高校电子发票无纸化报销存在的问题及优化路径——以T大学为例

一、电子发票无纸化报销的现实意义

（一）实现电子发票无纸化报销是“碳中和”、“碳达峰”理念[1]的内在要求

2020年9月22日，习近平主席在第七十五届联合国大会一般性辩论上发表讲话，承诺中国将在2030年前实现“碳达峰”，努力争取2060年前实现碳中和。其实早在2019年，第25届联合国气候变化大会期间，T大学就有关碳中和的相关领域进行了积极参与，提出了自己的研究计划，为实现碳中和的目标贡献自己的力量。美国加州州立大学北岭分校通过数据研究表明，树木对实现碳中和有重要作用，实现碳中和的三个技术手段是降碳、零碳、负碳[2]。节约用纸，实现无纸化就是“降碳”的实现途径之一，而我们可以通过信息化的手段去优化管理模式，建设低碳校园[3]。

（二）实现电子发票无纸化报销是科研经费管理的必然选择

《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费的若干意见》（国办发【2021】32号）中明确指出减轻科研人员事务性负担，改进财务报销管理方式，推进科研经费无纸化报销试点，选择部分电子票据接收、入账、归档处理工作量比较大的中央高校、科研院所、企业，纳入电子入账凭证跨级数据标准推广范围，推动科研经费数字化、无纸化。实际上，T大学早在2020年就逐渐将收入确认、支出报销的无纸化核算纳入计划中，分别于2020年9月份推出资金结算平台试点电子发票开具和收入确认工作，于2021年9月开展电子发票无纸化报销工作。T大学对于无纸化智能办公的探索从未停止，据可靠数据显示，早在2017年T大学就率先和提出电子成绩单数字签名可信归档的解决方法，这些努力，也为高校建立电子档案系统提供了良好的基础。

（三）电子发票无纸化报销是数字经济发展，中国税务信息化改革和企业数字化转型的必然要求

据国内权威数字媒体机构I-Media Research（艾媒咨询）研究分析，2017年-2020年中国电子发票开具数量规模逐年猛涨(如下图1)，2020年电子发票开具数量为246亿张，2021年电子发票开具数量更是将近500亿张，预计2022年仍会继续呈上升趋势。国家对于电子发票的推广是发票报销电子化、无纸化的风向标，发票报销逐渐从人工向智能化变革。高校推广试点无纸化报销模式，是发展信息化和数字化经济的现实要求[4]。

图12017-2021电子发票开具数量

二、T大学报销模式的演变

（一）“面对面”服务模式

“面对面”服务模式也就是传统的窗口报销，财务报销经办人与财务审核人员“面对面”沟通交流，然后进行财务结算（如图所示）。这种模式好处在于可以很直观同当事人进行业务交流，财务审核人员可以更直接的同当事人了解报销业务的真实情况，保障了会计核算的真实性和准确性。但是，这种模式在疫情大流行的趋势下存在很大的弊端，首先，它增加了人与人之间的接触，使得高校防疫风险大大上升；其次，就模式本身而言，会使得工作的效率大大降低，不符合科研经费“放管服”改革的需要，使得科研老师陷入“报销繁琐”的困境中;最后，这种模式也不符合高校“双一流”改革的要求，不符合T大学财务服务争创国际化、智能化服务的趋势。

                     图2.“面对面”报销模式

（二）“自助报账”模式

T大学在2017年6月份上线了网上自助报账系统，开发了借款、日常报销、国内差旅费报销、公务卡等几个网报模块。财务经办人只需在网上填报报销单，后附需要报销的票据，签好字后送各区财务进行报销。（如图）这种形式较“面对面”模式而言，节省了经办人时间，经办人不需在现场等待审核，在一定程度上缓解了“报销繁”的压力，提高了财务报销的工作效率。缺点是经办人仍然需要去现场送报销材料，审核人员后期发现材料有问题后还需要联系经办人，无形中增加了业务处理的时间成本，使得报销工作“二次返工”。

图3.“自助报账”模式

（三）“投递机投递”模式

T大学在2018年末试点，2019年正式上线投递机投递报销模式，在校内各个需求高的网点放置网报投递机，由财务部门人员每天定时取送报销单至各财务室处理（如图）。进一步完善了自助报账系统的线上反馈功能，借助财务微信公众号，对接自助报账系统，适时对师生的报销结果推送反馈。这种模式在报销流程上进一步优化，节约了沟通成本，报销不合格的材料被退回后，直接利用平台进行推送，同时备注应当联系的财务人员，节约了沟通时间，缩短了票据流通的时间，提高了工作效率[5]。缺点是无形中增加了财务审核人员的工作量，各财务室需要对投递的单据进行分单，然后交各审核人员制单，出现问题后再沟通反馈，一些问题单据需要经办人再次去各财务室进行解决，报销单并不是“投递”即完成。

