机电工程建设项目资料管理规范化研究与探索

引言

资料管理在机电工程建设项目中占有十分重要比重，在现阶段各项机电工程建设项目中，资料管理已经成为机电工程项目管理中最直观的体现，各单位各部门越来越重视文件资料的规范化，项目文件资料的齐全性、完整性、准确性、系统性以及档案合格率已经成为影响机电工程建设项目能否顺利通过验收的关键因素。机电工程建设项目的文件资料，包括项目的设计文件资料、管理文件资料、质量保障管理资料、竣工验收资料、结算资料等文件，均要与项目建设同步开始、同步归集、同步验收，并在项目建设过程中形成项目建设原始过程记录，全面反映项目整体建设过程和实际情况，全程具有可追溯性。

一、机电工程建设项目资料管理存在的问题

落实机电工程建设项目资料管理工作，与项目管理团队的重视程度息息相关。当前，机电工程建设项目文件资料管理流程较为混乱，通常没有设置专职的资料管理人员，资料管理意识较为淡薄，人员专业素养不强，在资料管理过程中缺少专业的收集和处理能力，不能及时将项目实施过程中产生的文件资料收集归档，资料管理已经成为机电工程建设工作中的薄弱环节，对工程质量造成了较大的负面影响。现阶段，文件资料管理制度仍不健全，没有根据工程实际情况制定和完善，不能更好地规范和约束相关单位，也不能保障文件资料的齐全性、完整性、准确性和系统性，缺少科学统一的评判指标，没有做到资料管理的标准化和制度化，管理效率较低。资料管理制度落实难度大，限制了机电工程建设项目质量控制工作的正常开展，现阶段，资料管理人员对资料管理工作认知仍存在不到位的情况，不能很好地担负文件资料的收集、分类、保管等事宜，不能很好地提高资料管理的专业水平及文件资料的利用效率，项目管理团队也忽视了对资料管理人员的业务培训，资料管理的思维方式较为陈旧，且文件资料格式不统一，管理方式不够标准规范，严重影响了工程建设项目顺利通过交付验收。

二、建立资料管理组织机构

为实现机电工程建设项目资料管理规范化，首先要成立专门的资料管理组织机构，根据项目规模设置专职或兼职资料管理员（1000万元以下工程建设项目可设置兼职资料管理员1人，1000万元-5000万元工程建设项目可设置专职资料管理员1人，5000万元以上工程建设项目可设置专职资料管理员2人），负责开展各自职责内各项文件资料管理工作，由项目经理、质量负责人、技术负责人、现场测量人员、施工人员、质量检验人员、物资管理人员进行配合，确保现场资料管理措施能够顺利实施，项目资料管理工作顺利正常开展；机电工程建设项目实施过程中，资料管理人员须保持一致性，原则上不能进行更换。

确定的工程建设项目资料管理员，需要明确自身岗位职责，包括：负责严格落实执行《中华人民共和国档案法》规定以及其他与档案资料相关的管理规定，并严格收集整理工程建设过程中产生的各类原始资料；负责编制工程建设项目《文件资料管理办法》，对项目文件资料管理的各项要求做出详细规定；负责统一管理机电工程建设项目建设过程中形成的文件资料，并负责项目实施过程中上述各类文件资料的收集、整理和归档工作；负责文件资料的登记、收文、发文台账的建立、变更、删减并及时整理更新，负责办理文件资料收文、发文及传阅手续，并对各类文件资料的性质进行统一标志标识；负责确认各类文件资料的名称、页数及文件性质，按不同分类编制资料完整目录清单；负责跟进工程建设项目的施工计划进度，了解工程质量及安全动态，保证资料真实反映项目实际情况，确保资料完整、详细、准确、系统，与机电工程建设同步开展；负责工程建设项目竣工验收后的资料整理、复印、装订、扫描与移交，与甲方客户资料管理部门对接，办理文件资料验收移交手续。

