EXCEL中的“分类汇总”

一、“分类汇总”的概念

分类汇总——顾名思义，按“类别”进行“汇总”。首先要进行“分类”，其次才是“汇总”。

“排序”具有分类功能，因此可用“排序”方法对数据进行“分类”。当然，对于具体的数据源，是否要进行排序应具体而论，如数据源中数据已按类排好，就没有必要再排序。汇总时，EXCEL要完成两件事：①是按类进行汇总，有一个类就汇总一次，会计学上叫“小计”，显然“小计”的个数等于“类”数。②是“总计”，对全体数据按“类”汇总，其个数为1。我们在解决问题时有时关心的是“小计”，有时关心的是“总计”，有时是“小计”、“总计”两者均关心。但是无论我们如何关心，EXCEL都要将“小计”、“总计”求出。正基于此，EXCEL提供三个视角给用户方便查看汇总结果。第一视角：查看“总计”；第二视角：查看“总计”和“小计”；第三视角：查看“总计”、“小计”和具体数据记录。用户还可根据需要对汇总结果进行进一步编辑处理，以达到理想的效果。

例如，一群人（一般情况下），如按“性别”进行分类，则只有2类，即“男”和“女”。如果要求这群人的平均身高，这就是“总计”问题，“总计”个数为1。如果要分别求出“男”性和“女”性的身高，就是“小计”问题，结果有2个，即“小计”的个数为2，等于“类”数。操作时，EXCEL会把“总计”和“小计”一并求出。

二、示例

如表1，求出表中某高职院网络专业学生学科竞赛表中每个班男生和女生每门课程竞赛成绩的总平均分及每门课程的平均分。

分析：本题既关心“总计”又关心“小计”。

首先进行“分类”。依题意，应以“班级”为主要关键字、“性别”为次要关键字进行排序。注意：如果越过“排序”这一步，本题汇总出的结果将是混乱的。

其次，“汇总”。汇总时，由于本题有两个排序标准，一是“班级”主关键字，二是“性别”次要关键字，所以，要分两次进行嵌套汇总。第一次汇总时，选择“分类字段”为“班级”，第二次汇总时，选择“分类字段”为“性别”。

注意：①两次汇总的标准“分类字段”应和排序时的关键字分别对应，否则，驴头不准马嘴。②第二次汇总时，结果应和第一次汇总的结果嵌套，即操作时不选面板中“替换当前分类汇总”。如图1所示。

操作步骤：

①打开EXCEL，在SHEET1中生成数据表“某高职院网络专业学生学科竞赛成绩”。

②选中表中一单元格（将光标置入表中）。

③点击“数据”，从弹出的菜单中选择“排序”，进入排序会话界面。

④ 图 1 第二次汇总时面板参数设置

至此，分类完成。下面接着进行第一次分类汇总。

⑤点击“数据”菜单项，从弹出的菜单中选择“分类汇总”，进入分类汇总会话面板。

⑥选择“分类字段”为“班级”，“汇总方式”为“平均值”，选择VB等各门课程。

⑦点击“确定。

至些，第一次分类汇总完成。接着进行第二次嵌套分类汇总。

⑧点击“数据”菜单项，从弹出的菜单中选择“分类汇总”，进入分类汇总会话面板。

⑨选择“分类字段”为“性别”，“汇总方式”为“平均值”， 去掉面板中“替换当前分类汇总”前面的选中标记“ü”。

⑩点击“确定。

最终汇总结果如表2所示。

“分类汇总”在管理和经济活动、数据分析中有重要的实用价值，要清晰了解EXCEL的分类、汇总思想，熟悉操作过程，在解决实际问题时厘清分类标准，刚举目张，为科研和社会生产实践服务。这方面国家人社部“全国计算机信息高新技术考试”办公软件应用操作员级和高级操作员级模块提供了很好的学习和训练平台，有兴趣的读者可参考之。