数字治理视域下高校行政办公效能优化路径

摘要：数字治理为高校内部治理现代化提供了全新支撑范式，可持续推动行政办公体系朝着协同化、智能化、人本化方向演进。本文结合高等教育数字化的时代背景，阐释数字治理赋能高校行政办公提质增效的重要性，并围绕治理理念、平台载体、业务流程、人才支撑、制度保障等维度提出完整实施体系，探索适配高校办学运行规律的行政办公效能优化路径。研究坚持师生为本，旨在推动数据要素深度融入日常办公、跨部门协同、公共服务等场景，助力高校打造运转顺畅、响应及时、集约高效的现代化行政运行体系，为推进高校治理能力现代化提供参考。

　　关键词：数字治理；高校行政办公；效能优化

　　《教育部等九部门关于加快推进教育数字化的意见》明确提出，要“坚持数字赋能，推动教育理念、教学模式和教育治理整体性变革”“坚持改革创新，主动顺应人工智能等新技术发展趋势，健全适应数字化发展的制度体系”。[1]教育数字化战略全面推进背景下，数字治理逐步成为高校完善内部治理结构、提升办学运行水平的重要抓手。行政办公承担着高校教学保障、科研支撑、师生服务、综合管理等多项职能，是高校治理体系不可或缺的组成部分。基于数字治理思维重塑行政运行模式，充分释放数字技术和数据要素价值，持续优化行政办公运行机制，可更好地推进高等教育高质量发展，推动高校行政管理资源实现更高水平的统筹配置。

　　一、数字治理视域下高校优化行政办公效能的重要性

　　（一）优化行政办公效能是推进高校内部治理现代化的内在要求

　　高校内部治理现代化，要求各类管理环节形成有机联动、协同共进的运行格局。行政办公作为贯穿办学全流程的基础性支撑体系，其运行水平影响着整体治理成效。数字治理能够破除传统管理模式存在的层级边界与业务边界，推动行政工作摆脱单向指令传递模式，向多方协同共治模式转型。高校借助数字化思维统筹各类行政事务，能够推动党委行政、职能部门、二级学院之间建立常态化联动机制，让各类办学诉求、管理安排、服务事项获得有序流转通道。持续优化行政办公效能，高校治理权责将更为清晰，运行链路进一步打通，使行政管理活动精准服务人才培养、科学研究等，保障内部治理各项部署落地落实。行政办公体系也将在这一进程中，逐步转变为连接办学主体、整合治理资源、传递治理目标的重要载体，持续夯实高校治理现代化运行根基。

　　（二）优化行政办公效能是落实教育数字化战略的实践载体

　　教育数字化转型覆盖育人、科研、管理、服务全领域，行政办公数字化是其中重要板块，也是高校数字化建设不可或缺的实践场景。数字治理的理念除了在课堂教学、线上学习等育人场景落地，还需延伸至行政管理全过程[2]。优化行政办公效能，为教育数字化战略落地搭建常态化实践阵地，推动各类数字平台、数据资源、智能工具在行政场景持续迭代应用。高校采用数字化手段统筹公文流转、会务管理、资产调度、办事服务等工作，可推动数字化建设从基础设施建设转向业务深度应用，形成教学数字化和管理数字化双向赋能格局。持续深化行政办公数字化实践，可不断积累校内数据治理、跨系统协同、数字安全管理经验，为全校深化教育数字化转型提供可复制的实践经验，助力高校切实落实国家教育数字化相关部署。

