企业加强人事档案管理的重要性

人事档案管理是企业管理工作中的一项重点内容，在调节企业内部员工之间的关系和人员变动的过程中起到极为关键的作用，确保管理工作的质量才能为企业经营和发展提供源源不断的人力支持，而人事档案管理制度和管理模式则是保证人事档案管理工作规范进行的重要前提条件。结合我国人事档案管理工作的现状来看，管理制度和管理模式方面依然存在着一些问题，其最主要的原因就是人事档案管理制度与模式相对落后，无法和社会发展接轨，自然也难以为企业创造更大的经济利益和发展空间。

一、人事档案在企业管理中的作用

（一）战略统筹作用

在企业人事管理中，通过对员工人事档案进行分析，能够发现员工优势和劣势，并梳理整合出指导企业开展人事工作的资源数据库，从而将人力资源战略与企业发展战略统筹思考，制定科学的、针对性的人力资源规划。同时，根据企业总体规划，结合市场动态，统筹兼顾，不断完善企业人力资源开发与管理，根据企业各个部门对于不同层面的人才需求，组织合理的人员结构，使部门内部形成人效合力的最大化，最终提高企业人事管理的效率。

（二）人才保障作用

企业具备的人事档案越详细、完备，越有利于管理者从中抓取和捕获他们所需要的各类信息。从人事档案中，用人单位能够了解员工的家庭情况、健康情况、成长情况、培训情况等，从而分析员工的个人职业发展方向，根据员工的思想、政治、文化等方面，以人为本，制定科学合理的员工职业生涯发展规划，让员工在企业主管推动及个人能动下，不断提升自我技能，实现自我价值，从而获得自我认同感和企业归属感。员工个人的成长，是企业留住人才、保障人才的重要方式，是企业获得人效力量的重要基础。

二、存在的问题

（一）对人事档案管理重视程度不足

首先，是个人对人事档案重视程度不足，在填写相关材料时具有随意性，填写的信息有误或者故意填写虚假信息，导致档案信息失真，给后续一系列工作造成了影响；其次，是材料形成机构缺乏对材料重视力度，造成档案材料缺失或遗失，现阶段，劳动人口流动性较强，参与的社会活动类型多样化，这导致人事档案的材料收集难度增加，并且相关材料形成部门缺乏材料意识，在填写材料时不规范或者审核不严格，给人事档案管理造成了一定的困难；再次，是负责档案管理的工作人员管理意识薄弱，认为只要确保人事档案不损坏、不丢失、不泄密即可，在实际工作过程中敷衍了事，对于如何科学管理人事档案以及充分发挥人事档案作用缺乏关注与了解；最后，是领导者对人事档案管理缺乏重视，没有充分认识到人事档案在人员选拔、任用以及岗位调整等方面的作用，对人事档案管理工作缺乏关注，对于实际工作状况缺乏了解，导致人事档案管理工作没有发挥出相应的作用。

（二）人事档案资料质量不高

人事档案资料质量不高具体表现为档案资料的真实性难以得到保障，存在档案材料造假的情况；材料档案的完整性难以得到有效保障，存在档案材料遗漏的情况。具体来说，导致人事档案资料质量不高的原因有以下几方面：一是人事档案材料的收集工作过于被动化，人事档案管理机构往往是被动收集档案材料，只有本人递交或者其他部门转递时才能收集到相关资料，在平时工作中没有落实好档案材料收集工作。这就导致在限期审核或者档案检查时，往往在仓促之间收集或者补充相关档案材料，难以严格执行档案材料审核程序，使得一些虚假材料被归入档案当中，对后续人事档案利用造成一定的影响，包括职级评定、干部选拔任命、薪资调整等。甚至于部分别有用心之人会利用虚假材料蒙骗组织，谋取不正当利益，造成了极为恶劣的影响；二是相关材料归档不及时，人事档案管理人员在接收到本人提交或者其他部门转递的材料时不及时进行处理，造成档案材料积压，应当归档的材料没有及时归档，导致人事档案中部分材料缺失，造成了严重后果。

