浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

当前，事业单位的档案管理工作已经大体上实现了信息化转变，从纸质类型的档案管理工作逐渐面向信息化。信息化类型的档案管理模式与数字化档案资料，不论是从资料类型还是管理工作的运作原理上，都与传统模式下的档案管理工作具有较大差异。国内由于信息化建设步伐启动相对缓慢，并且在事业单位档案管理岗位的人员管理与信息化技术培训等工作中，还存在制度管理不够全面以及人员培训工作不够深入等情况，在一定程度上对电子档案管理工作的效率与质量造成影响。

一、电子档案的作用分析

电子档案在功能性上不仅具有存储、记录方便的优点，同时能够支持多种类型的档案数据资料记录。如音频类型、视频类型与图像类型等。电子档案功能对于多种信息源的数据资料具有良好的记录功能。其次，电子档案可以借助计算机系统的高效查找功能，满足多变、特定、复杂的档案资料调取需求，并且在存储量上可以借助云端技术以及相关数据库功能，实现海量档案数据信息录入。电子档案的技术模式对于档案管理工作效率与质量具有较好的促进作用。在总的技术优势上，电子档案在档案管理工作中的作用主要包含以下几个方面：

（一）提高档案管理工作质量

在现阶段的档案管理工作发展中，高效化、精确化与多功能化是普遍性要求。电子档案通过计算机技术的逻辑运算与智能技术等方面的应用，可以为档案管理工作人员提供较为便捷的技术手段，对于不同类型或者数据量较大的档案资料，可以通过计算机系统的分类功能与资料筛选功能等，促使档案管理可以在原有的基础上进一步提高效率和质量。以往的档案管理模式主要根据纸质类型的档案资料实施相应的管理工作，纸质类型的档案资料模式由于人工审核和手工管理等阶段效率较为低下，造成纸质档案的管理工作中容易出现分类错误、档案资料调取缓慢等情况，不利于提高事业单位的档案服务工作。因此，在当前的信息化发展背景下，事业单位应在原有的基础上加强对电子档案的运用和管理，转变以往手工录入与人工入卷等方式，进一步提高事业单位的档案管理服务功能。[1]

（二）节约成本

纸质档案类型在原有的事业单位档案管理工作中，不仅需要耗费大量的人力资源、财务资源与时间成本等，也容易在类型复杂、重复、数量众多的纸质档案中出现分类混乱的情况，导致在后续档案资料调取与精确化管理的工作中缺乏高效性。纸制类型的档案资料在后续的管理工作中，也容易造成档案数据的筛选、调用与分类管理造成不便。而电子档案的资料类型，在计算机系统中具有一套完整的数据逻辑结构，依靠计算机系统的高速运算功能，可以对多种类型的电子档案管理资料实现精细化与高效化管理。其次，在后续的档案资料调取过程中，电子档案资料本身可以通过计算机系统的智能化分类、运算与数据化存储功能，实现高效、精确的档案数据信息调取，对于提高事业单位的工作服务质量具有重要意义。因此，在后续的档案管理工作与服务工作中，事业单位应在原有的基础上，结合电子档案的技术特点实施相应的管理工作优化，以此进一步提高档案管理工作的整体质量和效率。[2]

（三）有利于档案管理工作提高运行效率

从信息化的角度上看，电子数据档案类型的档案资料本身，可以借助电子计算机系统途径实现信息源的编码转化，在存储形式上也与传统类型的档案资料具有较大差距。在档案资料的存储途径、技术模式与管理方式上，电子档案可以借助计算机平台实施档案信息的功能化转变，以此借助计算机数据库与区域网络环境的高效信息互通，促使档案管理工作实现高效的信息化运行。电子档案属于技术层面与管理层面的双重优化，相对于传统档案管理工作而言，数据化与网络化的档案资料管理和运行模式，可以借助计算系统的精确化分类与高速运行的逻辑运算功能，促使档案资料在分类管理、录入以及后期筛选调用等阶段进一步提升运行效率。[3]

二、事业单位电子档案管理存在的不足

（一）安全管理意识存在的不足

电子档案在内容的呈现方式上，一般需要借助计算机系统的编码转化功能，通过数据信息的转化，在计算机平台上呈现出原有的档案数据信息。与以往的纸质档案类型相比，电子档案的运行平台与技术应用等方面主要通过计算机系统进行运行和呈现，纸质档案资料则更多依靠人工管理与手工录入等方式进行管理。档案管理工作虽然可以借助计算机技术提高档案管理质量和效率，但也面临计算机系统的安全风险，比如计算机病毒攻击与黑客攻击等，这些都会造成电子档案资料的丢失与盗用，最终对档案管理工作造成恶劣影响。比如，国内著名的“熊猫烧香”计算机病毒，在早期事业单位的档案管理工作中造成极其恶劣的影响，这也是电子档案所面临的存储风险之一。国内部分事业单位在电子档案安全管理的制度建设与工作管理上，还缺乏完善、系统的档案信息管理模式，对档案存储埋下了较大的信息安全隐患。对此，在后续的电子档案存储工作中，事业单位应针对信息安全这一环节，对电子档案的来源与类型进行全面的安全检测工作，避免不知名、来源不明确的电子档案信息侵入事业单位档案管理系统。此外，针对网络黑客的攻击，在当前的电子档案管理工作上，事业单位也应成立相应的安全监管部门，以应对网络黑客对电子档案管理系统造成的攻击。