　　二、数字治理视域下高校行政办公效能优化路径

　　（一）树立全域协同数字治理理念，夯实行政办公转型思想根基

　　理念先行是推动数字治理深度融入高校行政办公工作的前提。高校需自上而下培育契合现代化办学实际需求的数字治理共识，推动全体行政工作人员转变工作思维，搭建以数据协同、多元共治为核心的新型办公理念。高校要把行政办公数字化建设纳入全校发展整体规划，与智慧校园建设、内部治理改革统筹部署，明确数字化行政办公建设中长期目标、阶段任务与实施重点，搭建党委统一领导、行政牵头推进、多部门协同参与的工作推进机制。同时面向各级行政管理人员开展常态化数字素养培育，培训内容包含数字化办公系统操作、数据资源规范使用、数字伦理与数据安全规范等，帮助行政人员了解数字技术对流程协同、科学统筹、精准服务形成的支撑作用，从而主动借助数字化工具落实公文处理、会务统筹、资源协调等日常事务。各职能部门与二级学院要结合自身业务特点传递相关理念，助力行政工作人员逐步建立跨部门协同意识，跳出条块化工作思维，围绕全校办学目标统筹落实各项行政事务。同时坚持人本导向，确立技术服务业务、数字化服务师生的价值准则，不可一味追求工具升级而脱离行政办公实际需求，在数字化建设推进中征集行政一线人员、广大师生想法，让数字化办公改革适配校园运行真实场景[3]。由此持续培育开放共享、协同联动的数字办公文化，将数字治理理念渗透行政办公制度建设、业务开展、考核评价各个环节，形成全员主动参与数字化转型的良好氛围，为后续平台搭建、流程再造、机制创新筑牢思想基础。

　　（二）搭建一体化数字办公底座，构建互联互通智慧运行平台

　　一体化数字基础设施与综合平台是数字治理落地实施的物理载体，高校要依托智慧校园总体框架，统筹搭建统一规范、开放兼容的数字行政办公平台体系，推动各类办公业务系统完成有机集成。高校要推进顶层标准设计，统一校内行政业务数据规范、身份认证标准、接口交互规则，推动OA协同办公系统、线上办事大厅、会务管理系统、档案数字化管理系统、资产管理系统有序对接，建立统一数据中台实现基础信息互通共享，实现一次身份认证、跨系统通行。平台功能设置要贴合高校行政高频业务持续优化，覆盖线上公文收发、电子签章流转、会议线上预约、线上督查督办、公务出行审批、数字化档案归集等全场景行政办公事项，完善移动端办公端口，支持行政人员随时随地处理业务，拓宽移动协同办公空间。同时夯实硬件基础设施，优化校园网络带宽、算力支撑体系，保障各类线上办公业务稳定运转，打造标准化数字化档案室、线上会议支撑环境，推进纸质文件数字化归档、线下会务线上协同管理。高校要遵循集约建设原则，统筹信息化建设经费，推动新建业务系统与现有办公平台兼容对接，实现资源集约利用。此外，建立常态化运维保障机制，组建由信息技术人员、行政业务骨干组成的运维团队，持续收集平台使用反馈，定期开展功能优化、系统升级与安全巡检。一体化数字办公平台可打通各部门业务链路，实现行政信息有序流转、各项业务协同推进，为跨部门联合办理事项提供稳定技术支撑，打造线上线下融合联动的现代化行政办公载体。

　　（三）推进行政业务流程数字化再造，打造规范高效协同运行机制

　　业务流程再造是数字治理赋能行政办公提质增效的重要环节，高校要依托一体化数字平台，全面梳理校内各类行政办公事项，依照标准化、协同化原则优化业务运行链路，搭建适配数字化环境的全新流程体系。高校要组织各职能部门系统梳理公文流转、督查督办、资产采购、印章使用、公务接待、各类审批事项等行政工作清单，逐项厘清办理依据、参与主体、流转环节、办结规范，围绕“高效办成一件事”整合跨部门联动事项，形成标准化办事流程清单。同时借助数字平台推动流程线上固化，为常规简易行政事项设置标准化自动流转路径，划定各岗位办理时限与处置权限，系统自动开展流程提醒、节点督办、材料留存，实现全流程可追溯管理。对涉及多个部门协同办理的综合事项，要启用并联审批运行模式，摆脱串行流转带来的约束，让相关部门同步获取业务信息、同步推进审核，缩短整体办理周期[4]。并持续推行电子证照、电子公文、数字化材料的全域通用，建立统一电子档案库，线上业务材料自动归档，实现材料一次提交、多业务复用，减少重复信息填报工作。高校还要建立流程动态优化机制，依托平台汇总行政人员办事反馈、师生业务办理意见，定期评估流程运行成效，持续精简冗余环节、调整权责分工，推动流程规范迭代升级。流程再造全过程要恪守权责对等原则，依托数字化流程清晰划定各级岗位权责范围，实现业务流转、权限分配、责任落实相互匹配，推动行政管理运行效率提升与规范管理同步落地。

