关于大中专院校建设综合档案室的具体措施

建设综合档案室的意义

所谓的综合档案室，是目前社会对于企业机关档案管理制度所要求的新趋势，一般来说，企业机关会建立专门的档案室，用以保存及维护本企业机关的全部档案资料。综合档案室的建立则对档案室的工作提出了更详细要求，具体来说，综合档案室的建立，要求综合档案室能够完成企业对档案管理工作的相关政策完善；安全保存、管理档案，及时为企业机关工作需要提供档案材料，并将材料出现的问题或发生的改变进行修改；负责档案材料的移交和转接工作，建立适应信息化社会发展的档案管理系统。对于学院而言，师生的档案，特别是学生的档案，需要在教育教学的过程中不断进行变更、修改，在其完成学业以后，学院还得负责其的档案移交及后续工作，同时院校师生的档案重要程度不言而喻，如若院校管理档案发生失误，将很容易产生较为严重的后果。大中专院校学生数量多，档案资料繁杂，管理难度比较大，因此对于大中专院校而言，建立健全完善的综合档案室制度，是学院建设中最基础的一步。

关于大中专院校建设综合档案室的具体措施

（一） 提高领导重视程度

综合档案室不同于学院建设的其他部门，其工作内容不能很快地展现出工作效果，综合档案室的建立目的，是为了适应大中专院校其他部门和档案被管理人对于档案的工作需要，以提高这种任务的工作效率为主要目标而存在[1]。不同于学院后勤部能统筹解决学校师生生活管理问题、财政部能负责学院财务支出管理和统计问题等，综合档案室因为其特殊的工作情况，其工作内容不能很快很直观地体现出来，因此，在大中专院校的学院建设中，综合档案室的建设完善工作，常常得不到学校领导和管理者的重视。

就实际情况而言，学校领导和管理者因为要关心学院建设的方方面面，不能直接体悟到对于建设综合档案室的重要性，所以需要学校管理工作者去积极进行争取，为学院建设综合档案室提供先决条件。对于综合档案室的建设，需要有足够的经济支撑、充分的时间准备、完善的人力资源、丰富的设备设施，这些不能通过管理档案工作者的个人或集体努力来实现，因此学院领导的重视就格外重要，只有得到了学院领导的理解和支持，才能为建设工作所需要的物质基础找到强而有力的保障。具体来说，对于大中专院校的档案管理工作者而言，应该常常与学院领导进行沟通交流，分享如今社会发展下档案管理的新趋势，以及个人或集体在档案管理和利用方面存在的不便。用这样的方式，让学院领导了解到档案管理工作的内容，为学校更好发展转变对档案管理工作的态度，重视综合档案室的建立，加大关注程度，是实现大中专院校建设综合档案室的第一步。但是值得注意的是，在与学院领导沟通交流的过程中，一定要注意措辞和汇报重点，以免造成不良影响。

（二）善于运用现代技术

信息化社会的发展，为人们的生活带来了全新的变化，对于档案管理工作也是如此。在曾经的大中专院校档案管理工作中，档案管理通常采用分散式的纸质管理方法，这样的管理方法要求档案管理者时常对档案进行清洁修护，而且应该注意对档案的备份工作，否则很容易导致档案损坏、丢失的问题。同时这样的管理方法也给档案利用带来了巨大的不便，对于需要使用的档案资料，需要档案管理者人工寻找、调用、修改、复原，移交档案工作所耗费的人力物力资源大，浪费时间多，也容易面临出错情况。

为了顺应科技发展，在实现大中专院校建设综合档案室的过程中，对于档案数据的处理，可以更多地依赖计算机技术和互联网媒体，采用信息化的处理数据方式，将档案录入到网络上进行维护管理，通过设置权限的方式，保证档案信息不可随意被人修改。通过计算机技术来移交、修改、存储档案数据，是实现综合档案室建设的有效手段。通过这样的方式，不仅能够减少档案管理所需要的人力物力，也能更好地适应大数据背景下，档案管理工作对大中专院校的需求。

（三） 正确认识管理工作

对于档案管理工作，通常会呈现出一种显著变化的要求趋势。对于大中专院校的档案处理更是如此，简单来说，在大中专院校需要对毕业学生档案进行移交时，档案管理者的工作要求将变高、工作内容将变多、工作效率要求将变严苛，在这一工作进行完成以后，档案管理工作会陷入无事可做的尴尬境地，其它的档案工作也同样呈现着这一趋势。因此对于档案管理者而言，很多的档案管理者都同时负责着其他的工作，在管理档案的空闲时间，从事于其他的学习建设。这也导致了很多档案管理者对于档案管理工作的认识不足，但大中专院校建设的综合档案室，要求档案管理者拥有正确的管理意识，在档案管理间隙时常对档案系统进行维护，为实现档案综合管理而不断努力。因此为了实现大中专院校建设综合档案室的工作，对于从事这一工作的工作者而言，一定要转变工作态度，培养吃苦耐劳、无私奉献、顾全大局、不怕艰难、勇于尝试和挑战的工作精神，确保档案管理工作能够顺利实现革新，为建设工作提供最基本的推动动力。

结束语

大中专院校建设综合档案室，是为了满足如今社会对学校档案管理工作的需求。在社会信息化的不断发展下，国家和个人对于学院档案的利用率必将显著增加，为了适应时代发展，每一个档案管理工作者都应该转变态度，重新规划自己对档案管理的工作计划。

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