基于RPA应用下的化销企业采运业务一体化研究

中国石油共享服务体系建设是中国石油企业管理变革的重要举措，是中国石油财务数字化转型的重要探索，从2017年试点运行、2019年正式投运到2021年启动业务全承接，4年来不断加速服务体系建设和产品迭代，运营服务体系建设在短期内便从探索阶段步入了具有中石油特色的共享服务快速发展期，共享模式下的业务流程从物理平移步入优化再造阶段，籍此助推着业务转型和管理变革不断向前迈进。

一、化销企业采运结算业务现状

以化销企业为核算主体的化工产品采运业务，涉及到化工产品内部采购及化工产品销售运输，整体运行流程大致如下： 

中石油化工销售企业按照各自销售区域由产品销售线向客户收集次月需求计划，每月25日前编制上报总部；炼油与化工分公司依据总部报送的需求计划，统一进行产销平衡，并向各炼油化工企业及各化工销售企业分别下达生产计划及区域资源配置计划；生产厂按照生产计划进行生产，将每日产量录入销管系统完成缴库；化工销售企业依据下达的资源配置计划，以及市场需求、营销环境、仓储能力进行资源的二次配置，编制本区销售计划、调运计划并组织实施；化工产品的区内区外调运物流业务由东北、西北、西南三家化工销售公司负责，三家公司依据资源配置计划以及生产单位产量进行分割并按调运计划组织运输，在ERP中形成发运清单，分别以公路派车、铁路请车（含自备车）、客户自提、管输、海运/内河装船5种不同方式完成发运、交货，并根据不同发运方式的相关流程完成后续结算等事宜；每月26日化工产品采购价格下达后，化工销售企业按照互供业务、统销业务的定价依据和标准与炼油化工生产企业完成开票、托收等后续结算工作。

以上业务流程描述涉及的化工产品内部采购业务及化工产品销售运输业务既相互关联又分属不同系统独立运行，运输业务在不同的化销企业间的运行系统和结算方式也不尽相同，但共同点在于两者在现运行模式下，均存在业务时效性不足的问题：

（一）内采业务

炼化企业销售化工产品与化销企业采购化工产品的内采业务流程均通过ERP系统集成，但两者ERP信息系统技术供应商不同，销售和采购订单分属两个独立系统，数据无法联通、共享、匹配。同时化销企业内采业务结算难以避免受到板块定价机制的影响，大量业务积压在月底几天内集中处理，工作开展较为被动且结算压力大，特别是在主要依托于表单填报的共享处理模式下，因发票传递效率问题、月底业务高峰期表单填报工作量等问题，均对业务处理时效性产生不利影响[1]。

（二）运费业务

中石油化销企业主要从事化工产品的调运、仓储、销售业务，产品主要来自中石油内部炼化生产企业，少量存在外购情形，受生产企业属地、产品牌号、市场布局等因素影响，中石油所属6家化销企业分区域负责所属片区的化工产品销售业务，且调运分工不同。西北化销、东北化销、西南化销3家企业是产品调运的调出大区，具有区内、区外生产厂产品销售的调运职能，一方面承担自己销售产品所发生的运输费（包括运费、铁路专用线、下站费、入库费、短驳费、集港费、港务费、到站杂费等）、仓储费、装卸费，另一方面向其他调入大区收取代垫的运输费（包括运费、铁路专用线、下站费、入库费、短驳费、集港费、港务费、到站杂费等）、保险费、印花税、代理费；华北化销、华东化销、华南化销3家企业具有所辖区内炼厂生产产品的销售调运职能，承担因销售发生的一切流通费用。

化销企业运费业务流程主要通过ERP系统归集处理，在ERP系统相应的功能模块中完成需求计划上报、价格维护、产品牌号维护、调拨/销售订单创建、买断入库、创建交货单、录入运单（仓储装卸费等）明细等节点的操作，但受各化销企业ERP系统开发及应用程度不同的影响，目前仅西北化销一家通过ERP系统完成财务结算操作，其他企业分别通过中油FMIS财务系统表转账功能或纯手工录入模式完成核算。在整个运费业务处理过程中，相关业务流程与化工产品内采业务流程衔接紧密，结算数据基本来源于ERP系统中的采购订单或销售订单，进入财务结算环节后，两类业务以不同的结算方式进行：内采业务在每月25-26日炼化板块下达价格文件，炼化企业开票后陆续完成结算；运费业务一般在产品发运后进行结算。该模式对运行效率和及时性的影响主要体现在：一是成本入账不及时，因结算时效性差，发生的采购成本、运输成本均存在入账滞后的问题；二是工作量月底大量积压，特别是对于华东化销、华南化销、华北化销三家当月无法及时取得结算发票的企业，大量工作集中在月末处理，相关岗位人员工作量成倍增加。

