专项审核工作视角下人事档案管理和利用

干部人事档案能够反映干部政治思想和个人素质，科学记载着干部成长履历、业绩贡献、廉政勤政等情况。相较于其他档案资料，干部人事档案属于一种专门档案，它涵盖干部成长全貌的信息资料，是组织人事部门进行人力资源管理的重要工具，能够为干部选拔和任用提供参考意见。

1.探讨开展干部人事档案专项审核工作意义

第一，优化干部档案管理质量，保证档案资料真实、可靠。干部人事档案是新时代党的重要执政资源，干部人事档案作为干部考察的证明和依据，是开展干部提拔和任用相关工作的核心参考资料，规范的专项审核工作，能够有效提升档案管理品质，通过落实规范干部人事档案专项审核工作，能够有效改善资料篡改现象，更准确的掌握干部的基本信息和个人履历情况，进而为后续干部选拔工作提供科学有效支持。

第二，保证干部信息准确性，夯实干部队伍。人事管理是提高单位核心竞争力、促进单位持续发展的一项重要管理内容。干部人事档案资料反映个人的业务能力、品德作风、工作表现，是内部评优评先和提拔任用的基础资料，通过完成干部人事档案专项审核，能够提高人事管理效率，利用准确的审核结果夯实干部人才基础，保障单位的长远发展。

2.分析干部人事档案专项审核工作难点

干部人事档案专项审核工作主要是对“三龄、两历、一身份”的审核，通过人事档案专项审核工作研究，深入结合干部人事档案专项审核的8个项目，44个风险点，对档案材料的高危隐患进行深入排查，以我院纳入审核范围的321卷档案为研究基础，对档案审核的难点以及原因进行研究分析统计。

2.1档案信息、资料不全面

根据我院档案专项审核工作统计，干部人事档案最常见的材料缺失主要集中在干部任免材料，学习经历证明资料、工资薪级及岗位变动、职称变动、劳动合同等，以上材料缺失情况较为严重。上述材料缺失的原因主要有：第一，前期档案管理的不足，档案材料形成、归档不及时是主要原因。第二，干部没有对档案政策形成正确理解和认知，档案意识差，档案中有关表格的信息资料的填写不完全、不准确，甚至错填信息，这给后续干部档案资料审核检查工作造成阻碍，降低专项审核效率。第三，单位对职工日常宣教不足、档案收集工作不到位。干部工作期间的进修培训资料、工作后取得的学历材料，大多数由干部本人保管。干部本人不知道人事档案材料的归档范围，干部本人上交档案材料不及时，单位组织人事档案专项审核时才开始整理、采集，这导致一些资料早已缺失，增加了干部档案专项审核工作的复杂程度。第四，干部工作变动，原单位对档案材料未进行审核。档案材料例如：年度考核表、薪级工资表及岗位变动工资表等部分缺失，没有补充完整就进行档案转递工作。

2.2基本信息记载不一致

笔者统计了纳入审核范围的321份干部人事档案资料信息，发现一些基础信息普遍存在记载不一致的现象，这些基础信息是干部提拔、晋升等各项工作审核的重点内容，信息记载不一致是人事档案管理的漏洞造成的。记载不一致的信息主要有：（1）干部出生日期这一基本信息，贯穿于整本人事档案，存在记载错误、记载不一致或者乱涂改的情况。出生日期记载不一致，经分析小部分存在为升学改小年龄、入团以及就工改大年龄等原因，大多数为非趋利性记载不一致或者涂改。干部本人阴阳历换算交替填写；个别表格填写不认真、笔误修正；档案早期材料非本人填写，具体细节记忆不清；还有个别特例，干部本人早期身份证办理错误与本人实际出生日期不符，后期记载与身份证填写一致。（2）第四类学历材料，小学入学时间记载不一致较为多见，小部分档案出现小学、初中、高中学习时间段或者所在学校记载不一致。学习经历记载不一致，绝大多数存在填表随意性大 ，小学入学时间记忆不清，还存在部分干部本人初中、高中复课，后期为了遮盖，小学入学时间记载拖后一年，个别档案存在高考移民风险。（3）第六类党团材料，入党、入团时间、地点、介绍人记载不一致。这种情况通常是入党、入团时间记录在记忆遗忘和混淆的情况下，所填时间和信息存在差异，最终与志愿书入党、入团时间不符。（4）第九类工资材料，参加工作时间与相关证明资料存在差异，工作经历时间记载不一致。个别档案，工作经历与学习经历存在交叉、矛盾现象，需要调查核实相关经历。参加工作时间记载不一致，原因主要是工资表形成不严谨，转正定级工资表的参加工作时间和后期工资表的工龄起算时间不相符。其次，干部本人由于工作调动，工作经历时间段记忆模糊，填写表格不重视。再次，干部人事档案中早期缺少合同、社保缴费记录导致有工作经历工作人员工龄核定困难。

