人事档案信息化利用系统构建——让数据和信息跑起来

当前，正处于信息化全面渗透、跨界融合、加速创新并引领发展的新阶段。新一代信息技术，如云计算、物联网以及大数据等，以其深刻的影响力和穿透力，正在对人类的生产活动、生活方式和思维模式进行前所未有的变革。在此背景下，人事档案信息化作为一个特殊的领域，亟待运用信息安全、物联网以及大数据等技术，实现档案数据的整合管理和协同应用。

根据《“十四五”全国档案事业发展规划》和《人事档案工作条例》的指导方针，应该顺应信息化发展趋势，注重运用互联网技术、数字技术以及信息化手段来提升档案工作的信息化水平，但是如何借鉴现代信息技术，促进数据动态流动、信息活跃，仍需进行积极探索。解决这一挑战的关键在于，需要按照国家相关标准和要求来加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，同时，还需提升档案信息采集、处理、传输和利用的能力，努力建立安全、便捷、共享且高效的人事档案信息化管理体系。推动人事档案信息化的发展，从而实现人事工作的信息化和智能化。

1.底层技术与框架

在现行的人事档案管理信息系统的基础上，我们提出了一个基于统一标准的资源体系。该体系的总体目标在于构建一个能够汇集多类、多级信息的平台，并实现各类信息的整合以及层级间的信息共享。同时，我们还计划创建一个集成化、数据化、规范化、智能化的业务应用平台，以便实现跨部门和跨角色间的协同工作，进一步提升工作效率。建立一个具有良好的集成性、可扩展性和安全性的应用支撑平台。这个平台将满足门户集成、数据集成和大规模应用的需求。它还将提供丰富的辅助决策信息服务，为人才管理工作提供精准主动的信息服务。这将推动组织系统工作管理向精细化、智能化方向发展，并进一步提高工作效率。

1.1全面采用数字化技术：提升管理效率和数据安全

基于人事档案的信息管理、监督管理、人事审查以及数字化建设等核心工作，构建了一个全面的框架。该框架包含人事档案管理规范和标准的制定、硬件网络设备的搭建、人事档案数字信息资源库的构建、人事档案信息管理平台的创建以及人事档案信息库房的搭建等元素，且与其他业务系统无缝集成。通过对各项内容进行改革和创新，致力于打造一个更为便捷、高效且安全兼顾的信息化人事档案管理系统。

旨在构建多级联动业务互联，并能够支持多个管档部门集中式和分布式部署，从而创建出统一、规范且具有多级联动性质的一体化管理平台。此外，它还能全面布控防止文件被篡改或伪造，实现线上一体化、监管统一化及多级互通。

在设计时，参考了《人事档案工作条例》《档案整理工作细则》《人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）以及组织系统信息结构体系等文件规范。该模块功能将覆盖文件或材料的收集、整理、保管、转递、利用和统计等日常业务内容，实现了人事档案管理结构体系化、数据标准化以及业务规范化。

具备跨终端部署的能力，其互操作性涵盖各类操作系统、主流数据库和硬件设备，旨在实现技术的普适性、应用的自治性以及软硬件的兼容性。在安全保密方案设计上，严格遵循国家保密标准，包含三员分离、基于角色的访问控制（RBAC）权限管理、在线与离线数据加密、数字水印、IP和MAC地址绑定、区域授权以及打印控制等多层次防护手段，从而达到权限精细化、数据加密化和信息留痕化。此外，结合图像AI处理技术对纸质文件图像进行智能处理。通过消除传统档案中存在的黑边、白边及其他瑕疵，显著提升了纸质文件图像识别质量。进一步优化了传统档案图像切边和纠偏等工作，形成了一套高效精准且可靠的图像处理机制。

最后，采用区块链分布式账本以及智能合约等方案来确保用户通过区块链系统的统一认证，并将数据永久存储以实现风险溯源和不可改变性。这种方法有效地保障了档案数据交互和流转过程中的安全。

1.2数字化平台监控：整合资源、提升利用效率与数据质量

充分整合现有的内部工作网络以及人员档案的数字化信息资源，通过数字地图的方式，对系统内的人员档案数字化资源的建设状况和信息化进程进行直观呈现。同时，构建了一个统一的监控和查询平台，实现了不同层级之间人事档案数字信息资源的监管、联网互通以及共享使用。通过这个监控平台，能够在局域网内实现跨部门对数字档案的查阅，从而实现数字档案的共享利用，并提升工作效率。此外，该监控平台还可以在线实时监测档案信息化工作进程、管理档案数量及数据质量，并实现数据备份与核对。当数字档案发生更改时，可以通过原始数据核对来掌握变更情况。

