高校科研经费内部控制研究——以K高校为例

科技创新是第一生产力，科研经费作为高校资金重要来源之一，体现了高校的综合实力。然而，我国内部控制理论和实践的发展起步晚，目前一些高校财务管理体系还未做出调整，科研经费管理相对滞后，为了提高资金使用效益，为高校科研活动提供有力的保障，加强高校内部控制建设工作势在必行。依据国家发布的相关政策及科研活动的特点，高校科研经费内部控制主要包含科研经费预算编制环节，项目经费收支环节，项目验收及资金结转环节，高校应围绕科研经费生命周期环节对其分析和管控。

一、K高校科研经费内部控制现状

  K高校近年来成立了内部控制领导小组、工作小组和监督检查工作小组，明确了各小组的职责分工。明确了内部审计、纪检监察、预算、收支、采购、资产、建设项目、合同业务的归口管理部门及各部门在内部控制工作中的职责分工。2020年发布了《关于印发〈K大学“三重一大”决策制度实施办法〉的通知》，针对不同级别决策事项明确审批权限，规定具体的决策原则，确定议事决策的工作流程。2021年发布了《关于印发〈K高校内部控制制度〉的通知》，完善了内部控制制度建设,并且建立了关键岗位轮岗机制。

（一）预算编制环节

K高校实行“统一领导，分级管理，责任到人”的预算管理体制，校长作为科研工作的主要负责人，财务处，科技处，实验室与设备管理处，审计处和各学院密切配合，履行各自职责，完成科研项目管理工作。发布了《K高校预算管理办法》、《K高校预算管理办法实施细则》等文件，指出科研项目负责人应结合项目特点编制项目预算，经学院，科技处，财务处审核其经济性与合理性，任何一环节审核不通过返回上一级申请人手中继续修改直至通过。

（二）资金管理环节

1.科研经费收入业务

  科研项目立项后，经费到校后，科技处负责通知项目负责人办理经费上帐手续，项目负责人附任务书，合同，预算表，签字认领；财务处会计人员通过科技处下达的项目直接费用，间接费用及项目编号入账；经费上账后，项目负责人登录财务报销平台，进行经费报销。

2.科研经费支出业务

  K高校近年来科研支出主要集中在实验材料费，差旅费，测试化验加工费，设备费和劳务费。

（1）材料费及测试化验加工费内部控制制度

采购金额小于五万元自行购买，大于五万元需要到采购中心办理合同；报销时，发票上需要列明材料清单或加工明细，否则需要附加开票单位财务专用章的材料明细清单。

（2）差旅费内部控制制度

  K高校紧跟国家政策办法，更新了学校差旅费管理办法，规定教师出差期间路费，住宿费及会议费均需要使用公务卡支付，出差结束后根据公务卡支付记录及发票报销，公务卡收款单位必须与开具发票单位一致，规定两天以上行程必须有住宿发票或住宿证明，否则整个行程不予报销；财务系统上划分人员级别，将人员级别和经费报销限额挂钩，超过限额不予报销。

（3）设备费

  K高校规定单价大于1000元的设备需要国资处进行是否入固定资产的判定手续，学院及项目负责人需要对设备进行验收，对于10万元以上的设备，同时需要实验室与设备处人员验收，对于需要入固定资产的设备要履行政府采购流程

（4）劳务费

科研项目发放劳务费，须在学校酬金申报系统中录入人员信息，劳务费发放表须由领款人签字，且一般情况下不允许他人代领劳务费，项目负责人对经济业务发生的经济性、合理性、相关性负责。

（三）项目验收及资金结转环节

科研经费外拨，应以项目预算、项目合同、计划任务书或外拨合同为依据项目通过结题验收后，财务清理项目借款事项并办理结账手续，结题后的结余经费，如果相关管理办法或者合同有明确规定的，结余资金严格按照规定办理手续。

二、K高校科研经费内部控制存在问题

（一）缺少独立的内部控制管理职能部门及部门间信息共享系统

K高校于2021年开始组建“内部控制建设工作领导小组”，内部控制建设工作暂由学校财务部门兼职完成，但财务处的工作与科研项目经费管理的风险点密不可分，由财务处牵头完成内部控制制度建设效果并不理想；学校审计处负责对单位内部控制制度建设与实施进行监督检查，然而在实践工作中，监督工作进展缓慢；上述表明K高校管理层对内部控制建设的重视程度不够，影响了整体内部控制的效果。其次，K高校没有建立部门间的信息共享系统，学校财务处，科技处，采购处，设备管理处的办公软件停留在处理本部门的业务上，各部门独立运行各自数据管理平台，不能实现科研项目经费的信息共享，科研人员与科技处业务人员不能及时沟通，无法实时掌握及时剩余经费情况，沟通效率较低，有些科研人员会提前开具发票，容易造成科研经费的超支使用。