三、资料管理规范化

机电工程建设项目资料主要作用为记录与项目建设相关的重要事项，记载项目实施过程和项目执行现状，使项目质量具有可追溯性、项目建设过程具有保存性、项目各项指标具有指导性。资料管理是机电工程建设过程中重要领域，与工程建设同步开始、同步归集、同步验收，属于工程全过程管理的关键。所以，项目资料管理需要从日常工作开始，日常资料管理工作，对项目文件资料最后的整编与归档影响较大。在工程建设项目实施的同时进行资料管理工作，在资料验收提交时可以减少大量工作。

机电工程建设项目资料管理规范化，明确资料管理具体要求，包括：在工程建设项目施工前，完成项目开工报告、组织管理方案、质量控制方案、系统设计方案、施工组织设计、运输安装方案、调试方案等文件资料的编写和评审，各方案文件签署完整，专家意见闭环；熟悉施工设计图纸与技术要求，识别进度关键节点与质量关键监督点；与施工过程相关的资料须注明地点、参加人员、活动内容、形成纪要等；施工过程记录、材料验收单、工作联系单等施工过程文件应采用表格形式，各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印代替；产品合格证、质量证明文件等资料正本应为原件，若为副本，则需要加盖供货单位鲜章；资料字迹、图样、表格清晰，签字齐全，印章完整，不得涂改，不得使用易褪色笔墨书写；在资料收集过程中，严格按照工程建设项目竣工验收文件资料清单顺序分类摆放归档；对用于工程建设项目施工的各类过程记录表格根据内容形式分类，便于后续使用。

四、资料立卷管理规范化

机电工程建设项目资料立卷应遵循项目资料自然形成规律，保持相关资料间的联系，便于保管和利用，资料立卷规范化要求如下：项目文件资料按研制过程分为项目组织管理资料、计划管理资料、质量管理资料、技术资料、设备资料、安装调试资料、图纸及竣工资料八个部分。资料按照文字材料形成的阶段、时间顺序排列；文件的主页与附录、报告的正文与闭环、会议的意见与反馈等文件资料的正文与附件不能分离，并按照主页在前附录在后、正文在前闭环在后、意见在前反馈在后的顺序进行整理归集；原材料及外协厂家提供的文件资料，按照检验报告在前，质量证明文件在后的顺序进行整理归集。若文件资料中包含图纸，则相关图纸需要按所在专业进行排序整理，相同专业的图纸按照图纸目录顺序进行整理归集；若存在既有文字又有图纸的文档资料，需要按照将文字内容排列在前，图纸排列在后的顺序进行归集整理。资料集中装订成一本的，需制作封面，并加盖公章；文件资料中每个文件需要单独进行编号，并按照有文字内容的纸张编制页码，页码从“1”开始，并按照文件编号及页码编制文件资料目录清单，明确文件编号、责任人、文件名称、形成日期及页数。

五、资料收发管理规范化

机电工程建设项目资料接收与发放需要满足如下规范化要求：

4.1 资料接收

各外协单位提供的资料文件由资料管理员统一接收；甲方单位所发的各方面文件由项目经理统一接收；项目团队其他人员从外协单位或甲方单位收到的资料或者通过其他渠道得到的文件资料，统一交资料管理员；资料管理员接收到文件资料后，需要及时更新工程文件资料接收登记账，并对文件数量、清晰度以及文件质量进行仔细检查，对于发现问题的文件资料及时通知收件人员进行整改；对于已经登记完成的文件资料，资料管理员需要编制目录并及时归档，建立档案登记账并确保归档份数满足要求；接收到含有密级的文件资料时，资料管理员须严格按照相关保密规定进行保管，将密件放置在保险柜中并妥善收存，严格执行涉密文件资料的管理规定。

4.2 资料发放

发送至外协单位或其他单位的文件资料，由资料管理员统一进行发送；发送至甲方单位的文件资料，发送单位及发送内容均由项目经理确定，资料管理员协调办理；施工图纸、设备资料、过程资料表格等，由项目团队审核完成后，发送至施工单位，资料数量不能满足使用需求的，由施工单位进行复制；发送的文件资料建立资料发送台账，由资料管理员统一管理，由收件单位或收件人进行收文登记；项目施工过程中产生的工作联系单以及设计修改通知单，由资料管理员建立发文台账，由项目经理签字并加盖项目公章，发生变更的，及时更新台账；工作联系单以及设计修改通知单由资料管理员保存，在工程建设项目施工结束后提供设计人员进行竣工图纸的绘制。