1.3人工智能技术：全程记录、数据互联、智能逻辑判断

人工智能技术在人事档案管理中的应用，不仅满足了多元化的审核需求，还实现了全程记录、数据互联和智能逻辑判断。通过对人事档案的日常审核、专项审核和任前审核等精细化的设计，确保了档案从接收到归档全过程的完整性和真实性。同时，所有的审查活动都会被记录下来，有效避免和防止了对档案的篡改和伪造。此外，该模块还秉持着“凡进必审”“凡转必审”“凡提必审”的原则，使得档案审核工作更加规范化、持续化。通过智能逻辑判断，简化了审核流程，高效信息分类展示使得审核结果一目了然。此外，该系统还能够自动核查缺失材料，并构建重要名单，使得人事档案更易于分类管理。同时，实现了系统化的档案利用方式，促进了方便快捷地使用档案信息。数据互联互通保证了精准服务，并进一步优化了人事档案管理系统。

1.4物联网技术：赋予库房硬件设备新生命

实现实体档案的智能化库存管理，物联网技术在此发挥着关键作用。通过智能硬件设备的整合，我们能够在线盘点并精确定位档案等重要资料。这一新技术不仅简化了盘点流程，还为档案的安全提供了更可靠的保障。此外，该模块具备实时监测库房环境的多项功能。无论是温度湿度的调控、安全防护的监控，还是防盗报警、消防预警、灭火控制以及人员和档案的进出追踪，物联网技术都能精确无误地完成。这一全方位的监测体系，确保了库房环境的稳定与安全，为档案保存提供了最佳条件。同时，根据实际工作需求，该系统可以生成大数据报告。这些详尽的数据支持为库房管理的优化和上层决策提供了有力依据，使得管理层能够根据数据做出更加科学合理的决策，进一步改善档案管理流程。

2.智能化档案信息化利用系统整合及构建

为充分发挥新系统的效能，我们对基础功能架构进行了扩展和优化，以实现功能拓展和提升。详细流程图如下（如图1所示）。

图1 系统功能拓展和升级流程图

2.1业务一体化：实现信息资源共享与协同发展

为了达到领导层信息资源的共享以及业务的协同发展，将新时代党的组织原则和政策方针深入地融入到组织工作信息化建设中，且在党政领导选拔任用过程中进行科学规范化操作。因此，提出了一种实现业务一体化管理的解决方案。

基于建设原则，通过实现业务一体化管理，可以将组织人事工作各个业务环节的数据实现互联互通，并对业务流程进行规范管理，以达到数据和业务高度联动和共享。平台采用集中式管理模式来确保功能和权限的精确划分，并能够实现分级负责、集约建设、协同管理。同时，还规划了一个总体架构，包括基础设施层、数据资源层、服务层、应用层（子系统）、展示层和用户层等六个层次。在设计系统时，充分考虑了一体化平台的高可用性、实用性、可维护性、前瞻性、可扩展性以及安全性等多重因素。为了实现这一目标，系统整合了流程、报表、大数据及区块链等应用，并采取多层架构体系。通过智能扩展平台对业务的支持力度，最终形成与组织工作发展相匹配的系统化、数字化且安全可靠的一体化平台。

2.2数据高效利用：精准分析、预测预警及决策制定

以档案数字化技术标准为指导，有助于管理单位对队伍基本情况进行精准分析、预测预警，以便有针对性地采取有效措施，严把入口关，提高选人用人的精准度，并提升组织人事工作的公信度。在此模块中，以人事档案的基本信息为基础，以人事制度、区域定位为出发点，实现组织系统信息资源的统一收集、管理和使用。通过精准的数据采集和数据智能化管理分析，为数据管理提供智能决策依据。

在数据管理智能化方面，采用了人员结构分层、分级、分类建模技术、数据挖掘技术和可视化技术，深入分析数据规律，进行数据画像和队伍整体分析。此外，还自动执行关键数据校核，以确保数据的准确性和完整性。

为了方便快捷地获取所需数据，设计了快速检索功能，并集成了相关信息专业数据。这些数据包括队伍总数、结构、分布、实时监督等多方面的信息，并建立了“班子画像”和“干部画像”，以便从多角度对人员情况进行深入的分析研判。此外，还按照多个维度对信息进行检索和统计分析，以图表形式展现数据，使数据展现更加清晰直观，方便易用。