二、化销企业采运一体化方案构想

2021年中国石油共享业务全承接工作在包含炼油与化工板块在内的各专业板块全面开展，共享中心与板块各企业克服了业务流程衔接困难、系统开发不足、必要性附件滞后等诸多问题，完成了化销企业内采业务和运费结算业务上线实施的第一阶段工作。全承接实施后，内采业务和运费结算业务的运行流程本质上并未实现优化。因此，充分依托共享中心数据资源优势、信息系统资源优势、技术资源优势等各方有利条件，统筹协调板块公司、炼化企业以及东北化销、西北化销等上游大区公司在业务链条中重新梳理制定并明确相应环节的职责分工，合理资源整合与调配，畅通融合ERP系统、FMIS关联交易平台与共享平台间数据交互流通渠道，采用技术手段实现各系统间数据有效调用与自动交互，应当作为下一阶段优化实施工作的有益尝试和必要探索。

通过对现有结算流程与业务处理方式进行简化优化，进一步降低人为干预度，提高录入数据的利用率，达到推进相关业务实现业财有效融合以及流程优化再造的效果[2]。

（一）方案初步构想

设定一个共同的业务发起点，作用在于以该起点为中心实现相关业务数据的归集以及各业务单元间的协同作业。在中石油6家化销企业相关业务运行过程中，以化工产品在ERP系统中的采购与调运作为同一个业务发起点，意即以销售/调拨订单为起点，通过一系列流程设定和技术手段的应用，实现一个订单数据横向上在上下游化销企业间完成数据采集、调用，纵向上贯穿于采购及运费结算业务的相关流程节点完成数据的归集和管理，从而实现业务相关方的协同处理效应。

在具体实务应用中，需要结合业务实际流程及相关岗位职责分工进一步明确各节点的执行要点。由相关岗位业务人员在ERP中创建销售/调拨订单，经过上报需求计划、下达调运计划、缴库分割、创建交货单、录入运输工具信息等各环节业务流转，ERP订单中的关键信息逐步得到补充。在结算时间节点上采、运两类业务虽各有定则，但由同一订单发起的先决条件对产品名称、产品排号、生产厂、销售方式、数量、运输方式、货主单位、始发目的地等基础信息的同一性提供了必要支撑，也为两类业务一体化结算构想提供了基础条件。在该模式下，内采业务可不必拘泥于板块价格文件下达的时间限制，随同相应订单的流转节奏与运费结算同步完成，按照订单的计划价格先行结算，价格差异调整或可在板块价格文件下达后，通过自动化程序实现。

（二）主体流程设计

设计方案实施的前提或关键点在于必要性ERP功能的封装、OCR识别技术精准提取票据信息、RPA机器人相应场景需求的自动化执行程序设定、相关岗位关键节点的执行配合、自动化业务辅助性VBA程序的代码编写，以及业务自动化执行过程中各类工具间必要的数据加工及转换配合的有效衔接等。从上游化销企业取得发票并完成初始节点的数据录入后，通过五步完成业务全流程：

第一步发票录入：封装ERP系统运费结算发票录入功能，具备票据扫描前提；上游化销企业的运费结算发票取得后，调运数据录入岗在共享平台扫描发票，通过ORC自动识别功能调取发票信息在封装功能的表单内完成发票信息的自动填充。

第二步生成清单：根据共享服务平台运费结算单据自动分拣需求设置RPA自动运行程序，以销售/调拨订单中的货主单位为参照，用以区分产品运费的承担方，形成各化销企业（大区公司）的运费待结算明细清单。

第三步运费集成：根据运费结算明细自动化确认的处理需求设置RPA自动运行程序，并结合用户需求设置自动查询的时间频率；各化销企业相关节点操作人员在共享服务平台进行结算明细确认，RPA程序在检测到确认信息后自动提取已经确认的订单数据，采用人为干预或设置自动处理程序触发VBA辅助功能，完成凭证推导数据格式的加工，与RPA程序结合依据订单中明细数据及发票数据形成运费结算凭证。

