基于“礼貌原则”的商务英语拒绝类信函的语用分析-英语论文

当今社会随着经济全球化的不断扩大，国际商务往来日益频繁，商务英语信函作为其主要交流媒介之一越来越受到广泛关注。作为国际经济交流的载体，一则好的商务英语信函除词汇、语法上准确无误外，语气的选择与使用也十分讲究，尤其注重礼貌的传达，只有如此方建立和维持良好的贸易关系。虽然语用学中对礼貌现象的研究多以口头语言为主，但其理论基础同样适用于书面语体。商务信函作为一种具有特定商务语境的书面语言形式，礼貌原则的表现十分突出。本文拟就此现象探讨礼貌原则在商务英语拒绝类信函写作中的应用。
2语用学礼貌原则综述
1967年美国语言哲学家格莱斯提出了著名的语用“合作原则(CP)”（CooperativePrinciples）。遗憾的是格莱斯未能就该原则深入阐述和论证。R..Lakoff(1973)试图将礼貌与合作原则整合起来，提出了“语用能力规则”(RulesofPragmaticCompetence)，即礼貌策略。具体包括三个规则，即：1）别强求对方；2）给对方留有余地；3）让对方感觉友好。
20世纪80年代，英国语言学家GeoffreyLeech在“合作原则”的基础上，从修辞学、语体学的角度出发，提出了著名的“礼貌原则”(PolitenessPrinciple)。这一准则又可细分为六大准则，即：A.得体（策略）准则(TactMaxim)：减少表达有损于他人的观点；B.慷慨准则(GenerosityMaxim)：减少表达利己的观点；C.赞誉准则(ApprobationMaxim)：减少表达对他人的贬低；D.谦逊准则(ModestyMaxim)：减少对自己的赞誉；E.一致准则(AgreementMaxim)：减少自己与别人在观点上的不一致；F.同情准则(SympathyMaxim)：减少自己与他人在感情上的对立。
3商务英语信函的礼貌原则
商务英语写作作为一种特殊应用文体通常遵循7C原则，即：1）完整性、(completeness);2)简洁性(conciseness);3)体谅(consideration);4)清晰(clarity);5)具体(concreteness);6)礼貌(courtesy7)正确(correctness)。其中，礼貌原则作为写作原则之一，意义重大。
商务英语写作的礼貌原则具体讲就是要求写作者写信时：1）应真诚；2）使用肯定语气；3）避免发火；（阎善明.51-56）4）使用礼貌语言；5）平等对待对方；6）避免不信任；）7）避免家长式说教（王素清.16-18）。上述礼貌原则一定意义上与Leech的礼貌原则吻合。
4礼貌原则在商务英语拒绝类信函中的语用
商务英语写作中拒绝类信函难度较大，因为任何违背礼貌原则的拒绝必然影响到双方的商务贸易关系，甚至产生巨大的商业损失。而遵循礼貌原则的商务英语信函也必将促进良好的商务关系建立和带来好的经济效益。因此，在商务英语拒绝类信函写作时应努力体现礼貌原则。
4.1商务英语拒绝类信函的语言特点分析
商务英语拒绝类信函种类较多，如询函类拒绝信，订购类拒绝信，索赔类拒
绝信等。该类拒绝性信函多因特殊原因而使得写信方不得不做拒绝性答复。处理得体的这类信件在结构上的共同特征是：1）以感谢性礼貌用语开头；2）陈述事实间接表明拒绝或无法满足对方要求；3）说明原因；4）提出解决性建议或期望；5）礼貌性结尾。
4.2礼貌原则与商务英语拒绝类信函的语用分析
商务英语写作是一种重要的交际活动，如何礼貌委婉拒绝对方不伤和气保持友好的商务关系意义重大。结合语用学的礼貌原则，有效的商务英语拒绝类信函有如下体现：
1）策略原则。在各类得体的拒绝性商务英语信函中，基本能从读者阅读心理出发，几乎所有的开头都先以感激性文字开头，给读者以肯定信息为接下来的隐含性否定答复做铺垫。如比较：
[1]YourrequestthatwereservetwosingleroomsinourhotelforthecomingweekofMarch15hasbeenrefereedtomydepartmentforreply.Unfortunately,wearefullybookedfortheweekofMarch15.