（二）电子档案规范化建设存在不足

电子档案管理工作相对于纸质类型的档案管理工作，在技术要求与管理思维的要求上，也具有相对严格的标准。部分事业单位在电子档案资料的管理工作上，由于忽视计算机档案管理系统的优化以及工作人员的专业素质教育，导致电子档案管理工作在实际的运行过程中还存在安全风险、分类管理质量较差等情况。其次，电子档案由于数字化模式的便捷性，导致在档案资料修改上也相对便捷。部分档案管理岗位的人员由于自身专业素质参差不齐，造成电子档案的真实性与时效性还存在较大变动和不确定性，影响单子档案的使用质量。在电子安全管理工作上，相关事业单位的档案管理人员还缺乏过硬的计算机技术，造成档案管理工作在安全管理方面还存在较大漏洞，电子档案的应用虽然可以在管理模式上发挥高效率、高精确度等优势，但针对网络信息安全方面管理缺陷，事业单位在后续的电子档案管理工作中，也应注重专业人才的技能培训与专业素质培养，以此保障到电子档案管理工作可以在原有的基础上得到较好的信息安全保障。

三、电子档案管理的优化思路与改善建议

电子档案由于自身的数据类型属性具有一定开放性，在管理模式上需要管理人员具备较好的计算机水平与网络信息安全观念。针对电子档案的技术特点与管理需求，事业单位可从以下几个方面依次进行优化。

（一）加强管理制度建设

档案管理制度的规范化是保障档案管理工作效率与规范性的重要依据之一。电子档案的管理工作本身主要依托于计算机系统与网络平台，针对电子档案的管理平台特点，事业单位在电子档案的精细化管理工作中，应针对计算机平台的管理途径，对电子档案的信息录入、存档、编排与校审等环节制定完善的制度管理内容。通过管理制度的规范化建设，促使档案管理人员在处理电子档案数据信息的过程中，能够依靠明确的制度管理规定对档案内容进行分类处理，以此保障电子档案信息的规范性。其次，针对电子档案系统的更新情况，在后续的电子档案管理工作上，事业单位也应根据档案管理平台的更新情况，通过加强档案管理人员的方式，促使工作人员能够在档案管理工作中结合计算机管理系统的特点，调整电子档案的管理方式。另外，在电子档案的调取、查阅等管理工作上，事业单位也应针对电子档案的输入、取用、预览与更改等环节，实施明确的审批制度制定，确保电子档案的数据信息变动情况可以及时、明确反馈，避免后续电子档案的失真。电子档案自身的技术特点与资料呈现特殊性，导致其在资料录入、中间环节审阅与后续档案资料调取的过程中，容易出现人为更改档案资料等情况，造成电子档案的真实性存在缺陷。对此，事业单位在后续的电子档案管理工作上，还应针对不同档案管理工作环节，制定完善的录入、审阅、调取管理制度，保障电子档案的管理工作可以实现全流程优化。[3]

（二）优化电子档案管理机制

在电子档案的管理机制上，事业单位的各个部门之间应制定一套完整、统一的管理机制，通过详细、明确、系统的档案管理机制，确保电子档案管理工作能够在信息源的处理上具有统一性。其次，针对不同部门对电子档案的使用需求，档案管理部门也应对各个部门的档案取用指令、风险评估等做出相应准备。在后续的档案监测 工作上，事业单位也应结合实际需求，成立专门的档案监察部门，对电子档案的各个管理环节进行全面监测，避免因个人因素造成电子档案的管理失效。[4]

（三）加大电子档案建设力度

电子档案在技术层面上可以为事业单位的档案管理工作提供多种便捷手段，同时，在档案资料的分类与取用环节上，电子档案的管理系统可以借助相应的逻辑运算功能提高档案资料的筛选、取用效率。从电子档案的功能性上可以发现，电子档案自身的数据类型与技术特性使其可以应对多种使用场景。对于电子档案的建设力度，现有的事业单位需结合自身的资金规划与政策情况，逐步加大对电子档案管理模式的建设力度。事业单位的档案服务在当前的社会发展过程中，总体的服务要求越来越高，不仅需要体现出高效性，还要在档案服务的质量上进一步提高。电子档案本身的信息呈现方式与运行模式，可以通过计算机系统的智能化分类管理功能，进一步提高事业单位的档案管理质量和效率。因此，事业单位在后续的电子档案管理工作中，需要进一步加大该方面的资金投入、技术投入与人才投入，促使电子档案的各个管理、运行环节可以得到较好的资金保障、技术保障与人才保障。[5]

（四）加强电子档案制度建设与安全管理

在电子档案的宏观管理工作上，事业单位的上级管理部门应根据档案管理部门的工作目标，实施重点、全面把控和规划，再通过阶段性考核的工作落实，对档案管理人员的工作模式与具体流程进行质量监督与规范化管理。政府主管方面，应从全国范围内的电子档案管理工作发展情况，进行工作经验与发展规划的总结，为当前事业党委的电子档案管理模式提供明确的发展目标。另外，事业单位需根据电子档案管理工作中存在的不足，以此进行错误纠正、管理优化等工作，进一步推动电子档案规范化管理工作的落实。在安全管理工作方面，事业单位需针对电子档案的运行平台、网络环境等，实施全面的档案安全管理制度建设，通过计算机网络安全人才的引进与电子档案规范使用、更改、审阅制度制定，为电子档案的管理工作提供相应的安全保障，进一步提高电子档案管理给工作的安全性与有效性。

结语：综上，在现阶段电子档案的管理工作上，事业单位需从技术层面、管理层面与人才管理等层面上，以此进行管理优化与技术创新，为电子档案的管理工作提供全面保障。为使单子档案的管理工作可以在新时期的社会发展背景下实现较好的发展，事业单位应结合电子档案的类型、技术特点与系统特性等，从管理制度、管理工作与人员管理等方面依次进行优化，以此保障电子档案的管理工作可以在新时期的社会环境中，适应时代发展与档案服务要求的转变。

本文来源：《文化产业》https://www.zzqklm.com/w/wy/25136.html