要加强重视程度、完善机制建设，也要培养出专业的信息化管理人才，以此才能真正的提高档案管理工作的质量。强化工作人员专业化程度具体可从三方面着手，即试岗、专业化培训、以及加强激励效果[2]。

试岗这一举措多在新进员工中使用，在确定员工岗位前，可根据员工具备的专业知识、兴趣及擅长方向、甚至性格特点来综合考虑进行试岗安排，如某新进员工擅长地理科目，所学专业为地质学，则可以安排其进行“旅游开发”这一板块档案管理的试岗工作；专业化培训即对员工所在岗位所需的专业知识及技术进行培训，包括档案管理软件的使用方式，提高对档案内容专业知识的了解等；加强激励效果的主要目的在于让员工自觉提高自身专业化知识及技能，可以采取举办专业化技术比拼、设置优秀员工奖励等方式来达成此目的。

四、结合现代信息技术

档案管理的现代化信息建设离不开现代信息技术的使用，使用现代信息技术能够让档案处理过程更加简单高效，同时也能够实现档案信息的透明化，便于监督工作的开展，以及对某项工作查找相关档案信息等。

可建立一个局域信息网，分别设置档案人员管理窗口，单位其他员工查找相关资料窗口，上级检查监督窗口、以及可公示给网站游客的窗口等。传统的档案管理工作为纸质档案归档管理，提取及修改档案都需要人工亲身进行，而建立现代化信息档案可将此部分转移到线上进行，档案管理人员与上层检查监督人员要建立信息交互通道，让其能够完成上传下达工作，实现信息处理透明化，提高工作及监督效率。

五、结束语：综上所述，若想实现档案管理工作的信息化发展，首先需要正视信息化建设的重要性，在此基础上建立分析系统，进行档案分类细化工作；其次需要建立起与信息化建设相匹配的管理机制，并强化相关工作人员的专业知识，使其掌握更先进的档案管理技术；最后，要选择适合的信息软件进行线上管理系统的搭建，以此落实各部分工作，真正的提升档案管理的信息化水平。

本文来源：《魅力中国》：https://www.zzqklm.com/w/wy/25805.html