私人档案管理工作存在的问题与对策分析

 随着社会的转型和改革的深化，社会各界的私人档案也在逐歩形成。私人档案本身具有科学、历史、文化及信息的多种价值，是国家档案资源的一部分，很多也没有被收录进国家档案馆。私人档案的形式多种多样，内容丰富庞杂，折射出一个国家、民族和社会发展的历程。我国私人档案的研究起歩较晚，并且在档案研究方面一直没有得到应有的重视，因此，我国的私人档案研究领域难免存在着一些问题。
一、我国私人档案管理存在的问题
（一）个人保管能力较弱
现阶段，我国档案管理权力过分集中在档案行政管理部门的手中，个人一般很难参与到档案管理中来。这种管理模式占用极大的资源，降低国家行政的效率，私人档案所有者管理档案的积极性。因此，对于私人档案的管理不但要有档案行政管理部门、档案中介机构参与，还应该有档案所有人参与到私人档案的管理行列。私人档案形成主体如不计其数，形成原因多种多样。档案所有者在私人档案方面知识的缺乏，部分所有者并没有意识到私人档案的重要性。即使所有者意识到了档案保管的重要性和价值，却苦于不知如何保管，致使珍贵的档案腐烂，变质。
（二）市场机制的作用还没有充分发挥
档案中介服务机构是专门从事各种档案业务服务的一种社会中介组织。他们处于档案行政管理部门的监督下，为个人、企业提供档案法律咨询、档案专业服务、档案评估鉴定等，如档案事务所、档案咨询服务中心、档案事业服务中心等。私人档案中的一部分是对国家和社会具有保存价值的，私人档案所有者逐渐地认识到私人档案的价值，开始注重私人档案的保存并开始注重追求相关的经济利益。
（三）行政管理上缺乏常规的统一的管理制度
私人档案具有广泛性、多样性、分散性的特点，形成主体、来源、途径、原因也非常的复杂。私人档案管理整个管理过程可以说都是在动态的变化之中，有着与生俱来的复杂性和多变性。由于我国对私人档案关注的时间较迟，研究起歩较晚，对于私人档案的管理工作，我国的档案部门目前还未形成统一的常规管理制度。
（四）档案工作人员的综合素质有待提升
由于对私人档案的研究和关注较少，私人档案与公共档案相比而言，在管理过程中可能会面临很多的法律问题。这就对档案管理人员的工作和素质提出了更高和更严格的要求。现阶段，我国的私人档案管理人员主要是私人档案所有者，档案中介机构也会介入，但相对较少。因此，要加强对于私人档案的保护工作，必须要提高档案工作人员的综合素质。
二、我国私人档案管理发展对策
（一）提升全社会的私人档案保管意识
我们应该通过广泛的宣传来提高全社会对于私人档案的重视程度。宣传的方式是多种多样的。第一，运用大众传播媒介来进行宣传。邀请新闻记者采访和向新闻机构投稿或者是拍摄制作介绍档案和档案工作的影片、录像片等。第二，利用档案专业报刊来进行宣传。通过报刊来宣传私人档案工作的最新成果，增强档案知识的交流。第三，利用网络进行宣传。网络具有传播信息块、影响面广，互动性强等特点，利用网络进行档案知识的宣传无疑是一种很重要的方式。
（二） 建立私人档案的常规管理制度
只有建立了一整套的管理制度才能使得私人档案管理工作正常的开展。第一，纳入国家宏观调控范围的私人档案，需要建立一定的登记和报告制度。应在对档案的所有者以法律形式规定权利和义务，私人档案所有者定期汇报己的私人档案，发现问题并及时处理。私人档案所有者的所有权的转移也必须进行登记，经过批准之后，方可执行。第二，建立收集和征收制度。国家有优先购买、没收、征用、收购和接收、没收的权利。对于没有所有者和继承者的私人档案，国家都有优先接收私人档案的权利。第三，创立私人档案管理系统。这个系统包括管理流程的记录和相关法律法规。
（三）有效发挥和调动市场机制
目前在私人档案管理服务领域的市场主要依赖于中介机构。档案中介机构在所有者与档案管理部门之间可以起到一个协助沟通的作用。有效发挥和调动市场机制就要充分的发挥档案中介机构的作用。使其能提供适当的服务，从而提高私人档案的科学管理水平。从档案行政管理部门的角度，需要转变职能，但这并不是说私人档案管理工作就可以弃之不顾。在私人档案管理的社会服务需求将进一步增强，这是离不开档案中介机构的作用的。
（四）提高档案工作人员的综合素质
在档案管理工作中，人的因素是不可忽视的重要因素。提高私人档案馆人员的业务素质，就要提高管理人员的服务水平。服务质量的提高是私人档案馆良性发展的必要条件。服务质量是现代社会关注的重点问题。服务水平提高了，社会才会予以更多的支持和肯定。另外，提升档案工作人员的综合素质还要引进专门的技术人员，这是建立私人档案馆的必需条件。私人档案馆的人员的配备，需要的是专业的技术人才。
三、结论
总之，随着档案工作者对国家管理的档案范围认识的深化，不论是何种性质的档案馆，都将在社会中承担着更为广泛的角色，发挥更大的作用。私人档案作为档案的一种，必将得到更多的关注和发展。当然私人档案的管理和完善不是一蹴而就的事。首先，必须要提高全社会的私人档案保护意识，其次要建立私人档案的常规管理制度，再次要有效发挥和调动市场机制，最后要提高档案工作人员的综合素质。
【参考文献】
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[4]马辉洪.从私人档案到公共档案──以“卢玮銮教授所藏香港文学档案”为例[J].档案管理,2013(01)
【作者单位：承德护理职业学院】