[2]Thankyouforendingusyourreservationrequest.Weappreciateyourinterestinourqualityhotelaccommodation.EarlyreservationsfortwolargeconventiongroupshaveleftuswithnofreeroomsfortheweekofMarch15.
上述2例中例[1]开头就给读者以冷冰冰，不热情，居高临下，公事公办的感觉，接着的内容一个“Unfortunately”就使读者无法再读下去，因为知道是要求无法满足，尽管或许写作者会提出解决方案。显然，该例没有很好遵循策略原则。例[2]则不同，开头以感激性语言稳定读者给读者以舒适温暖，接下来作者并没有使用任何否定性表达拒绝读者但一句对事实的陈述实际暗示了读者的要求因故暂时无法满足。这种处理方法自然而艺术，遵循了策略原则，既婉拒了读者的要求而且合情合理，能让人接受。
简而言之，策略原则体现在婉拒类商务英语信函中就是要求写作者能考虑读者阅读心理，讲求策略，合理铺垫，婉言拒绝，从而达到有效交际的目的。
2）一致原则。按照此原则，在国际商务活动中，贸易双方应尽量减少分歧，增加一致。该原则在商务英语索赔信函的答复方面表现最突出。一般情况下，作为卖方，当买方客户提出退货或索赔，双方应努力争取达成一致。如一家游戏机公司在处理客户索赔时这样处理：
[3]NeitherwenortheHappyGamesCorporationlikestohaveadamagedproductinthehandsofauserbecausewealwaysfollowourmotto“Tomakeourcustomerhappy”Inviewofourlong-standingbusinessrelationship,wepreferyourgivingusanopportunitytohavetheentiremachinesentbackandreplacedatyourexpenseratherthansimplygivingyourclientrefundof200sterlingpoundstohavetheitemfixed.从这段文字可以看出，客户购买的游戏机由于某种原因出了问题要求赔偿。卖方婉拒了对方的赔偿修理费要求而代之以换新货只要求对方负责运费。显然，这种做法就是力求达到双方利益的一致性。买方获得了新的机器，卖方维护了产品的信誉。
3）同情原则。该原则主要适用于订购信的否定答复以及索赔信的否定答复。在国际贸易中，由于客户自身原因造成其订购或退换、索赔要求无法满足时，有效的商务英语拒绝性信函往往会给出充足的理由获取读者的理解和同情，而不是简单的拒绝。例如：
[4]Whatismore,Article6oftheSalesContractspecifiesthatoncematerialsofthiskindareacceptedbythebuyer,theymaynotbereturnedtotheseller.Thisstipulationisdesignedtoprotectallusersandinsurethatmedicinesuppliesarealwaysfresh,untouched,andfullyeffective.Weknowthatthevitamintabletsyouwishtoreturnareunopened.However,wecannotbreakourcontractandaresurethatyoucanunderstandourposition.
[5]Inanefforttominimizeshippingandofficecosts,wehaveestablishedUS$8,900astheminimumaccountforeveryorder.Thesavingsthatresultfromthisregulationarepassedontoourcustomer.
在上述例子中，例[8]作者开宗明义指出合同规定货物一经售出该步退货，并解释这样做是为客户着想，并希望对方能理解。例[9]则从客户角度出发暗示如对方订购金额超过$8,900对双方均有利，希望对方理解。这两例都是拒绝性信函，但写作者并没有简单地拒绝读者要求，增加对方的对立情绪，而是以充足合情合理的理由博得对方同情，获得对方理解，从而最终解决问题。
5结语
礼貌原则作为商务英语写作的重要原则一定程度上印证了Leech的语用礼貌原则。在拒绝性商务信函中，Leech的礼貌原则得到了充分体现。学习和研究礼貌原则并恰当应用与商务英语的写作事件对于提高商务沟通的效果意义重大。礼貌原则作为重要原则应引起广大商务英语写作人员的充分重视，也值得英语语言学习者的研究。