如何突破应用文写作中的语言难关

一、把握具体文体的独特风格

曹丕在《典论·论文》中说：“夫文本而末异”，意思是一切文章都有其共同的规则，而各种文体又自有其不同的特点，应用文写作亦然。所有的应用文都具有规范、真实、简洁、实用的特点，但不同的应用文体又自有其不同的风格。这些不同的风格决定了具体文体的句子组织和语言表达。下面结合具体例子来说明。

令是行政公文中最庄严的文体，因此，行文要求篇幅精短有力，语气斩钉截铁。如：“《沿海航标管理办法》已于2003年6月25日经第九次部务会议通过，现予公布，自2003年9月起执行。”（中华人民共和国交通部令）。全文只有一句话，没有任何的理由和解释，行文极其简要而用语严谨。

在行政公文中，决定的庄严性仅次于令。为了区别于令的庄严的风格，我们对决定的风格许以庄重。相对于令，决定的作出必须有理有据，郑重其事。而且，决定的事项必须清晰明确，便于执行。另外，贯穿于行文中的语气要坚决果断，不容置疑。

通告和通知都是告知大众应该知晓的事情，故以诚恳为主要风格。为了便于大众在过目之后就能迅速掌握相关内容，叙述的语言往往清楚而易懂。而且，为了便于群众理解和支持通告事项，开头第一自然段往往要说明目的，并多用“为了……”这样的介词短语句式。如《关于轨道交通路网票制票价的通告》：“为充分发挥轨道交通在城市公共交通中的骨干作用，鼓励市民优先选择轨道交通出行，进一步缓解城市交通拥堵，提高城市公共服务和管理水平，本着公交优先、坚持低票价政策的原则经市政府批准，北京市轨道交通执行新的票制票价。”

报告和请示，同为上行文，同有谦敬的风格，但报告强调平和，当用陈述的语气，而请示则强调得体，重在不卑不亢。关于报告，为示郑重其事，故文尾常用“专此报告”或“报告完毕”等专门用语。而请示的结束语，则常用“以上请示，如无不妥，请批复”等话语，中间之所以用逗号隔开，也是为了放慢节奏，取语气和缓之效。否则，不用逗号隔开，节奏偏快，容易给人以态度急躁、催促的感觉，便破坏了请示谦和得体的的整体风格。

在各种应用文体当中，函是最典雅的一种文体。因此，为了达到典雅的效果，行文中常用一定的文言词语。如：用“据悉”代替“得知”，用“收悉”代替“收到”，用“函复”代替“回复”，用“亟待”代替“迫切需要”，用“拟”代替“打算”，用“届时”代替“到时候”等。行文的结束语也往往典雅而不失礼貌，如：“如蒙慨允，恳请函复为盼”、“特此函告，望大力支持为盼”等等，这些语言皆平和而雅致，言简而意丰。

会议纪要则以简要忠实为其风格。会议纪要既然要体现简要的风格，便有别于会议记录之全面自然地实录会议进程和会议中的发言，而是要对会议内容进行整理，做到有重点、有层次的把握。所记内容既要条分缕析，又要提纲挈领。为了体现忠实的风格，行文中常用“会议讨论了以下几个问题”，“会议考虑”，“会议认为”等第三人称的表达方式，而不会用“我们决定了”，“我们讨论了”等以第一人称为主语的表达方式。

以上可知，不同的应用文体自有属于它自身的独特风格，风格不同，语言表述和语气便也不同。因此，我们在写作应用文时，一定要弄清楚各个应用文体的个性化风格，然后运用符合其风格的语言表述。

二、立足于具体的情境

这里所说的具体情境包括不同的场合、不同的受众以及不同的制作公文的单位等。场合不同，语言应该是热烈喜庆还是庄严肃穆自然有别。下面我们将结合具体例子来谈单位特点和受众层次对语言风格的影响。例子一：

                                  请  柬

         ——先生（女士）：

    盛世文明，宜歌宜颂。为倾豪情以共写风骚，特备清茗一盏及盛情盈盈，诚邀诸君以襄文事。

    谨定于2007年12月12日（星期五）下午3:00到5:00在广州东风中路广东大厦二楼宴会厅，举行××日报文艺部作者座谈会。

             翘盼光临，千祈勿却！

                                             ××日报文艺部敬约

                                          2007年11月30日

这封请柬在语言上整散结合、亦文亦白，将文言的简练典雅与口语的通俗明快融为一体，体现出极好的文学素养和礼仪修养。行文虽然文字不多，但文采已显，并完全符合本请柬制作单位的身份和风格。

例子二：

邀 请 函

         ——董事长：

             为加强你我两公司之联系，敝公司董事长谢××先生现诚邀沈先生阁下，及另外三位同仁于11 月间莅临敝公司作商业访问，为期约四天，商讨两公司合作发展中国房地产及贸易等事宜，期间贵宾膳宿安排敝公司将尽东道之谊。至于贵公司申请来港手续，劳烦贵公司办理。

