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企业综合管理部门实施精细化管理的难点及应对措施探讨

作者:施敏来源:《商业观察》日期:2023-02-24人气:959

现代企业的竞争,不仅仅是技术和业务的竞争,归根结底,还是管理的竞争,无论是业务的扩张还是技术的进步,都建立在良好的管理水平之上。唯有将管理工作理顺了,企业干部职工才能将个人的能力与潜力更充分的发挥出来,企业的经营工作才能正常开展;相应的,企业的业务拓展,技术研发才能够有条不紊的进行,而企业才能够获得良好的经济效益,树立良好地企业形像,从而在时代的轨道上走得越稳越远。综合管理部门作为企业的心脏,管理质量关系到企业的后续发展,加强管理,提升综合管理部门的职能作用,是企业可持续发展的现实需要。所以,在新的发展形势下,企业综合管理部门要以精细化的管理理念为工作指引,以高质量的管理水平来推动企业整体管理质量的提升。本文就企业综合管理部门的主要职能与重要作用,以及企业综合管理部门实施精细化管理面临的难点进行分析,并就企业综合管理部门实施精细化管理的有效路径进行简要阐述,以供参考。

一、企业综合管理部门的主要职能与重要作用

在现代企业的组织架构中,综合管理部门是企业实施行政管理工作的桥梁与纽带,更是出发点与落脚点。基于企业经营需要,企业管理会涉及到各业务单元,各事业部,各部门,以及具体的项目,管理内容相应的包括但不限于人力资源、财务、采购、法务、销售、产研、行政等等,而综合管理部门就是与这些部门往来最为密切的部门。所以,综合管理部门的工作十分琐碎且复杂,在管理效率上会影响企业的各项决策,以及工作任务的展开,在管理质量上会影响企业整体运作的有效性。显而易见,综合管理部门作为重要部门,相当于企业管理体系的中控中心,不仅承担着企业内部各部门间的沟通工作,企业管理结构层的承上启下传达工作,同时在管理事务上起到重大的协调作用。综合管理部门的主要职能作用,首先是要协助企业领导层将各项管理事务落到实处,同时也要承担起企业行政管理过程中各种通告、方案的撰写,包括但不限于组织召开企业各项管理会议,专项会议等,同时也要帮助协调企业领导层的时间安排。除此之外,综合管理部门还要参与企业的决策决议,并处理好相应的管理事务,保密任务等,同时,要做好基础的服务工作,对企业未来的发展规划参与讨论、设计,对企业各部门,在各个时期、各个阶段的工作进行总结,分析与报告,对企业的各种档案资源进行综合性的管理与利用。同时还要负责各部门的综合协调工作、应急事件处置、督查督办、职工的诉求处理、企业管理层的日常接待工作及企业高层领导交代安排的各类临时性工作。所以说综合管理部门的工作具有一定的综合性和高度的复杂性,对企业各部门、各个系统的正常运作起到了决定性的作用。

二、企业综合管理部门实施精细化管理的难点

(一)缺乏完善的流程体系

精细化管理是一种先进的管理理念,是在实践管理过程中经验总结的具体化,对于企业来说,由于企业涉及的部门、项目、内容、人员众多,部门与部门之间,项目与项目之间往往难以实现通力合作,从而导致企业的管理理念得不到有效的贯彻,管理制度无法落到实处。精细化管理是由点及面,在细微处着手,加深企业内部各部门、各系统、各项目、各人员之间的深层联系,推动工作任务的高质量开展,以最小的成本投入,实现最大的效益产出。也正是因为如此,精细化管理理念能够优化制度流程,缩短沟通时效,提升管理效能,所以在具体的实施过程中往往会产生一定的阻力,究其背后的原因,还是由于企业管理内容繁杂反复,而具体的工作任务又缺少统一的标准与路径所致,这就导致综合管理部门在面临具体的工作时需要处理更加复杂的问题,再加上由于综合管理部门面对的群体层级较多,一旦标准流程不统一,就不能形成环环相扣的管理局面,往往会忙中生乱,乱中出错,从而导致工作开展效率与质量低下。

(二)信息渠道不够畅通

精细化管理理念的实施是为了切实提升企业管理质量,从销售管理方面来说,显著提升顾客的满意度,利用互联网优势将企业的知名度不断扩大,将产品的销售范围不断拓展,从综合管理方面来说,持续的控制与降低管理成本,在售后管理上来说,不断的提升服务质量,确保客户满意度的提升;从采购管理方面来说,通过供应链的构建来优化采购管理,实现采购成本源头可控制。显而易见,精细化管理理念需要贯穿企业管理的全过程,以及各个环节,包括但不限于,采购、销售、运营、法务、物流、行政、市场、财务、人力资源,产研等,最大程度的减少浪费,节约成本,提高资源的利用率,精细化管理是向领导管理系统的全面推展和深层次延伸。要实现这些,就必须建立高效的信息渠道,加速信息的流转与反馈,很显然,当前企业在信息的畅通上还存在着较大的优化空间,一方面是人为导致的信息传递不畅,这是由于人员的职业素养与综合能力水平所决定的,对自身的工作任务以及由此对企业大局的影响认识不清;另一方面,是企业管理流程以及相关设施设备所导致的,比如企业在办公系统的应用上,虽然在当前的信息化时代背景下,很多企业都有自己的办公系统或是软件,比如ERP管理软件等,以及建立了大数据管理体系来做好用户需求分析、调查,为精准营销奠定好了坚实的基础。从理论上来说,这些系统能够大大的加速信息的处理以及反馈速度,但是也存在着一些问题,归根结底还是流程的不够精简所致,一层层的审核下来,导致信息延时,而且一部分流程还存在着重复现象,一部分流程自动化程度不足。所以,在这些因素的影响下,导致了精细化管理的实施与推进。