（二）科研经费预算内部控制执行不到位

K高校财务部负责收集审核科研经费的预算数据，科研人员负责编制项目预算，但是科研人员对预算科目包括的范围存在理解偏差，科研人员只顾争取期望经费，导致预算编制范围不全面且不详细，后续科研项目预算执行不到位，为科研资金的使用留下隐患。而财务部门审核预算表，只关注预算数字比例的合规性，缺乏预算批复的科学性。

预算执行过程中，K高校为了深化国家“放管服”改革精神，出台了相关制度，规定科研项目设备费不允许调增，直接费用在一定金额内可以不超过一定比例自行调整。但是在执行过程中，出现经费使用进度和项目进度不匹配时，科研人员为了顺利结题验收，进行过多的预算调整，给科研经费内部控制带来了新的挑战。

（三）科研经费支出缺乏有效控制

1.科研经费支出监管存在形式风险

K高校经费管理模式为垂直式，学校归口职能部门负有监管责任，项目负责人为主要责任人，学院为二级单位，项目支出在预算控制的额度内，经相关部门批复后，自主支出。学校科研人员多，课题数量大，审批单据较多，加大了审批者的工作难度，院长为学院科研经费的负责人，院长除了自己的科研任务教学任务外，工作量大，导致签字审批流于形式。

材料费和测试化验加工费为科研项目支出类别占比较高部分，单据多且总金额大，会出现拆分报销规避合同风险，一定周期内，同一项目负责人向同一家单位累计支付超过规定金额5万以上，或者发票连号，在不同时间拆分报销；还会出现使用已报销完成的合同进行重复报销，套取科研经费的行为；财务处对供应商的产品是否具有经济效益无法判断，对于是否真实购买专用材料也无法核实，缺少对材料真实性验证的风险，导致报销内控流程在一定程度上也只仅限于形式。

在报销差旅费中，参加会议的有会议邀请通知，一定程度上起到内部控制作用，但是其他无邀请函或通知的差旅，出差审批表并不能给科研人员出行产生限制，分管领导也无法实时监控出差的合理性，事前审批制度无法得到有效执行，属于财务报销一大风险点。

劳务费形式风险主要存在于劳务费的计量标准和发放内容都是由项目负责人自主决定，项目负责人签字后，其他相关部门签字后即可报销，而对于经费是否真正发放到劳务对象手中，无法验证。

需要通过政府采购招标的设备，存在未严格按照规定程序办理的情况，出现先自行采购，后通过采购处招标中心补办手续现象，在设备验收时，许多验收管理员未亲自到设备放置处检查及验收设备，设备采购管理存在风险。                                                     

2.集中报账现象严重

  K高校出现年底集中报账严重的现象，2020年推行网上报账后，虽然年底排队现象减少，但是集中报账仍旧影响财务人员的工作。表1统计了该校2020年至2022年各季度科研项目支出情况。

    表1：K高校2020-2022年各季度科研项目支出情况统计表（单位：万元）

根据K高校2020-2022年各季度科研项目支出统计数据绘制2020-2022年各季度科研经费支出占比曲线图，发现该校科研支出逐年上升，2022年由于疫情封校半年导致总支出下降，K高校第一和第三季度科研项目支出占比较低，而第四季度出现显著的资金流出，出现了明显的季节性，扎堆报销现象严重。年底科研经费集中报销反映了科研人员对于科研经费的使用无计划，年底迫于资金收回的压力，盲目用钱；同时反应出K高校在项目预算执行过程中缺乏中期检查环节，资金使用过程缺乏科学性。

3.岗位人员缺乏专业度

K高校不相容岗位安排比较合理，但是并未配置专门负责科研项目账务人员，并且在2019年政府会计制度实施后，会计双分录形式出现，财务处工作任务重，工作内容对财务软件的信息化程度要求提高，财务人员只了解自己岗位工作业务，缺乏对其他科室业务的了解，不利于科研项目经费的内部控制；同时，学生代报账现象严重，学生不了解业务流程，对专业问题无法及时处理，这也加重了财务报账的压力。