图4.“投递机投递”模式

（四）“无纸化”报销模式

1.对接国家税务局票据验证系统

无纸化报销模式构建了“我的票夹”功能模块，该模块与国家税务局电子发票系统对接，实现数据互通，经办人员在将电子发票上传至“我的票夹”后即可实现线上验证，保证了电子发票的真实性和唯一性，而这对于无纸化报销是至关重要的。“我的票夹”功能还支持对所有上传票据的数字化管理，师生可根据需求对上传的电子发票做标记、归类等处理。在勾选所需报销的电子发票后，即可进入无纸化报销环节，线上提交无纸化报销单。

2.对接财务线上审批系统

师生在提交无纸化报销单之后，即进入线上审批环节，根据学校内控制的要求，在审签环节进行审批层级的设置，可直接通过电脑端或手机端的财务审批功能推荐给相关负责人。相关人员可以实现在线审批，并且可以在手机移动端进行审批确认，大大提高了审批效率。

3.实现了电子发票报销线上全过程控制

通过审批的报销单可以直接线上推送至财务室自助接单库，各财务室在收到推送后即可进行账务处理。整个过程从发票的取得到报销完全实现了线上操作，突破了时间和空间的限制。经办人需要做的仅仅是发票在线上传，项目负责人或者相关人员在线对报销票据进行审批确认，同时在线推送给财务部门，财务人员进行线上接单分单并进行账务处理。真正实现了“让数据多跑路，师生少跑腿” [6]。更重要的是各个环节是可以适时进行监控和追踪，打破了财务报销数据信息孤岛的壁垒，所有相关人员都可以查询到报销单据的状态。

图5.“无纸化”报销模式

三、T大学电子发票无纸化报销存在的问题

（一）电子发票无纸化报销在试点扩大过程中，系统上存在很多有待优化的地方

1.“我的票夹”管理有待优化

由于电子发票无纸化报销依托系统开发的“我的票夹”功能模块，需要报销的票据都会首先上传至“我的票夹”，上传完毕后系统会与税务局电子发票系统对接，实现实时验证。但是由于票据种类繁多，目前仍存在一些票据无法验证的情况，导致这类发票无法实现无纸化报销。另一方面电子发票无纸化报销对票据格式有一定的要求，必须是发票源文件，且格式为PDF或者OFD的才可以上传，这也导致师生在报销过程中存在一定的局限性。

2.票据验证存在时间上的滞后性

当天开具的电子发票由于数据上传需要时间，当天开具的电子发票不能进行验证，需要隔天才能验证，报销人员需要等待数据更新才可验证报销。

3.无纸化报销路径有待优化

目前在进行无纸化报销时，要先进入“我的票夹”上传票据，对发票经办人和证明人进行添加，之后再进入“无纸化报销模块”进行报销单据的填写和提交，流程路径有待优化。理想路径是直接在“我的票夹”模块直接勾选需要报销的发票，通过链接方式直接进行无纸化单据的提交。这也是后期需要逐步优化的程序之一。

（二）部分财务工作人员对信息化工作认识不足，信息化业务能力有待提高

对高校财务服务人员来说，一部分财务服务人员还采用传统的服务方式，大多专注于具体业务，重视专业知识的业务讨论与学习，综合素质能力不足，计算机知识储备不足，对数据库建设等专业操作更是敬而远之。还有的财务服务人员自身不重视信息化，这样也无法将财务信息化指导给科研助理或者财务经办人员，这直接导致电子发票无纸化报销的推进步履维艰[7]；

一些经费责任人或者项目负责人本人忙于科研工作，无暇顾及经费报销使用的规范性，对财务部门的一些信息化、智能化改革漠不关心。要知道项目负责人只要能学习一些财务报销的基本常识，学习一些经费报销的信息化流程，将会对经费的使用产生“事半功倍”的效果；

科研助理或者财务报销经办人由于长时间和财务部门业务沟通交流，一时间习惯了传统的报销方式，信息化改革后，产生为难情绪，不愿意接受或者学习新的报销模式也是无纸化报销推进缓慢的原因。