2.3户籍档案管理、服务方式落后，调取户籍档案耗时费力

在审核过程中，会遇到早期材料涂改、出生日期记载不一致的档案。现行认定干部出生日期的主要政策依据是《中共中央组织部、人事部、公安部关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字﹝2006﹞41号）：“对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据”。以潍坊地区为例，在取证原始户籍档案材料的过程中发现，大多数乡镇户籍档案已经实现数字化，但是不能实现网上查询，极个别乡镇户籍档案仍然需要查询纸质档案材料，档案堆积无序，检索困难。笔者认为，在户籍档案管理方面，应尽快实现户籍档案数字化全覆盖，应随着互联网、人工智能技术的发展实现网上查档，提升服务效率。

2.4专项审核人才储备不足、水平参差不齐

干部人事档案专项审核人才的计划储备不足，不重视，档案专项审核人员临时调配，不能全职参加干部人事档案专项审核工作。专项审核工作人员水平参差不齐，对《干部人事档案操作手册》的认定原则和干部档案审核风险点掌握不熟练，研究不深入，不能熟练处理审核发现的问题，故此，档案审核工作进展缓慢、档案审核质量有待提高。

2.5信息化滞后，日常管理不足

从当前干部人事档案专项审核现状来看，干部人事档案信息化起步较晚且水平相对滞后以及我国很长一段时间里纸质版人事档案日常档案管理欠规范，给档案的涂改现象创造了很多机会。这带来的最为直观的影响是信息记载不一致，专项审核效率较低下，影响档案的有效利用。无论是数字经济的发展还是大数据环境的来临，都要求干部人事档案管理和专项审核工作随着网络技术的发展而创新。

3. 人事档案管理和利用工作机制研究

3.1加强档案日常管理，梳理管理制度

为有效改善干部档案资料不完整、不规范的问题，以医院组织人事需求为驱动，以提供干部精准信息为导向，梳理修订《潍坊医学院附属医院人事档案管理制度》，制定了《人事档案材料收集催缴时间明细表》、《人事档案材料收集催缴情况反馈通知单》、《人事档案材料收集、归档审核事项登记表》、《人事档案材料收集、归档审核反馈整改通知单》。从档案收集、鉴别、整理、归档环节细化责任分工，促进业务科室和人事档案室的联动机制，保证人事档案材料齐全、完整、真实、规范。

3.2做好“三龄、两历、一身份”认定工作，推行人事档案审核全覆盖机制

严格遵守档案审核的工作流程和工作制度，档案专项审核工作常态化，发现涉嫌造假、存疑问题，要根据需要调查核实。人事档案审核全覆盖机制，是有推广的必要性和可行性的。首先，有利于准确的掌握干部队伍的基本情况和个人履历情况，方便人力资源管理。我院为了更好的利用人事档案专项审核成果，梳理审核认定信息，建立了《退休人员筛选数据库》、《临床科室主任、护士长基本信息数据库》。其次，人事档案审核全覆盖，可以加强干部对人事档案专项审核的重视程度，使职工正确认识到资料准确、完整填写的重要性，进而从根本上避免干部档案资料不完整、欠准确的问题，以此保证档案信息真实准确。

