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编辑:被千奇百怪的邮件来稿搞崩溃了!这些邮件规则你要知道!

作者:中州期刊www.zzqklm.com 张艺琼科学网博客来源:www.zzqklm.com 张艺琼科学网博客日期:2023-10-20人气:445

虽然现在部分期刊都已开通投稿平台,但是也有不少期刊还在使用邮箱接收稿件,关于某专题的会议征稿也是使用邮箱来征集稿件的,所以掌握发邮件的技巧很重要,自己把内容发出去很简单,要让对方接收得舒服、不费劲、一目了然才是重点。


期刊的投稿邮箱每天会接收数以千计的来稿,责编要把它们分类并查看,工作量非常大,如果你的邮件写的云里雾里,附件名称乱七八糟,编辑的心情就好不了,心情不好继而影响稿件审核的进度与结果。这么一想,问题是不是很大?


先来说一说令编辑忍无可忍的现象有哪些:


1.邮件不写标题;

2.正文不称呼,什么也不写;

3.邮件不署名;

4.提交论文没有个人信息和联系方式;

5.将个人信息和联系方式放在邮件里,不放在文档里。




邮件要有一个有效标题



标题要非常直观地告诉对方你邮件的交际目的,这是衡量标题是否有效的重要因素。比如你要投稿参加“第三届××学术研讨会”会议,你的邮件标题会写什么呢?很多人的标题是“第三届××学术研讨会投稿”,不但浪费字数,还提供冗余信息干扰试听!这个“第三届××学术研讨会”纯属浪费,这个邮箱就是专门用来收稿的,能进这个邮箱地球人都知道是××会议,还有必要再重复这个信息吗?


一个合适的标题该是“投稿:XX大学XX”,投稿说明你的邮件目的,XX大学XX说明你是谁,方便对方查找。有人说这会都有搜索功能了,还要查找干嘛?你为啥不能为不用查找的对方提供点方便呢?或者说对方不需要使用查找就能完成工作了呢。判断什么信息是对方已知信息,什么信息对对方来说是新信息很重要。




称呼和署名不能忘



很多邮件不署名,有的qq邮件发送署的还是网名,只能打开附件才能找到作者尊姓大名,每封邮件都这样,时间都去哪了?都消耗在找名字上了。不要把熟人交往的惯例迁移到跟陌生人的邮件来往中。


邮件正文和附件里都列出作者信息,难道大家不知道收邮件的人打开一个文档,将你邮件提供的个人信息拷贝到文档,再保存是需要时间的吗?这个时候宁可既在文档里提供又在邮件正文提供的信息重复都不要给收邮件的人制造工作量。




文档命名



文档命名要让对方查找和存储方便,而不是想到你自己怎么方便,我的习惯是“姓名+空格+题目”。一般的学术会议都是按照姓名和题名这两项作为重要编排顺序,既然这两项是编排依据,那么它也是工作人员整理摘要的依据。如果某个会议的传统是按上交的高校排名顺序来排的,那你就应该以你学校名称来命名文档。很多信息处理要用脑子去想,将不同场合的信息联系起来处理,多问几个为什么是这样的,就知道为什么要这样做,也知道怎么做才可以为对方提供最有价值信息。




给某个大牛发邮件



经常听到有人抱怨说给某个大牛发求助邮件不回复,当然你自己和大牛的人品是决定能否得到回复的重要因素。但有时候你的邮件标题和内容是否写的能吸引大牛的注意力也很关键。比如,你想找大牛咨询个问题,直接写了个"求助"的标题,我要是大牛,一堆任务压在那里,我才没功夫普度众生。


但你改个标题有可能就能引起大牛注意,比如改成“求教XXX理论的应用问题”,或者是“求助:YYY一文无法下载”,当然XXX理论得是跟大牛有关,YYY一文得是大牛的文章,能激起他的兴趣点,就是得给他个理由打开你这个陌生人的邮件。




与人方便就是与己方便,发邮件,尤其是给陌生人发邮件,一定要动脑子想怎么样提供信息能为对方提供最大的便利节省对方的时间的同时满足你的需求。以前我们是慢动作社会,怎么闹腾大家都有功夫陪你玩。但是社会已经发展成快节奏社会了,写邮件再不想想怎样为对方节省时间提供便利,结果往往不是你的需求被淹没在信息大海里,就是你的人品指数下降一个点。


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