（三）T高校共享服务平台不全面，部门之间联动不足

高校的运转依靠的是各个部门间的合作，要真正全面实现电子发票无纸化报销，必须依赖各部门的鼎力合作，因为电子发票无纸化报销涉及到学校的资产管理配置、试剂材料的保管、办公物资采购甚至是差旅费报销得等一系列可能涉及的所有业务，这些业务所涉及的部门有资产处、实验室管理处、各院系部处等，所以必须重视各部门之间互联网和办公平台的使用。但是目前由于各个部门所使用的软件通常不是一个公司提供，所以之间的业务联系无法顺利搭建，无法充分实现业务间的对接和沟通。同时由于各部门权限问题，无法真正实现完整的财务共享平台，这样的现实状况为实现电子发票无纸化报销带来了不利影响。 

四、电子发票无纸化报销的优化路径

（一）继续优化电子发票无纸化报销系统，提高其可操作性和便捷性

在大数据时代下，T高校应该充分依托大数据与互联网平台，结合实际的工作发展需要对电子发票无纸化报销系统进行进一步优化。

完善电子发票“我的票夹”功能模块，增加预设电子票据的种类，比如增加机票电子票据、火车票电子票据等，只有扩大可验证票据的范围才能提高师生对电子发票无纸化报销的使用率，才能提高报销的便捷性。

解决部分地区电子发票验证困难问题，比如浙江、广东通用电子发票、深圳区块链电子发票、财政类电子票据等，可单独设置验正选项，提高电子发票验证的准确性。将光学字符识别（Optical Character Recognition OCR）技术扩大应用到电子发票审核过程中，实现财务智能审核，确保电子发票报销的真实性和唯一性[8].

针对电子发票验证的滞后性，可通过实时及时上传发票数据，提高数据转换效率的形式来解决。优化无纸化报销路径，采用单一接口进入的形式，减少不必要的信息路径，不让老师在信息化的流程上多浪费时间，否则也就失去了信息化的意义。让财务经办人从电子发票入手一步到位过渡至无纸化报销模式，真正实现路径优化才能实现“让数据多跑路，师生少跑腿”的目标。

（二）全面提高学校财务工作人员的业务水平

     高校财务信息化是历史的选择，更是发展的趋势，随着各类智能化的报销系统上线，财务审核工作不再是简单的手工制单，对于审核人员而言，需要的是综合科研管理需求和财务管理需求的专业型人才。尤其是在技术方面，审核人员不仅要了解最新的财务政策，掌握各类经费支出的要求，并且还需要熟悉操作和使用各类报销系统，更需要财务人员熟悉计算机信息技术操作系统。这就要求加强财务人员计算机网络知识的学习，成为全能型、复合型的财务人员。同时，作为专业的财务人员还应该积极转变传统思维，学习信息化相关软件，提出对于软件使用和设计的需求，更好地解决系统设置上的漏洞。最后，还要重视培训，对内和对外的培训，高校内部需要加强对专业财务人员的无纸化报销业务培训，对外要加强对服务对象的操作培训，只有双方共同努力，才会，真正实现无纸化办公，减少面对面接触，提升工作效率。

（三）建立健全财务共享服务平台

高校财务工作联系方方面面，涉及学校各个经济活动，但是各部门所使用的软件是分裂的，导致许多业务之间的联系无法顺利搭建，缺乏共享的管理服务平台，无法实现业务间的对接和沟通。目前API(Application Programming Interface) 即应用程序编程接口技术，可以实现不同程序进行信息交互，在一定程度上为建设共享服务平台解决了技术性难题[9]。通过API技术，我们可加快各部门的信息对接进程，实现数据自动连接与核对，提高管理的规范性与全局性。对电子发票无纸化报销而言，可利用此技术加强网上自助报账系统、审批系统、资产管理系统、试剂耗材系统等之间的勾稽联系。只有建立各部门系统之间的联动，实现系统互联，才能大大提高工作效率，提高核算的准确性[10]。此外，我们可以通过线下的调研、走访、参观，线上的参与其他部门业务培训的形式，促进业务融通，找到业务对接点，从而优化财务流程，增强师生体验感、获得感。

五、结语

在这场电子发票“无纸化”报销改革的浪潮中，T高校勇于尝试，积极探索，摸索出一条适用于自身服务特色的发展之路，尽管探索的过程中遇到了很多的挫折和挑战，正是这些挫折和挑战使得T高校财务服务“无纸化”的道路更加光明。目前，T高校对于“无纸化”的探索并未停止，财务人员会继续深化学习，提供数字化、智能化的财务服务，相信在不久的将来，各项业务均能逐步实现“无纸化”，从而为T高校高质量的财务管理工作奠定坚实基础。

本文来源：《商业观察》https://www.zzqklm.com/w/jg/125.html