3.3建立档案管理人员、档案专项审核人员培训制度

加强人事档案管档队伍的建设力度，制定岗位培训制度，利用定期的教育培训将最新的档案管理理念、专项审核技术和工作流程及时传递给工作人员，促进专项审核工作质量和管档队伍业务素质双提升。为有效解决干部档案资料记载与实际情况不一致的问题，要根据档案管理特点做到专人专职，落实独立的管理体系和标准，利用统一标准约束档案资料信息，增强其规范性。

3.4深化激励和约束机制，调整奖惩制度

首先，加强其他部门与档案管理部门之间的有效沟通，要求各个部门积极主动配合档案资料采集工作，杜绝拖拉散漫，将其与工资绩效挂钩。提高信息采集的及时性和干部资料档案归档效率，从而提高档案资料信息记载与实际情况之间的一致性，让造假现象无处容身。其次，把档案管理员的日常管理工作和工资绩效挂钩，不断督促管理人员完善自身，促进专业化干部人事档案工作队伍的形成与发展。

3.5完善监督机制、责任追究制度

加强干部人事档案工作监督机制、责任追究制度，对档案管理工作和专项审核工作提出严明的纪律要求。要坚持“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”的原则。要利用制度较强的监督和约束性，首先，帮助管理人员及时掌握干部情况变化，实现相关信息资料高效采集，做好资料更新工作、档案资料真伪分辨工作，把好选拔、任用的第一关，促进干部人事档案动态化管理目标的实现。其次，要帮助干部提高对干部人事档案资料真实性审核的重视，全面提升干部政治意识，增强其道德自觉性、在尊重事实的前提下规范、准确、诚信填写相关资料。

3.6加强信息化建设，创新人事档案管理和审核方式

应遵循档案管理“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的发展要求，推进人事档案管理信息化水平，从而使人事档案更好地服务干部队伍建设。在干部人事档案信息化建设过程中，要根据发展趋势搭建规范、科学的信息化平台，积极引进各种数据采集和处理技术软件，以方便随时从人事档案数字化管理系统提取信息，更新、完善干部人事信息库数据内容。要积极开发人事档案管理系统和干部人事档案专项审核系统模块的功能，切实提升干部人事档案专项审核的速度，充分发挥档案在干部选拔任用中的参考作用，为相关工作提供准确、可靠的数据支撑。在推进信息化建设的同时做好干部档案资料的保密和备份工作，严防干部档案资料涂改造假，进一步提高干部人事档案资料准确性和真实可靠性。

3.7调研丰富档案信息，保障档案信息完整性

笔者在审核过程中发现近年来《入团志愿书》、《毕业生登记表》格式简化，表格中缺少家庭成员信息栏目的设置和填写。在个别学习经历记载不一致的档案审核过程中，我们发现由于表格的简化，不利于掌握干部家庭成员信息在升学前和升学后的变化整体情况，不利于分析调查学习经历记载不一致的原因。因此结合干部人事档案专项审核工作调研干部人事档案材料各类信息表涵盖的信息，保障人事档案信息的完整性和可利用性是非常有必要的。此外我们应借鉴国外人事档案管理经验，进一步完善人事档案信息的完整性，丰富档案材料的内容类别，加强人事档案管理、服务网络的建设。

4  结 语

综上所述，本研究以积极推进人事档案的规范化管理和利用活动为主要路径，以确保人事档案的完整性、可靠性、可利用性为主要目标，以服务新时代中国特色社会主义伟大事业为导向，健全管理制度，细化工作标准，创新工作方式，强化监督机制，以干部人事档案专项审核工作为切入点推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，建章立制，进而为后续干部选拔、选用等工作提供科学有效支持，为医院的发展服务。

文章来源：  《上海轻工业》  https://www.zzqklm.com/w/kj/30978.html