2.3人才选拔自流程管理：自动化和标准化全流程监测与管理

构建一个统一的信息采集准则，以整理和整合青年教师的相关资料，并将其纳入信息管理流程。通过这一流程，可以有效地收集、汇编、管理和分析青年教师的基础信息、奖惩记录、考核结果等数据。此外，该系统还将借助大数据技术和智能分析工具，全面涵盖青年教师的基础信息、奖惩记录、考核结果、成长档案、优秀青年名册等各个方面，为领导层提供科学选人用人的依据。

人才选拔自流程管理的方案，旨在实现人才选拔任用的分析判断、动议、干部任免、任职资格以及政策管理等环节的自动化和标准化。这一模块的实施将推动工作流程化、规范化和科学化，提高选拔任用工作的效率和质量。通过这一流程，可以根据青年教师的基础信息，快速启动任免流程，并自动生成相应的任免文稿。同时，统一规范任免流程，并进行批量维护，以满足即时性和自动化需求。此外，该系统还将实现对任免文稿进行批量维护和打印，设定批量资格检测方案，并自动规避可能存在的风险，确保选拔过程的精准性和可追溯性。

3.数据和信息跑起来的实现

随着信息技术的发展，人事档案信息化利用系统成为企业管理工具。构建的关键在于数据和信息的共享和利用。数据共享平台整合和共享部门或业务单元的数据，实现统一管理和利用，提高数据利用率，减少重复建设和维护。通常采用Web或移动应用，实现可视化、搜索和过滤等功能。API接口允许不同应用间数据交换和共享，通常采用RESTfulAPI形式，简单、灵活、易维护。在人事档案信息化系统中，API接口实现部门间数据交换和共享，如人力资源部向财务部共享数据。数据接口将人事档案数据传输到其他系统或应用，采用Web服务形式，可批量或实时传输。

综上所述，数据共享平台、API接口和数据接口是人档案信息化利用系统中数据和信息跑起来的重要方式。应考虑这些方式的应用，实现人事档案信息化利用系统的最佳效果。

4.系统应用和效果评估

4.1系统应用情况

4.1.1 使用反馈

根据管理员反馈，本系统使用率较高，对系统的满意度也较高。普遍认为，本系统使得人事档案管理更加便捷、高效，有利于提高人事决策的科学性和准确性。

4.1.2系统使用率

自本系统上线以来，使用率持续上升。据统计数据显示，目前本系统使用覆盖率已达到75%，其中，管理人员、部门负责人使用率更高。

4.1.3 系统满意度

通过对管理员的使用满意度调查，我们发现本系统满意度较高。调查结果显示，本系统的易用性、功能性、安全性等方面得到了用户的好评。

4.2效果评估

4.2.1工作效率

本系统上线后，人事档案管理效率显著提高。通过本系统，员工信息、岗位信息、培训信息等人事档案信息可以实时更新，有利于管理者快速了解员工动态，为决策提供及时、准确的信息支持。

4.2.2信息共享程度

本系统使得人事档案信息共享更加便捷。通过本系统，管理者可以随时查看员工信息、岗位信息等，有利于组织内部信息的传递和共享，提高了管理效率和协同工作的能力。

4.2.3个人隐私保护

在系统设计和使用过程中，充分考虑个人隐私保护问题。采用先进的加密技术，确保人事档案信息的安全性。同时，本系统对用户信息进行严格保密，保障用户隐私不受侵犯。

结语

经过实践检验，该系统的实施在人力资源管理效率和决策质量的优化方面，发挥了显著的推动作用。针对当前人事档案管理系统所面临的诸多挑战，如信息碎片化、数据冗余和查询困难等问题，这一新系统成功找到了有效的解决之道。此系统为单位领导层提供了更加精确的战略决策依据，充分展示了其独特的价值。

该研究成果在本单位内部已经取得了显著的实践效果，更为其他机构改善其人事档案管理系统提供了可复制的模式。这一模式在同类机构中具有广泛的应用前景，有望进一步推动档案管理领域的持续发展。此外，该研究结果还为人事管理领域的后续研究提供了具有参考价值的实践经验和启示。

再次证明了信息技术在优化人力资源效率和决策质量方面所展现的巨大潜力。

本文来源：《文化产业》https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html