(三)部门队伍综合能力参差不齐

企业综合管理部门的管理事务千头万绪,不同的管理模式所起到的管理效果是截然不同,这也是影响企业效益实现,与可持续发展的关键所在。无论是何种管理理念的推进与实施,都需要高素质的队伍班子来推动。精细化管理理念的推动亦是如此,当前,在企业综合管理部门中,部分管理人员思想僵化、观念老化,对于先进理念与新鲜事务的接受程度有限,且主动学习,提升自我能力素质的意愿有限,再加上长期在同一岗位上,日复一日的消磨了原有的积极性与工作激情,创新意识有限,创造能力不足。存在着做一天和尚撞一天钟的消极心理,导致拖拉,松散情绪蔓延,从而影响了整体队伍的素质与作战能力。再加上,管理部门领导缺乏有效的领导,没能在综合管理部门内部形成良好的精细化管理氛围,不能在管理工作及时发现不足,并针对性的改善与提升。在工作任务的安排上缺乏科学的规划与统一的部署,没能将精细化的理念落实到细节,且不能坚持长期的落实,同时在分工协作上所发挥出来的成效不佳,种种由于管理人员能力问题导致了精细化管理沦为表现形式,并未发挥出实际效用。

三、企业综合管理部门实施精细化管理的有效措施

(一)强化管理体系建设

精细化管理要发挥效用,决不能停留在口头上,而是要以完善的流程体系为依托,为指引,指导综合管理部门在具体事务中工作的开展。所以,健全的管理体系建设是精细化管理实施的前提,

以科学化、全面化的理念为精细化管理的出发点,结合企业的实际情况,以及当前企业在综合管理工作中存在的不足,在制度上一一修订与完善。尽管,企业过去也制定了相应的管理体系,但是时代在不断的变化之中,企业所应用到的新技术、新设备等越来越多,综合管理部门日常事务更加广泛而繁杂,所以,管理体系务必要详细、要有针对性和可操作性,唯有如此,才能达到精细化管理的预期效果。与此同时,企业决策层也要高度重视精细化管理,以综合管理部门为主导,制定相应的企业管理制度。如:根据体制机制的变化,及时修制定相应的管理制度、流程,规范管理部门及各单位使用部门的管理职责,积极拓展思路。

(二)营造良好的精细化管理氛围

氛围能影响管理成果,所以,领导层要身先士卒,主动学习精细化管理理念,并做出模样垂范作用,将精细化管理理念落实在日常的工作中,高度重视精细化管理的实施与推进,通过多种形式,多种路径的宣传与教育形式来营造良好的精细化管理氛围。让精细化的管理理念渗透每一位综合管理工作人员的心中,让工作人员认同精细化管理理念的先进性与有效性,自己履行精细化管理理念的内容与细则,同时通过企业官媒,比如微博或是微信公众号等全面传播、详解精细化管理的相关标准与要求,同时通过组建交流群来实时分享与交流精细化管理过程中的进展与成果,让精细化管理理念深入人心。同时利用考核制度与精细化管理理念的融合,将精细化管理理念进行分解,针对各部门,各人员,通过氛围建立与措施执行,确保精细化管理落实到日常工作的每一处细节中。

(三)加强高层沟通,把握管理方向

为了更加彻底的发挥出综合管理部门的管理效用,必须及时全面的了解企业未来的发展方略,综合发展方略部署综合管理部门的相关部门。所以,综合管理部门工作人员要加强与各部门主管以及更高决策层的沟通,及时了解企业未来的发展方略尤为重要。综合管理部门的要切实发挥出桥梁纽带作用,协助好企业的各项日常管理工作,一是要了解企业的发展目标,未来的管理模式,协助做好相应的规划;二是要结合企业发展建设目标,以及相关部门的资源数据进行综合分析,合力做好企业管理和资源利用工作。

(四)加强工作监督,落实管理制度

企业经营活动的高水平展开,离不开有效的监督管理,基于此,综合管理部门需要发挥出监督职能,对企业各项管理制度的实施进行落实,尤其是部门会议决策、重大工作部署、重要文件和领导批示的交办事项,综合管理部门充分发挥督查督办功能,主动介入部署事项,根据部门职责及时分解任务,提出工作要求,明确办理时限。要按照“一事一督办”的原则,严抓细督,力争做到事事有回音、件件有着落。对于督办过程中发现的问题,应根据具体情形组织召开部门工作协调会,及时协调跨部门间的业务问题,确保部门之间形成工作合力,有力推动承办部门去落实工作。

(五)加强工作考核,提升管理质量

在综合管理部门的管理功能发挥中,必须要激发工作人员的责任心和主动意识。这就需要利用科学的考核制度来提升工作人员的职业道德。从个人的资历,管理学历、管理能力,资源的利用度等作为考核的依据,以绩效高低进行评估做为考核的参照标准,绩效考核的制定首先要依据企业当前管理的实际情况,其次要具备针对性和可操作性,实行多角度,全方位考核,对职工进行全方位的考核,以发挥出他们巨大的潜力,从而更好地为企业的发展贡献力量。

四、结语

综上所述,时代在不断进步,行业在不断发展,企业在管理方面也要与时俱进,积极更新落后的管理理念与方法,将精细化的管理理念融入企业管理的全过程中。除此之外,还要加强管理制度的修订与完善,使之更加契合时代发展下的企业管理实际,现时要对管理人员进行针对性的培训,以提升其专业管理水平和能力。总而言之,从人员、制度、理念、方法等各方面持续的完善与加强,从而实现降低企业成本,提升企业收益,促进企业可持续发展的目标。


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