浅析完善人事档案管理问题的措施——管理论文

    高校人事档案是高校学生个人信息的有效证明，同时，也是高校学生在校期间的学习以及思想状况等各个方面的综合记录。高校人事档案管理作为我国人事档案的一个重要组成部分。需要引起国家和各大高校的高度重视。

一、高校人事档案管理问题分析

    伴随着知识经济的到来，高校人事档案管理质量直接关系到我国“人才强国”战略的贯彻以及高校毕业生的就业情况。然而，高校人事档案管理中也存在一些问题，集中表现在以下几个方面：

1.1对高校人事档案管理的重要性认识有待加强

    目前，我国大多数高校忽略了人事档案管理的重要性。一些院校对学生进校之后的档案一直处于搁置状态。同时，有的高校对学生档案并没有采取妥善的措施对其进行管理。由于学生的档案被分散地放置在教务处等部门，不少高校人事档案管理部门对学生在校期间的各种奖惩情况未能做到及时地记录。因为高校人事档案的管理是一项长期的工程，需要高校各级领导引起足够的重视[1]。

    实际上，很多领导在对人事档案管理的人员配置以及资金筹备方面往往没有做到位，导致高校人事档案的管理效率极其低下。此外，高校人事档案管理人员的薪资待遇问题也会影响其工作的主动性和积极性。

1.2高校人事档案管理的程序有待规范

    高校人事档案管理主要包括对档案的搜集、整理、保管以及转递等。现阶段高校人事档案的管理是一个长期的动态过程，因此做好档案的搜集工作为整个人事档案的管理提供了基本保障[2]。但是，大部分高校的人事档案管理程序缺乏明确地规范。高校的人事档案管理机构也没有指定相应的人事档案搜集管理制度，从而导致人事档案管理工作处于一个杂乱无章的状态。

    同时，因为部分高校对人事档案管理工作的疏忽，致使对人事档案缺乏合理地规划和建设，并且缺少相关的安全防护设备。比如，一些人事档案需要做好及时地防水、防尘措施等。由于高校学生到毕业季需要办理相关的档案转递手续，因此给高校人事档案管理带来许多压力。很多高校人事档案管理部门在为毕业生办理档案转递手续过程中存在着极大的缺陷，从而使得很多毕业生的档案未能及时地转递。总之，规范人事档案管理的相关程序对做好高校人事档案管理工作具有促进作用。

1.3高校人事档案管理人员素质有待提升

    由于我国的各大高校人事档案管理人员薪资待遇普遍较低，因而导致工作散漫、积极性受到极大地削弱等，影响了人事档案管理的效率。

    新时期，人事档案管理工作也需要与时俱进，要求人事档案管理人员及时地更新管理理念，不仅需要从思想上改变，而且要从行动上有所变化。一些高校虽然配备了相关的人事档案管理设施，但是由于管理人员的操作能力有限，也会束缚高校人事档案管理工作的顺利进行[3]。尤其是随着互联网时代的到来，人事管理人员必须具备一定的计算机知识，才能够提高人事档案管理的效率。

二、高校人事档案高效管理的措施研究

    社会经济的发展以及科学技术的进步，我国各大高校人事制度也在进行不断地改革。传统的人事档案管理制度已经很难适应新形势发展的需要。因此，为了加强对高校人事档案的高校管理需要从以下几个方面入手：

2.1加强对高校人事档案管理的重要性认识

    人事档案管理对高校各项工作正常开展具有积极意义。正确意识对事物的发展具有促进作用。因此，加强对高校人事档案管理的重要性认识为实际工作的开展奠定了坚实基础。

    首先，各大高校各级领导部门应该要重视人事档案的管理工作。各个部门相互之间要进行积极地研究和探讨，对如何提高人事档案管理效率进行讨论。为了提高全体人员对人事档案管理的重要性认识，高校还应该适当地举办相关的讲座和会议等，加强对人事档案管理重要性认识。

    其次，为了保障人事档案管理工作有序进行，各级领导部门应该适度地增加经费支持，不仅在设备设施上提供资金支持，而且还需要在为人事档案管理人员的培训提供一定资金资助。因此，各级领导只有积极地转变自身的观念，才能够将具体的人事档案管理办法落到实处。

    最后，各大高校还应该联合相关部门积极地宣传人事档案管理工作重要性。比如，现代媒体的发展，充当了良好的“传声筒”。各大高校可以充分地借助现代媒体这个有力平台，积极地展示人事档案管理的内容、特征以及意义等。

2.2进一步规范高校人事档案管理的相关程序

    由于人事档案管理是一道复杂的工序，因此需要各大高校进一步规范人事档案管理的相关程序。

    具体说来，主要有以下几个方面：各大高校部门应该积极地加强对人事档案的基础设施建设。尤其是在档案管库建设中应该侧重对档案防水防潮等方面要求。首先，各大高校应该完善人事档案内容，比如档案的搜集与整理等。人事档案管理部门要及时地补充相关材料，尤其是学生在校期间的奖惩以及其他思想表现状况等。 其次，高校还应该根据人才市场人事档案相关数据信息，拓宽高校人事档案搜集方式。因此，高校需要立足于自身实际情况，在遵循人事档案管理规律基础上，及时地采取不同的措施进行人事档案管理。最后，各大高校还应该针对学生的实际情况建立完善的档案登记和转递制度。尤其是应届毕业生档案的转递需要引起各大高校的高度重视， 因此高校应该明确人事档案转递的内容、程序以及方式等。            

2.3适时提升高校人事档案管理人员的素质

    人事档案管理人员的素质高低也会对高校人事档案管理效率产生一定影响。因此，各大高校应该根据本校人事档案管理工作的实际情况，适时地提高人事档案管理人员的素质。

    为了有效地发挥人事档案管理人员的积极性和主动性，高校应该适时地改善高校人事档案管理人员的薪资待遇，提高人事档案管理人员的物质水平。同时，高校各级领导部门还应该适时地为人事档案管理人员提供定期的培训机会，尤其是对计算机相关设备的操作等。通过不断地培训和学习，不断地提高人事档案管理人员的业务技能和综合素质，从而提高人事档案管理工作的效率[4]。

    此外，高校人事档案管理人员还应该主动地吸收新知识和接受新理念。在深入了解高校人事档案管理工作重要性的基础上，努力地深化自身的专业知识，用先进的知识理念武装头脑，从而更好地应对新时期、新阶段人事档案管理的机遇和挑战。

三、结束语

    综上所述，做好高校人事档案管理工作是一项长期的工作。因此，各大高校需要积极地正视自身发展的不足，并且通过借鉴其他行业领域人事档案管理的成功经验，提高人事档案管理工作的效率。只有这样，才能够保障高校人事档案管理工作的顺利进行，促进我国人事制度改革的成功发展。

【参考文献】

[1]肖正德;抢抓机遇 勇于开拓 与时俱进——关于档案工作为文化大省建设服务的思考[J];档案与建设;2011年11期

[2]王玉萍;信息化时代背景下人事档案管理现状与对策浅论——以甘肃人事档案管理为例[J];中国城市经济;2011年18期

[3]陈颖;试论流动人才人事档案管理的规范与发展[A];北京人才交流协会2000、2001、2002年获奖优秀学术研究成果汇编——人才市场的发展与创新[C];2003年

[4]张德成.新时期人事档案管理工作的几点思考[J].山东商业职业技术学院学报.2009（4）