信息化背景下高校学生档案管理工作的新发展

一、以往高校学生档案管理工作存在的问题

    信息化技术的不断发展，促进了整个社会的管理手段产生了翻天覆地的变化，如果不能紧跟时代发展的潮流，在高校学生档案管理中充分认识到信息化技术的重要性，就会制约高校学生档案管理工作的发展，影响档案的利用效益，对学生的学习、就业造成很大的影响，所以为了更好地在高校中普及信息化技术，我们就必须认识到目前高校雪深档案管理工作中存在的问题：

    1、缺乏必要的制度保证

    任何新的技术或者是新思想的形成都是需要一定的基础的，同样信息化技术在高校学生档案管理管理中的推行也是需要一定的制度基础的，现在高校管理学生档案缺乏一定的标准，有的分配给相应的院系来管理，还有的就是把整个学校的档案都放在一起，学生的档案管理工作实际上缺少一定的专门的管理部门，标准不一的管理形式，管理制度缺乏必要的标准，既没有相关的部门的保证，也没有相关人员的定额配置，档案管理工作的绩效、考勤、人员晋升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保证使得高校的学生档案管理工作不具备实行信息化的制度保证，既提出不了必要的场所设备，也提供不了专业的人才，也没有相应的人事管理制度做配套，学生档案管理的效率也无从保证。

    2、思想观念滞后

    很多高校在认识高校学生档案管理工作的时候的观念还是非常陈旧的，认为档案管理就是配备一定的人员对档案信息进行必要的收集、录入、编码、归档、设置检索等步骤，如果学生需要自己的档案的话就可以自己去档案室去拿。但是随着信息技术的不断发展，就使得这种方法已经不符合资源最佳配置的方式，使得这种管理方式遭到市场法则的遗弃，其不但存在档案流复杂、档案缺乏备份、调阅困难等问题，对于学校整体的管理方面来说也存在着具体的制约作用，高校学生的档案管理是学校真个管理工作的基础，只有处理好学校的档案管理工作，才能让当事人安心工作学习，减少顾虑。

    3、管理方式比较陈旧

    由于没有领导的重视，使得高校这个事业单位的改革无法得以进行，致使学校的学生档案管理活动仍然比较陈旧，管理的手段还是以手动方式为主，造成了档案管理人员大量的时间和精力都在进行调阅档案资料的过程中，大大影响了工作效率，以信息化技术为基础的新型的档案录入方式因为缺乏必要的引用渠道和认知，导致高校学生档案管理非常低效。

    4、缺乏必要的设备

    现在高校学生档案管理方面缺乏必要的计算机、扫描机等相关的设备基础，使得信息化档案管理工作没有物质基础。这和学校的资金投入比例方面有着很大的关系，同时也和现在的高校的扩招和基础设施建设占用了大量的资金有关，使得高校在采购必要的设备方面存在着相应的困难。

   5、缺乏专业的人才

    信息化的管理方式的建立，需要专业化的管理人才，但是目前在高校的档案管理工作上面人员一般都不专业，真正的档案管理专业的大学生的数量相对较少，而很多都是年龄比较大的管理人员，这对于信息技术的普及也存在很大的制约。

二、信息化背景下高校学生档案管理工作发展的趋势

    1、建立新的管理制度

    为了能够让信息技术在高校进行推广，就需要教育部门以及高校对高校学生的档案管理工作进行必要的制度，其中不但要包括档案管理的场所、人员、考核、升迁、管理方式等，还需要对技术的更新方面进行必要的规定，要形成一种相对完整的管理体系，并且能够及时对信息化技术进行及时的更新。

    2、思想时代化

    信息化技术的发展对于我国社会经济的发展来说是有目共睹的，但是在高校学生档案管理方面却没有能够看到其对于高校的影响，这主要是存在资源在社会的各个部分的影响程度相对来说并不一致，这可能是信息化技术在高校学生档案管理方面的滞后现象，但是这都是现实的，随着学生档案管理工作越来越复杂，要求越来越高，高校的档案管理部门就会产生加快档案管理动作的效率的要求。而这就会逐步解放人们的思想，高校学生档案管理工作没有被重视，不重视纵然是一方面的因素，但是社会资源调节的不一致性也是其重要的原因，随着人们对于档案工作紧迫性的认识不断加强，在高校档案管理工作方面思想的解放将很快出现。

    3、管理方式科学化

    随着计算机通讯技术的发展，相关先进的技术设备的不断更新，信息化的档案管理方式将逐步在高校间进行，并且同样伴随着人们认识水平的不断提高，对于信息化的认识不断深入，其对于信息化工作方式的了解也越来越深投入，对于在录入档案、归档、分类、编码、检索方面信息化所发挥的变革性的作用面前，就能够激发档案管理人员的学习兴趣，一方面促进了档案管理人员相关业务水平的进步，另一方面提高了高校学生档案管理水平。

    4、人员的专业化

    信息化的管理方式需要非常高的技术水平，而现在高校中的档案管理人员大多对这些技术并不十分熟练的掌握，专业人才的流入就成为了高校信息化档案管理方式的发展的必然方向。专业化人才的流入主要分为三个方面：一个方面就是在自己的学校里面循寻找相关专业的人才，可以作为其职业，也可以作为其考研培养的一个项目，这样就能保证一定数量的人才供应，加大学生们参与这份工作的热情；第二个方面就是外校的毕业生，随着现在的就业压力越来越大，在高校工作是对那些档案管理专业的学生很好的一个工作机会，其不断稳定，并且对于发展其能力也有很广阔的平台；第三个方面就是其他行业的计算机人才，由于信息化的档案管理方式，需要很高的计算机技术，这就需要引起一定的计算机方面的人才，而现在计算机人才市场呈现的是企业有利，大量的计算机专业的人才不得不选择其他行业来解决生存问题，而高校在这个时候引进人才是一个比较好的选择。通过高校学生档案管理工作人才的专业化与多元化，高校学生档案管理工作将出现新的生机。

    5、基础设备齐全

   资金和人才的大量流入，相应的设备也会逐步的完善，由于适合高校信息化、科学化的发展目标，更多的高校会为高校学生档案管理信息化工作投入更多的精力，相应的计算机的添置、扫描仪器等仪器也会随着信息化管理技术的不断完善而进入到高校学生档案管理工作中去，更大程度地提高高校学生档案管理工作的信息化水平。

三、总结

    高校学生档案管理信息化是一个高校档案管理工作发展的一个趋势，只有充分看到以前我们高校学生档案管理工作中存在的问题，我们才能进一步分析高校学生档案管理工作的发展趋势，以此为相应的发展趋势而做出相应的准备，早日促进高校学生档案管理工作的新发展，使高校学生档案管理工作更加效率、科学。

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