第四步采购集成：根据内采业务自动化处理需求设置RPA自动运行程序，按照业务处理时间设定检索并打开服务平台结算清单，提取采购订单号并进行ERP发票预制表单信息填充与提报；共享运营平台内采业务自动化制证程序接收到ERP发票预制表单，自动执行采购结算凭证的集成工作。

第五步自动调差：根据价格差异自动化调整需求设置RPA自动运行程序，月末通过一定措施自动提取板块公司价格文件中下达的价格，按照每项产品排号的计划价格与实际结算价格进行比对并自动校验，根据计算差异自动集成采购结算差异凭证。

（三）瓶颈突破关键

在新的流程设计方案中，通过较高比例的RPA自动化程序的介入并结合VBA编程技术手段对表格数据进行自动化加工，理论上可以有效减少业务端大量表单填报、核对校验的工作量，并可有效降低人为差错率，通过流程革新亦可打通化销企业之间以及化销企业与炼化企业之间的数据流、业务流，绕开跨系统数据整合、迁移、调用等开发需求与难题。但从方案本身涉及到的系统接口开发、大量RPA运行程序开发、其他技术手段介入方法及路径等，都不可避免地受到现阶段系统功能水平、开发技术条件的制约，除了技术方面的卡脖子问题之外，要推动相关企业主动打破对固有流程和惯性作业模式的认知，接纳新流程新模式，难度亦可想而知。

共享服务平台与ERP系统间实现系统数据实时交互的难度大，对系统接口、数据存储、运算等能力提出挑战。采运业务一体化自动集成方案对下游化销企业的人力资源占用情况有所缓解，但上游化销企业调运岗位人员工作方式变动较大，工作量变动情况暂时难以准确估量，方案推行难度较大。适当提高代理费或可平衡上游大区化销企业工作量可能性增加带来的岗位调整等问题，但不排除下游化销企业受预算控制、成本费用压缩等管理性要求限制无法接受方案的可能性。板块公司下达价格文件的渠道为OA系统，如何实现跨系统调取文件并自动推送文件关键数据，对RPA程序设置及相关配合技术手段的联合应用的挑战性极大。共享现阶段在RPA技术应用方面仍处于较初级的阶段，可执行操作难以执行复杂流程运行的程序需求，在该方案对RPA技术多维度规则需求的前提下，如何实现功能开发并有效应用仍需大量深入的研究与论证。

三、RPA、OCR等技术应用的可行性论证

从共享建设现阶段各项新技术应用情况及AI人工智能技术的发展趋势来看，新技术的介入在协助处理更多复杂应用场景的业务流程自动化方面具有的很大优势， 随着应用研究的进一步深入，技术方面的问题得到进一步解决，功能优势将会得到更全面的体现。

（一）RPA与其他技术的协作应用场景

1.基于附件资料中关键信息的提取需求

根据word和PDF两类不同文件类型，理论上可分别采用RPA+VBA、RPA+OCR组合方式进行文本识别和信息提取。Word格式的文件可通过RPA机器人从信息中根据字符规则提取关键信息，生成结构化数据；PDF格式文件中的文字类信息采用RPA机器人工具组件获取元素文本来提取关键信息；图片类采用OCR技术进行识别并提取信息，但因非制式文件识别准确率难以保证，生成的结构化数据需人工二次校验，因此对关键附件的格式的进行规范要求也是方案实施中一项重要内容[3]。

2.基于跨系统数据传递调取应用的需求

ERP系统是企业用于构建整个业务流程的信息系统，但在企业信息管理系统建设过程中，受诸多因素影响，无法完全实现在各系统间进行直联和数据交互。RPA机器人灵活的扩展能力和无侵入性，从理论上来说具备在多系统上集成，打通各个应用程序间的数据传递和访问的功能。同时，RPA主要通过程序界面定位技术、图像识别技术以及其他网络数据技术进行交互，在实际应用场景中，Office表格、文档中数据联通传递采用VBA更具有执行效率。方案中通过RPA+VBA的协作模式，将人工业务处理逻辑加入到自动化程序编制中，实现事务自动化处理。

（二）采用RPA进行业务自动化设计的优势

1．基于效率的考虑

RPA机器人可根据预先编写的脚本进行重复、机械运动，7×24小时不间断地工作，平均工作效率可达人工20倍左右。

2．基于开发成本的考虑

中国石油各板块各企业在用统建系统及各单位自建系统多，接口开发问题涉及时间和成本双重资源耗用，而RPA主要作用特点具备绕开诸多接口开发条件的制约和限制，在适用场景情况下由开发团队依据明确的处理规则和数字化指令进行灵活配置，可实现快速应用。