三、优化高校科研经费内部控制的建议

（一）构建良好科研经费内部控制环境

学校领导层应当提升对科研经费的重视程度，成立科研经费内部控制小组，组内具备有会计、审计、科研专业知识的队员，队员在财务处、审计处、二级学院、国资处、科技处之间轮派，从而提高团队人员业务能力，熟悉业务流程；定期组织培训和学院走访，了解科研人员在科研经费支出过程中遇到的问题，通过培训提升科研人员的内部控制知识水平，提高教师的风险意识，创建良好的科研经费内部控制环境同时应该培养具备专业知识的科研助理，在二级院系及大型科研项目课题组设置科研助理岗，财务人员定期进行科研助理培训，提升科研助理的服务质量，更好的衔接师生、财务处及其他部门的沟通，减轻财务人员与科研人员的工作压力。

为了提高高校科研经费内部控制建设工作的科学性，高校应该统筹财务处和科技处的信息数据平台，形成智能化信息共享系统，使科研人员全面直观的了解科研经费支出情况，合理估计本年度科研项目支出计划，更准确的进行预算申报，避免经费浪费；智慧财务平台还可以促进科研项目的预算执行管理，提高科研项目验收的功能性，降低材料与资产流失的可能性。

（二）加强科研经费预算内部控制

高校应该成立专门的科研经费预算委员会，由财务、审计及相关科研管理领域的专家构成，给科研项目申报者提供预算申报讲座，提高预算申报的科学性实行多重把关审核制度，二级学院，预算委员会及财务处的预算管理岗测算项目经费的支出，给出合理的预算批复。

在预算执行过程中，严格把控预算调整，当预算调整超过一定金额时需要二级院系及科技部门审批，利用智能化信息平台，建立数据共享机制，实现预算调整信息化；预算调整需要经过科研预算委员会的论证，审核其是否有调整的必要，将项目的财务信息及合同等数据通过信息平台共享，实时通过预算控制来保证会计核算和预算的一致性，任何部门对数据调整提出疑问时，审计部门配合项目审计事中审计，防范经费乱支风险。

（三）加强科研经费收支业务控制

K高校应该定期对重大科研项目支出进行分析，及时发现异常支出情况，提高科研经费的使用效率，对于交易金额较大或者频率较高的交易采取实物对账，将账务与实物一一对应；建立智慧财务平台，上线差旅审批平台和会议审批系统，确保事前完成审批手续，降低事后补手续风险，增加合同信息填报功能，合理启用预警规则，利用财务大数据监控系统进行稽核，防止重复使用合同报销及拆分合同报销；同时加大落实责任，项目人加强把控，对故意规避政府采购的拆分采购行为进行制止；对于10万元以上的固定资产验收，要求国资处、财务处、使用部门联合进行实物验收，减少光凭单据验收的现象；

 科研人员及课题财务助理积极关注结余资金的使用进度,合理利用资金,提高资金的使用效益,避免有些项目负责人为了科研经费不被收走,突击集中报销导致不规范支出,加大财务报销工作压力;对于学校统筹管理的结余资金,应该进行制度化管理,出具明确的文件规定结余资金使用范围,支出审批流程等,方便科研人员使用及各部门监督。

 高校应该提高内部审计的职能范围和审计工作质量，贯彻国家放管服政策的同时，做到放而不乱，及时分析科研经费执行情况和实物资产的购置情况，发现监管盲点，提出改进建议，必要时可以聘请外部高级审计人才，强化审计部门的监督力度。加强事中事后监管，创新监督检查方式，推进监督检查数据汇交共享和结果互认，减少过程检查，充分利用大数据等信息手段提高监督检查效率。

四、结语

  近年来，国家陆续出台了一些列措施改革和完善科研经费的管理，在实施扩大科研项目经费管理自主权、减轻科研人员事务性负担等创新“松绑”措施的同时，也提出了充分利用大数据等信息技术动态监管经费使用的监督检查要求，以此确保经费合理规范使用。在新形势下，充分利用大数据时代的技术手段加强高校经费动态监管，对于高校防范财务风险、提高资金使用效益具有重要的意义。本文以K高校为例，对该校每个环节内部控制现状进行了梳理，给出了相应的建议，以期对大众高校科研经费内部控制有帮助。

文章来源：《商业观察》  https://www.zzqklm.com/w/jg/125.html