　　（四）培育复合型数字行政人才队伍，夯实数字化办公人力支撑

　　数字治理背景下，高校行政办公想要实现高质量运转，必须依托兼具行政管理业务素养与数字实操应用能力的复合型工作队伍。高校要搭建常态化培育、交流、激励体系，稳步提升行政工作人员的综合履职水平。首先要搭建分层分类培训体系，针对行政管理人员开设常态化培训课程。基础培训聚焦数字化办公平台操作、线上公文处理、数据填报规范等基础技能；进阶培训则围绕数据分析运用、跨部门数字化协同、数据安全管理、智能办公工具应用等内容开展学习交流。培训组织形式要灵活创新，结合业务骨干经验分享、跨部门观摩交流、场景化实操演练等多种方式，依托真实行政办公场景开展实训工作，帮助参训人员把各类数字技能切实转化为日常工作的实操能力。其次要建立校内交流协作平台，让行政业务人员和信息技术工作人员保持常态化沟通对接，推动业务需求和技术落地精准适配，共同挖掘数字化办公的全新应用场景。同时优化完善正向激励机制，把数字化平台应用成效、数字治理创新实践纳入行政人员日常考核、评优评价的参考范围，引导行政工作人员主动探索数字化办公的全新模式[5]。此外，拓宽人才交流途径，让行政管理人员参与校内外教育数字化、数字治理相关的研讨交流活动，借鉴同类院校在数字化行政办公建设方面的先进做法。高校还要建立梯队化人才培养模式，依托资深行政人员的业务经验优势，帮助青年行政工作人员快速熟悉校内治理规则、掌握数字化办公规范，持续打造一批深谙高校行政管理规律、熟练运用数字工具、具备协同治理思维的专业人才，为数字治理赋能行政办公长效发展筑牢稳定的人力根基。

　　（五）完善数字治理配套制度规范，筑牢行政办公数字化安全屏障

　　长效稳定的制度体系，可为数字治理模式持续落地运行提供重要保障。高校要为数字化行政办公全运行链条完善配套管理制度，统筹推进效能提升与风险防控，搭建起规范有序的数字化办公治理生态。贴合数字办公全新运行场景，高校要对电子公文管理、线上审批管理、数字化档案管理、公务线上协同等工作的制度文件进行修订优化，清晰界定数字化办公场景中的工作标准、权责划分、档案留存与流程管理细则，让各类线上行政业务开展都有明确制度依据。同时建立校内行政数据管理规范，明确行政数据采集、共享、调取、归档规则，落实数据分级分类管理标准，对跨部门数据共享申请流程加以规范，保障各类数据平稳有序流转。同步完善网络与数据安全管理体系，全面落实教育数据全生命周期安全防护标准，优化数字办公平台账号权限管控、访问日志留存、信息保密审查等工作机制，清晰区分公开信息与涉密行政资料，严格管控涉密文件线上流转全过程，守住校园行政工作的保密底线。针对数字化办公风险还要建立常态化排查机制，定期开展平台安全检测与权限合规核查，精准排查系统运行、数据传输环节的各类潜在隐患。高校还要畅通师生与行政人员的意见反馈通道，打造数字化办公问题收集、专项处置、结果反馈的一体化管理模式，持续细化优化各项运行规范。此外，推进各项制度常态化落地执行，组织行政岗位人员开展制度专项学习，夯实全员规则意识，实现技术平台建设、制度规范建设同步推进。依托完备的制度体系，高校将有效平衡数字化创新应用与安全管理的双向需求，让数字治理视角下的行政办公工作保持长期稳定有序的运行状态，充分释放数字化转型带来的办公效能红利。

　　三、结语

　　数字治理为高校行政办公体系转型升级开辟了全新路径，能够推动高校行政管理提质增效，助力高等教育高质量发展。高校后续还要持续深化数字治理实践，坚守师生为本、协同共治理念，不断拓展数字化行政办公应用场景，完善跨部门协同运行机制，让行政办公更好地服务人才培养、科学研究等工作，提升高校内部治理现代化水平，为加快推进教育强国建设提供坚实支撑。

文章来源：《重庆科技报》https://www.zzqklm.com/w/qt/35273.html