六、资料借阅管理规范化

机电工程建设项目资料管理既需要能够保守相应的国家秘密，又能够发挥文件资料为项目建设服务从而创造效益，所以项目相关技术档案及资料借阅需要规范化管理：借阅项目相关的文件资料需要由借阅人填写借阅登记表并注明领用时间及归还时间，在归还时，资料管理员需要对借阅的文件资料进行检查，确认无误且无破损缺页后方可归档；涉密文件、技术档案和资料不出借、不复制、不摄影，仅可在资料管理员监督下进行阅览；借阅的文件资料借阅人必须妥善保管，不得损坏、删改、加注、拆页，并且要防止文件丢失；未经项目经理及资料管理员同意，不得随意复印、抄录和转借文件资料。如果借阅的文件资料丢失，借阅人要及时提供相关情况说明，由资料管理员评估损失，在没有做出处理前停止其他文件资料的借阅；借阅人若发生了工作调动、退职、退休、生病住院等变故，需要将已借阅的文件资料退还；同时，为满足项目建设需要，资料管理员有权将已借阅的档案、资料调回。

七、资料交付管理规范化

机电工程建设项目文件资料在工程建设通过验收后需要进行交付，交付过程需要进行如下工作：资料管理员组织项目团队人员检查文件资料中有无错漏、书写错误等情况；施工过程记录表格按记录分类汇总成册，由甲方代表签字确认；未变更的设计图纸，可以直接加盖竣工图章视为竣工图，变更位置不多的图纸，可以在相应位置直接更改，并加盖竣工图修改章，变更超过图面三分之一的图纸需要重新绘制，加盖竣工图章并签署完整；编制工程建设竣工验收报告，签署完整、盖章手续完备，形成验收会议纪要，专家意见闭环；项目的设计文件资料、管理文件资料、质量保障管理资料、竣工验收资料、结算资料等文件按顺序整理汇总；资料纸张统一使用A4幅面，不足A4幅面的，须粘贴到A4纸上，大于A4幅面的，须折叠成A4大小；文件资料必须按要求进行装订，装订方式统一、牢固、美观，便于保管和使用；所有工程建设项目文件资料须有完善的移交手续，移交资料管理员与接收档案员均需签署移交记录。

八、机电工程建设项目资料规范化管理的意义

机电工程建设项目专业性较强，在项目设计实施过程中会形成大量的文件资料，加强文件资料管理，提升文件资料管理规范化，与工程建设项目同步开展，可以更好地指导工程建设项目健康有序开展实施，将工程技术变更控制在项目前期设计阶段，进一步减少工程实施阶段的现场变更，加快工程建设实施进度；加强了施工人员技术交底的可靠性与准确性，使施工人员更好地了解工程各个阶段的质量关键监督点和工程施工难点，极大提高了材料利用率和装备使用效率，提高了工程建设质量。加强文件资料管理，提升文件资料管理规范化，能够有效保证工程资料的时效性和完整性，能够提升工程建设风险控制能力，降低风险发生概率；并且在风险发生时，可以根据文件资料记录，第一时间判断施工人员操作准确性以及设备物资的质量可靠性，第一时间提出问题的解决策略及控制措施，有效防范类似事件的再次发生，并且能够明确风险事故责任划分，推进工程建设项目稳定开展。加强文件资料管理，提升文件资料管理规范化，能够更清晰地进行工程实施质量过程监控，明确质量控制标准及质量控制策略，过程资料完整充分，全程具备可追溯性，能够及时开展工程交付验收审查，进行工程审计结算，避免产生不合格项整改，为工程项目顺利交付验收奠定坚实基础。

九、结束语

   文件资料管理是机电工程建设项目管理的关键措施，通过资料管理的规范化尝试，可以更好地满足机电工程建设项目管理要求，推进实现资料管理齐全性、完整性、准确性、系统性的建立，进一步提升机电工程建设项目质量，提高项目综合管理水平。

文章来源：  《上海轻工业》   https://www.zzqklm.com/w/kj/30978.html