对高校学籍档案管理工作的思考

随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，同时它也是规范学生管理、掌握学生情况、培养合格人才的重要依据,是高校教学档案的重要组成部分,是改进学籍管理工作,提高管理水平的信息资源。因此如何加强对高职院校学籍档案的管理，是高校档案管理人员值得探讨的共同话题。笔者结合学籍档案管理的工作实际，提出加强高校学籍档案管理的有效措施。

 一、学籍档案管理工作的内涵    学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。

二、当前学籍档案管理工作中存在的问题      1、档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。     2、档案信息量不足。目前高校学生档案承载的信息一般只是高校招生报名表、入学登记表、学籍、成绩、党（团）材料等。在市场经济条件下，这些材料有的已经过时，有的却是“分量”不足，无法满足信息时代用人单位的信息需求。当前用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉准当代大学生在情商、诚信、创新能力等等能体现个人特质诸方面的资讯。而当前的档案中往往缺少这些记载，少量的档案虽有涉及，但多流于形式，公式化、口号式、千人一面，没有个性特征，与用人单位的期望值相差甚远。
    3、档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

三、新时期如何完善学籍档案管理工作

大学生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程，但是，不积跬步，无以至千里——莘莘学子十几年学海拼搏，漫漫苦读最终目的在于“学以致用、报效祖国”。鉴于档案材料在就业中的重要作用以及就业推荐与招聘工作的超前性， 大学生档案管理方式方法已不能再沿袭过去的老一套——等到毕业生离校时再整理归档了。要从大学生被录取那一天起就做好建档工作， 入学后立即根据其专业、班组群体性特点， 随时按照国家档案法规的要求，收集、征集有关材料。一经形成， 尽快存入。同时应该注意以下几点：

 1、健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度

加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是。如果学籍档案管理制度不健全，移交手续不严格，各部门之间的工作衔接不好，就会导致学籍档案材料的遗失，不齐全不完整。严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，有利于实现学籍档案管理工作的制度化。同时克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、等方面给予支持改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。 2、及时收集、有效整理。

建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料 归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3、利用计算机网络技术，优化学籍管理水平。利用计算机网络技术，建立一套完善而科学的学籍管理系统，不仅可以更好地执行教育部推行的高等教育学历证书电子注册制度，而且可以更好地管理和使用学籍信息。高校中很多部门都会需要相同的数据，如在校生人数、学生成绩、学生基本信息等，将学生学籍信息化、网络化管理，不仅查找方便、数据统计准确，而且利用网络的“实时”、“共享”功能，可提高相关部门的工作效率、工作质量，减少学籍管理人员的重复性劳动。

   总之，高校学籍档案管理工作是一项系统工程，需要在探索中求发展、求完善。为此，学籍档案管理部门及管理人员应始终把握学籍管理为育人服务的方向，关注有关档案管理新技术，探索新规律，不断更新管理理念、管理手段，做好高校学籍档案管理工作，使其成为学校人才培养工作的需要，成为服务于学生的需要，成为服务于社会的需要。

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