3.基于多场景应用的考虑

RPA机器人前台模拟运行，对规则清晰、结构化输入和输出的操作流程、可批量化的高频业务场景具有较高适用性，如读取邮件、加工文件、生成文件和系统操作等重复、标准化的工作。如：国内早期出现的“按键精灵”，通过录制用户界面的所有操作,记录下鼠标点击位置和键盘数据字符，形成脚本分配给机器人去操作,实现自动系统登录、进行指令操作，自动处理表格间数据的转换、导出、格式调整等重复操作。

（三）VBA编程在共享业务中的实际运用

随着共享业务承接面的不断扩展，承接业务复杂程度逐步提高，表单承载模式在业务信息较复杂情况下，对填单要求较高，化销企业相关岗位人员ERP系统数据信息的加工工作较繁重。针对化销企业业务承接难点，共享中心已初步尝试使用VBA宏语言进行填单辅助工具的开发，通过程序设定完成表间数据的自动化调取、加工，自动推导出符合表单填报所需的财务信息。其功能如下：

自动完成价税分离。通过对ERP系统导出的原始数据表进行后台加工，实现运费税额、含税金额与不含税金额的后台运算，简化了人工运算操作。

自动实现结算数据筛选。根据当次结算单位的不同，在ERP导出表单中实现一键生成分单位结算基础数据表。

自动实现金额差异调整。根据当次运费托收包中所有发票实际金额调整ERP表单中税额、不含税金额，实现表单与发票金额差异的自动分摊。

自动实现产品金额匹配。自动匹配当次结算运费至各个产品规格牌号，自动生成与表单填报格式相匹配的数据表，实现一键导入。 

功能实现升级优化。根据企业实际需求对VBA辅助填单工具进行优化，新增自动保存、报错弹窗、活动字段、界面美化、一键清除、业务明细调整等功能。

（四）OCR技术应用特点

中石油企业在共享服务平台上传的发票影像通过OCR技术识别，实现共享、存档功能的同时，实时监控违规发票，规避发票风险，控制各单位结算报销的合规性。

1.技术准确性高

共享中心现用的 OCR 技术可自动从发票中定位并识别字段，印刷体的平均准确率可达90%以上，使用海量的样本数据，经过日积月累的训练，图片文字高精准度识别，简单易用，用户反馈良好。

2.技术稳定性强

现有的OCR技术普遍应用在共享服务平台费用报销、差旅费报销、ERP发票预制结算等业务场景中，接受过上线单位用户和复杂场景的考验，兼容性强，各地区公司使用广泛。 

3.技术适用性高

依托OCR 技术，涵盖了整个增值税发票检测识别框架的所有核心算法，支持横向、竖向拍摄，适应透视畸变、光照不均、部分遮挡的情况，具备非常高的复杂环境可用性。可实现发票批量处理、发票明细秒提取，有效降低人工录入工作量。

4.技术功能完善

实时监测报销发票是否重复录入，实现发票自动查重，助力企业规避发票风险、防止发票重复报销入账归档；通过批量扫描识别纸质发票原件并自动提取电子数据，自动填充员工提交的报销单发票信息，审核报销发票是否缺失、金额是否一致，实现智能发票审核。

四、结语

本文以中石油化工销售企业采购结算、业务结算纳入共享中心核算的现状为背景，通过业务、财务工作流程的实地调研学习，参考相关资料并结合现有技术手段，提出中石油化销企业的采购、运费结算业一体化结算的基础方案框架设计，同时做出可行性分析，为中石油化销企业采购、运费结算业务的升级优化提出新思路。十四五规划中强调“数字经济”是未来推动经济发展的重要手段，化销企业采运一体化研究正是以数字化驱动为核心，对现有生产关系和要素进行新的排列组合与合理利用。在业务优化思路和方案具有一定可行性支撑的同时，也必须看到现阶段技术手段还存在一定的瓶颈问题需要加快解决，推动方案落地实施，全力助推化销企业及其他具有类似业务承接难题的企业，尽早实现业务的高质量上线运行，为服务企业提供更高品质、更低成本的服务。

本文来源：《商业观察》https://www.zzqklm.com/w/jg/125.html