数字化转型背景下如何提高档案的管理效能

摘要：数字化转型推动了档案管理工作的变革，既有效突破了传统档案管理中资源分散、检索低效、共享受限等难题，又在经济、技术、人才等方面提出了新的要求。本文从数字化转型对档案管理效能的重塑作用切入，分析其在提升利用效率、推动转型升级方面的价值，并探讨了提高档案管理效能的具体路径，旨在为档案管理的现代化发展提供指引。

关键词：数字化转型；档案管理；管理效能；资源利用

档案管理是记录和保存组织历史、支撑决策制定的基础工作，其发展与社会信息化紧密相关。传统档案管理以纸质载体为核心，存在存储成本高、检索慢、共享难等局限，难以满足现代社会对档案资源高效利用的需求。随着国家信息化战略推进，《国家档案事业发展“十三五”规划》等政策出台，为档案管理数字化转型指明了方向。

一、数字化转型对档案管理效能

的重塑作用

（一）提升档案利用效率

传统档案管理模式下，档案检索依赖人工翻查，耗时费力且易出现误差，大量档案资源因检索不便而处于闲置状态，同时纸质档案的存储需要占用大量物理空间，随着档案数量的增长，存储空间不足的问题日益凸显。数字化档案管理系统通过电子化存储与多维度检索功能，实现了档案信息的快速定位，用户只需输入关键词、时间范围或文件类型等条件，即可在短时间内获取所需档案，大幅降低了检索的时间成本与人力成本。数字化档案无需依赖物理空间存储，云存储、大容量磁带库等技术的应用，有效缓解了存储空间压力，同时降低了纸质档案长期保管所需的维护费用。

（二）推动档案转型升级

数字化转型推动档案管理从“保管型”向“服务型”“智能型”转变，档案部门借助大数据、人工智能等技术，能够深入挖掘档案资源的潜在价值，为社会经济发展提供决策支持。

此外，数字化转型还推动了档案管理流程的标准化，文档一体化流程打破了传统串行式管理的局限，实现档案收集、整理、归档、利用全生命周期的一体化管理。同时，对档案管理人员的能力也提出了新的要求，促使其不断学习数字化工具操作，提高自身的档案管理能力。

二、数字化转型背景下提高档案管理效能的具体路径

（一）更新管理理念，树立数字化核心思维

数字化转型背景下的档案管理理念，需以“以用促管”为核心，将档案资源视为具有增值潜力的信息资产，推动档案管理从被动服务向主动服务转变。管理层面应将数字化转型纳入战略规划，明确档案数字化的发展目标与实施步骤。例如，加大对数字化建设的资源投入，为转型工作提供坚实保障。并且，要强化工作人员的数字化意识，通过系统的培训与宣传，让工作人员认识到数字化技术对提升档案管理效率与服务质量的重要性，引导其主动学习云计算、人工智能等新技术在档案管理中的应用，摒弃传统的经验主义管理模式，形成“人人参与、人人重视”的数字化管理文化，为档案管理效能的提升奠定思想基础。

（二）完善基建布局，夯实数字化硬件基础

硬件设施是档案数字化转型的物质支撑，部分单位因设备老化、性能不足，导致档案扫描精度低、数据存储不稳定、检索速度慢等问题，严重制约了数字化管理效能的发挥。为完善基建布局，需从存储设备、终端设备、网络设施三个维度同步推进，针对档案数据量大、存储周期长的特点，引入大容量磁带库、云存储服务器等设备，构建“本地存储+云端备份”的双重存储体系，既保障数据的安全性，又实现档案资源的远程访问。同时，配备高分辨率扫描仪、高性能计算机等终端设备，满足纸质档案数字化转换的精度要求。

（三）规范处理流程，提升数字化资源质效

档案规范处理流程需覆盖档案管理的全生命周期，在档案收集阶段，明确不同类型档案的收集范围与标准，确保应归尽归。在扫描阶段，统一扫描分辨率、图像格式等参数，对扫描后的图像进行降噪、纠偏等处理，保障图像质量；在编目阶段，依据国家相关标准并结合单位业务特点，构建科学的分类体系，如疾控中心可将档案分为预防控制、免疫规划、卫生监测等一级类别，再按疾病类型、监测时间划分二级、三级类别，避免分类重复或遗漏。在存储阶段，要统一数字化档案的格式，文本类档案采用PDF格式，图像类档案采用JPEG格式，音频视频类档案采用MP3、MP4格式，便于后续检索与利用。优化档案利用流程，建立线上调阅审批系统，实现调阅申请、审核、反馈的全流程线上化，针对紧急需求设置绿色通道，提升档案利用的时效性。同时，引入人工智能技术，利用图像识别、自然语言处理等技术实现档案的自动标引与智能检索，减少人工干预，提升检索的效率。

（四）健全管控机制，强化数字化流程管理

健全管控机制需从管理制度与安全机制两方面入手，在管理制度的制定中，要完善数字化档案管理操作指南，明确各环节的责任主体与操作规范，并建立质量追溯机制，对数字化档案的质量进行定期检查。同时，还可引入第三方检测机构来开展评估工作，对发现的编目错误、图像模糊等问题，及时追溯责任人并督促整改，确保数字化档案的质量。对于安全机制的建设，要构建多层次的安全防护体系，采用加密技术对档案数据进行加密处理。然后，建立严格的用户权限管控体系，根据工作人员的岗位职责设置不同的访问权限，防止越权访问。此外，要定期开展网络安全漏洞扫描，及时修复系统漏洞，防范病毒攻击与黑客入侵。建立数据备份与恢复机制，定期对档案数据进行备份，并开展恢复测试，确保在数据损坏或丢失时能够快速恢复。定期从检索效率、资源利用率、服务满意度等维度进行评估，根据评估结果及时调整管理策略，推动数字化档案管理效能的持续优化。

三、结语

数字化转型促使档案管理由传统迈向现代化管理。提升数字化背景下的档案管理效能，并非单一维度的技术升级，而是理念、基建、流程、机制多方面协同推进的系统工程。唯有树立数字化核心思维，夯实硬件基础，规范处理流程，健全管控机制，才能充分释放数字化技术的赋能作用，实现档案资源的高效利用与价值增值。未来，随着大数据、区块链、人工智能等技术的不断发展，档案管理需紧跟技术前沿，持续探索数字化转型的新路径，让档案资源在支撑社会发展中发挥更大的作用。

文章来源：《城市经济导报》https://www.zzqklm.com/w/sci/26918.html