学籍管理工作面临的新问题

1.学籍数据无法共享。由于现今的高等学校都实行学籍管理软件化，因此学籍数据可以实现电子化，但这些学籍管理系统往往只局限于教务或学生部门等某一个部门管理人员使用，其它部门无法共享，同时，学校各部门对数据缺乏统一的标准，造成每个部门的数据格式和要求都不一样，这就造成了学籍管理工作人员要重复统计数据。
2.学籍管理的工作职能划分不明确。学籍管理不是一个部门的事情，它涉及到学生处、教务处、财务处、各二级院系、图书馆、校医院等各个部门，只有这些部门通力配合才能将学籍管理工作做好。如学生未经请假擅自离校，在规定期限内未返校参加教学活动，并在社会造成恶劣影响，按规定应该做出相应的处理，但由于该生所在院系未能及时上报此情况，造成学籍管理部门不能及时对该生做出相应的学籍处理。
3.学校对学籍管理的重视程度不够。学籍管理是一项艰苦的工作，它工作量大，内容繁琐，政策性强，影响面大，工作人员要全身心地投入到此项工作中，时时学习，保证工作万无一失。但从实际情况看，学籍管理工作人员不仅每天要忙于繁杂的事务性工作，还要身兼数职，减少了其学习政策的时间，也大大降低了工作效率，同时，学籍管理工作人员频频换人，甚至有的部门使用研究生来做学籍管理工作，这就降低了学籍管理工作的准确性，并且交接工作中也会出现遗忘或错误。另外，学校也缺乏对学籍管理工作人员进行定期培训，在一定程度上影响了学校的学籍管理工作，导致了一些不良后果。
4.学籍管理的相关政策完善滞后
2005年9月1日，新版《规定》正式施行，虽然新《规定》赋予高等学校更多的自主权，但随着高等教育不断地发展，有些新问题也逐渐暴露出来，如应征入伍的学生学籍保留期限、应征入伍的学生复学后课程如何安排及成绩如何认定等都需要重新进行界定。政策的滞后会给日常学籍管理工作带来麻烦，同时也让学生及家长对学校的相关工作产生质疑。
一、解决问题的对策
面对学籍管理的新变化和新问题，要从实际工作出发，结合新形势来寻求解决问题的对策，具体包括以下几个方面：
1.实行院系两级学籍管理。在院系两级管理系统中，学籍管理是一个比较重要的环节，因为学籍管理涉及到学生的切身利益，需要教务处和学生系部通力配合，才能完成好。从学籍管理的实际工作看，本着“以学生为本，以教师为本，以各教学单位为本”的原则，实行院系两级学籍管理，充分放权给系部，有利于调动系部管理的积极性，提高学院整体的工作效率，提升学籍管理的质量。教务处在两级学籍管理中主要负责全日制本科学生考绩、学籍管理流程和相关规章制度的宏观管理，院学位委员会日常工作和学士学位评定、授予的审查；学生系部则负责学生成绩的登录、核对、存档与学籍异动，对本系部所属毕业生进行毕业资格审核并报教务处备案。同时，可以采取建立学籍管理月报制度等行之有效的手段来强化学籍管理。
2.建立各部门之间的协作机制。学籍管理不仅是教务处和各系部的事情，它还涉及到招生办、财务处、学生处、后勤处、组织部、校医院等多个部门，这就需要这些部门通力配合，才能使学籍管理顺畅地进行下去，因此，建立各部门长效的协作机制，明确各自的职能范围，是各部门通力合作的重要保障。
3.建立定期培训机制。学籍管理工作是一项严谨、准确且专业性较强的工作，它要求学籍管理人员在法律、档案、服务、学习等四个方面都具有较高的意识，这不仅要求管理人员本人在日常工作中要善于总结和学习，还要求学籍主管部门多给管理人员提供培训、学访和交流的平台，以提高学籍管理工作人员的业务能力，扩大学籍管理人员自身的知识视野。同时，鼓励学籍管理人员进行申报课题、撰写相关论文等科研，总结管理经验、研究管理方法，并且将研究成果运用到实际工作中去，以提高学籍管理质量。
4.完善教务管理软件。信息化时代下的高等学校基本上都实现了教务管理电子化，学籍管理是其中重要的一部分。从实际情况看，教务管理软件已经实现了学生进行选课、成绩查询，教师进行课程查询、成绩录入等操作，但还有一些功能需要进一步完善，如毕业资格审查不能完全运用教务管理软件来进行审查、教材管理中学生还无法查询到自己使用教材的情况及教材库建设等，同时，各个高等学校的教务管理和教育部学信网数据对接、高校内部数据共享等也是需完善的地方。随着教务管理信息化建设的不断发展，高等学校每年应适当增加对教务管理软件方面的资金投入，确保教务管理系统必要地升级，以解决不断出现的新问题。