            祈早赐复，亦盼寄予贵公司来港成员名单及职级，使敝公司能早作安排，贵公司同仁能拔冗亲临赐教，将会是敝公司的莫大荣幸。

            敬颂

        财祺！

                                                         ××发展有限公司

                                                         总经理：——

                                                            2009年7月25日

如上所述，同是邀请，由于公文制作者所在单位不同，目的不同，受众不同，风格自然也大相径庭。

有时，即使是表达同样的意思，由于受众层次不同，语言风格也应有所区别。如例子三中，表达时间的流逝用了“光阴似箭、日月如梭”这样的四字成语，而在一封幼儿园发给家长的邀请信中，同样是表达时间的流逝，则用了“时间像小马车，滴答滴答向前跑”这样的表述，风格活泼而轻快。又如，同样是希望受邀者能来参加相关会议，例子一中用了“翘盼光临，千祈勿却！”而有的则用“届时敬请光临”，还有的则更加口语化，如“请您一定准时参加。”总之，遣词造句的风格全视具体情境而定，用语宜雅则雅，该俗则俗。

三、  适当体现写作者的个人风格

比尔·布托斯说：“风格其实是一种本能。”无论写什么样的文体，我们都应该有自己的风格。当然，应用文写作也不例外。

试以求职信为例。且不说关于求职信的正文内容，每个人均应视自己的学历、专业、优势而有针对性地向用人单位做介绍。只看开头和结语，我们就发现，不同写作者有不同的语言表述风格，自然也给人以不同的印象。开头如：“请允许我占用您的一点宝贵时间。”又如：“真诚地感谢您在百忙之中浏览这份求职资料。这里有一颗热情而赤诚的心渴望得到您的了解与帮助。”对比这两种不同的开头方式，我们发现，前者用语简单朴实，表现了求职者善解人意、替人着想的基本素养。后者用语则谦谨有礼、大方得体，不仅让人感受到了求职者的修养，而且也让人感受到了他的热切。在有的求职信中，行文一开头就简洁而有礼貌地表达了自己求职的愿望和动机，彬彬有礼而无阿谀之态。如“贵校优越的治学环境和贵系的学术水平，我早有所闻。心窃羡之，慕名求职。”结尾的情况亦同此理。有的自信满满，热情洋溢，如：“我想，在贵公司技术部的工作岗位上，正是我施展能力的大舞台。”有的自然得体，大度诚恳，如：“恳切地盼望得到贵系的青睐。贵系任何形式的回复我都将视为关怀和鼓励，都将不胜感激。我盼望能尽快得到您的回复。” 开头与结尾虽寥寥数语，但已有见文如见人之效。在这些语言背后，求职者的学识、性格、情商、修养、心态、作风已初步展现。                     

汉代辞赋家东方朔正是凭着一封一百五十余字的自荐信，打败了成百上千的竞争对手。全文如下：  

         臣朔少失父母，长养兄嫂。年十二，学书三冬，文史足用。十五学击剑，十六学诗书，诵二十二万言。十九学孙、吴兵法，战阵之具，钲鼓之教，诵二十二万言。凡臣朔固已诵四十四万言。又常服子路之言。臣朔年二十二，长九尺三寸，目若悬珠，齿若编贝，勇若孟贲，捷若庆忌，廉若鲍叔，信若尾生，若此可以为天子大臣矣。臣朔昧死，再拜以闻。

 东方朔的这封自荐信言短意赅。行文思路清晰，目的明确，亦不乏文采。从叙述的语气来看，平静而沉稳，豪迈而旷达，虽理直气壮，但没有恃才傲物，而是不亢不卑。不过，今人如欲模仿，便落入下策，因为这只能代表东方朔自己的风格，而我们自己的求职信则必须有属于自己的风格。

学生的求职信应该有其个人风格，不能千篇一律，领导者的讲话稿亦然。从近年来许多大学校长在学生毕业之际的讲话中，我们发现，个人风格越明显，学生便越感兴趣，也越记忆深刻。如华南理工大学李元元校长说：“看到校园风驰而过的外卖车，我知道，也许饭堂的饭菜还不够给力；看到你们把《非诚勿扰》搬进校园，我知道，也许华工的男女生还未达到最佳比例。”这些话语皆反映了一个理科大学校长没有回避问题而是正视现实的理性精神。北大校长周其凤先生则在其讲话稿中将网络词汇信手拈来：“请你们忘记成绩单上的分数，荣耀也好，郁闷也罢，那真的只是‘浮云’；请你们忘记曾经和同学之间发生过的不愉快，多想想那些纯真的友情，你们就不会那么的‘伤不起’。” 他最后还仿用诗文“多年以后，你们来，或者不来，母校就在这里，不舍不弃；见，或者不见，我们的心永在一起，不分不离！”语言点铁成金，富于新变，这些流行语的运用颇有“万绿丛中一点红”的奇效。

从以上例子可以看出，个人风格之于应用文写作的重要性。而且，在体现个人风格的同时，一些应用文体还要求能携带出个人真诚的感情，并让别人感受到这种真诚。

总之，应用文的写作格式虽然是严格的、死板的，但如果连语言也都格式化了，就等于放弃了语言的灵活性和表达的多样性。因此，关于应用文的写作，我们应在遵循其写作格式和写作规范的前提下，认真领悟相关文体和具体情境的风格要求，并在一定的范围内寻求自由的表达，只有这样，才能过好应用文写作中的语言难关，写出真正优秀的应用文。

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