（三）人事档案管理人员专业水平低下

缺乏专业的、高水平的管理人员已经成为当下档案管理中普遍存在的一项问题，一方面对人事档案管理制度的认知不够全面和清晰，另一方面也导致人事档案管理工作缺乏规范性。为了迎合社会快节奏的发展趋势，档案管理人员提升自身的管理水平和专业素养是需要严格落实的。就现阶段企业的人员情况来看，很多管理人员的文化水平和专业水准都需要大幅度提升，但是想要在短时期内实现这一效果几乎是不可能的，这样的情况也为人事档案管理工作科学化的进行增添了一定的阻碍。就修复人事档案来说，修复工作较保存档案和管理档案还是有一定区别的，需要管理人员具备较高的专业能力和实践技能，这样才能够对工作中存在的问题进行及时正确的处理。通过以上这些问题也能够发现，管理人员的个人能力对人事档案管理的效果具有紧密的联系，所以要求管理人员提升自身的专业能力和管理水平也是无可厚非的。

三、加强管理的措施

（一）完善人事档案管理机制

针对人事档案材料质量不高的问题，档案管理机构要深入分析背后的原因，从而完善人事档案管理制度，以保障人事档案的真实性。首先，在人事档案材料收集方面，要制定明确的工作流程，除了本人提交以及其他部门转递以外，档案管理机构在平时工作中要及时了解档案材料归档情况，对于缺少的材料要及时督促本人或者相关部门提交，增强工作的主动性，避免事到临头才仓促收集相关材料；其次，要建立严格的归档制度，接收到相关材料后要及时做好归档工作，避免材料积压，导致材料丢失，要及时将相关材料补充到人事档案中，以确保人事档案的完整性。

（二）强化人事档案管理的信息化

“弃档”现象是目前人事档案管理工作中普遍存在的一个问题，究其根本则是管理模式比较落后，管理制度也缺乏科学性和合理性，其中的管理内容无法为开展人事档案管理工作提供依据，这样就导致在管理工作中出现各种各样的不良情况。随着我国信息技术的高速发展，为开展人事档案管理工作提供了有利的帮助，管理人员需要合理的将信息技术和人事档案管理相融合，从而促进人事档案管理工作向更加现代化和信息化的方向发展。通过利用信息技术能够加强对各项资源开发和高效应用，使管理人员的工作质量和工作效率大幅度提升。另外，企业需要借助信息技术的优势建立完整的人力资源管理系统，将人员的信息录入到管理系统当中，从而对工作人员进行统一的管理，不仅能够实现对人员信息的及时查找和修改，也能够实现跨地区的信息共享。纸质版的人事档案具有一些显著的缺陷，如保存起来比较麻烦，不仅会占用较大的空间，也无法保证档案的安全性，并且会为管理人员增加一部分工作量，而电子档案则能够避免以上这些情况的发生，有利于促进人事档案管理工作更加高效的开展。

（三）消除人事档案管理的身份限制

现如今，我国企业人事档案管理条件具有一定身份的限制，如针对高学历的人员、政府机关部门的人员等才能够拥有建立人事档案的资格，然而针对农民工这一类人却不具备建立人事档案的资格，这样对维护人员的社会利益来说是极度不公平的，前者在社会上享有的福利待遇等比较丰厚，但是后者几乎不能享用社会所提供的福利待遇，这样的情况体现了社会对人员的不平等对待。所以针对这种情况，企业需要消除人事档案管理当中的身份限制，每个人都拥有建立人事档案的资格，必须让人员的利益能够得到良好的保障。首先，可以尽量将人事档案归属地设置在户籍所在地，避免由于档案流动过大增加管理的难度。其次，针对一些小型的民营企业，可以由管理人员对员工的人事档案进行保存，这样也会大大提升档案管理工作的便捷性。总的来讲，针对目前人事档案管理中身份限制的情况，不仅会使管理人员的工作难度大大提升，也无法为人员提供一定的社会福利，对此需要采取及时有效的措施消除人事档案对身份的限制。

四、结束语

人事档案，是个人的全宗，也是企业档案的一个重要组成部分，是个人最具有保存价值的原始记录。它记录着人员身份、社会关系、德能勤绩等信息，是最直接、最真实的证明。人事档案是人力资源开展管理工作的有力工具，是用人单位择才、用才的重要依据。企业只有根据时代需要不断进行革新，改进人事档案管理，才能做好企业人事管理的数据支撑工作，为企业提供数据保障。

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