办公自动化基础下的文书档案管理工作的开展研究

    计算机技术的应用为我国的文书档案管理工作提供了良好的契机。办公自动化基础下，文书档案管理工作具有一定的优势。办公自动化的基础下，文书档案管理工作不论是从其管理方式，还是从管理手段上都具有新的涵义[1]。因此，构建一个科学合理的自动化文书档案管理工作模式对我国的档案工作具有积极的意义。

一、办公自动化基础下文书档案管理的重要性

    数字化和网络化的发展趋势给文书档案的管理工作带来了极大的便利。办公自动化的环境下，企业和单位的文件管理能够有效地实现和档案管理的统一。通过对自动化管理系统进行相关的设定，企业和单位中的所有文件都能够在特定的环境和系统中自动地生成，不仅提高了单位和企业的工作效率，而且还可以极大地减少了企业的文书档案管理的成本。

    同时，办公自动化的背景下，文书档案的管理工作需要企业和单位的各个部门进行通力合作。通常，一个企业或者单位的文书档案管理都会和信息技术部门、档案管理部门以及文件部门具有密切的联系。因此，在实际的文书档案管理工作过程中需要各个部门根据需要提供详尽的材料和数据。

    自动化基础下的文书档案管理工作主要是网络作为工具，因此，通过新技术的发明和应用能够促进文书档案的管理工作朝着标准化和规范化的方向发展。相比传统的文书档案的管理工作，自动化背景下的文书档案管理工作能够快速地对不同的信息进行搜集和分类以及统计等等。同时，企业和单位的文书档案管理员也可以通过互联网媒介对相关的信息进行及时准确地查找和定位。传统的文书档案管理需要企业和单位配备相关的设备来专门对海量的资料进行存储。而办公自动化基础下的文书档案管理工作能够实现资源的共享和相互之间的交流。

二、我国的文书档案管理工作的发展现状

    伴随着社会经济的发展，很多的企业和单位中的文书档案管理工作的水平也在不断地提高。办公自动化基础下，文书档案管理工作具有一定的优势。然而，在办公自动化的基础下我国的文书档案管理工作还存在不少的问题[2]。由于现代信息技术的发展，互联网成为了人们日益存储信息的主要方式。因此，相关的工作人员在接触自动化办公的过程中会感觉很难适应。对于相关操作人员来说，办公自动化基础下的文书档案管理需要其掌握一定的计算机技术[3]。所以如何实现文书档案的管理和办公自动化的有机结合还需要各单位和企业进行不断地探讨。

三、文书档案管理在办公自动化基础下的进展

    新时期，我国的文书档案的管理工作还面临着许多的压力。因此在办公自动化的背景下，文书档案的管理工作还应该进行积极地探索和不断地尝试。如何更好地推进文书档案管理工作的顺利进行需要各个企业和单位在实际的工作当中及时地发现管理中的问题。

3.1确保文书档案管理的计算机信息安全性

    伴随着计算机信息技术的迅猛发展，给文书档案管理的自动化造成了一定的负面影响。尤其是网络垃圾和病毒的产生以及互联网黑客的侵袭都会给企业和单位的文件信息造成严重地破坏。同时，文件信息的泄露还会给企业和单位带来严重的经济损失。因此，我国未来的文书档案管理工作还应该确保其安全性。通过对杀毒软件的安装，比如360杀毒软件和卡巴斯基杀毒软件的安装，或者通过利用防火墙的优势等等都可以为文书档案的自动化管理提供良好的保障。同时，相关操作人员在对文书档案进行自动化管理的过程中还可以对不同的文书进行加密或者设定不同的权限，从而可以有效地防止 企业和单位的重要文件信息的泄露。所以，如何提高自动化背景下文书档案管理的安全性和可靠性是各大企业和单位共同关心的问题。

3.2提高文书档案管理人员的业务水平

    管理人员的业务水平提高能够大大滴提高工作效率，而且还可以实现人力资源和物质资源的效益最大化。办公自动化基础下的文书档案管理工作不仅需要管理人员掌握对不同的文件信息的鉴别能力和管理能力，而且还需要管理人员掌握具体的计算机操作技术。例如对WORD文档基础知识的掌握以及EXCEL表格的应用的理解等等。同时，企业和单位的信息技术人员还应该掌握不同的计算机维修技术，一旦计算机在运行的过程中出现了故障，技术人员应该可以做到及时地发现并且提出有效的解决方案。因此，管理人员的业务水平对文书档案的有效管理具有重要的影响[4]。

3.3统一好文书档案管理的相关标准

    办公自动化的基础下，企业和单位要提高文书档案管理工作的效率，应该对相关的工作流程和标准进行统一。因此，企业和单位要建立专门的文书档案管理部门，以促进文书档案管理工作的顺利进行。同时，企业和单位还应该建立完善的监督机制。通过对文书档案管理工作的及时有效地监督，从而保证文书档案管理的科学性和可靠性。不仅如此，技术人员在对计算机程序进行设定的时候还应该参照相关的标准以方便管理人员对相关数据的输入和保存。不同类型的文件信息应该使用不同的程序对其进行管理和编订。文书档案管理人员为了日后能够对需要的文件信息进行查找，还应该做好文书档案的编号。通过对编号的查找能够迅速地定位于所需要的信息。文书档案管理过程中如何对单份文件进行管理以及如何对多份文件进行管理都需要企业和单位制定统一的标准。

四、结束语

    综上所述，办公自动化基础下，文书档案管理工作具有一定的优势。但是如何更好地推进文书档案管理工作的顺利进行需要各个企业和单位在实际的工作当中及时地发现管理中的问题。同时，各个企业和单位之间还应该加强相互之间的沟通和交流，通过对管理方法和管理经验的探讨，从而促进文化档案管理的科学性和合理性。总之，我国的各企业和单位在今后的发展过程中应该积极地发挥办公自动化的优势，才能够极大地提高文书档案管理的工作效率。

【参考文献】

[1]冯晓莉;程崇明 ;文书档案鉴定工作中存在的问题及解决措施[J];泰安教育学院学报岱宗学刊;2011年02期

[2]郄君;王建社;李颜鑫;;浅析电子政务与办公自动化关系[J];中小企业管理与科技(上旬刊);2011年01期

[3]王骁;罗强喜;关于办公自动化系统的分析[A];煤矿自动化与信息化——第21届全国煤矿自动化与信息化学术会议暨第3届中国煤矿信息化与自动化高层论坛论文集（下册）[C];2011年