“互联网+档案”新业态的服务方式创新 ——以博物馆数字档案管理为例

博物馆的数字化进程已经在互联网+时代有了快速进展，尤其随着影像科技的进步、网络传输效能的提高、大数据技术的快速应用，使得博物馆得以为文物建立数字影像，通过网站和微信公众号、微博等多种方式，为民众提供立体化的线上体验，并拟建立虚拟博物馆。在此趋势下，对互联网+档案新业态服务进行研究，已经成为档案人一项重要的职责目标。
在传统意义上，博物馆对于实体文物的维护非常重视，目前已经以各种制度和最为高新的科技手段来确保珍贵且唯一的文物免于毁坏，以最大程度长期积存并使之传于后世。但是根据调研可知，当前一般博物馆工作人员较少意识到各种数字化资料的建设和储存工作尚存在较多不足，各种数字资料也相当脆弱，它们和实体文物一样，不仅可以应用在博物馆的研究、管理、展览以及教育等各种活动上，更可以以此授权增加博物馆的创收以更好地丰富藏品及做好维护工作。长期以来，我国的博物馆界对于数字资产的管理缺乏足够的讨论，尚未意识到数字资产的管理已然是博物馆管理的重要工作模块，并非只是单纯的IT业务，其中更涉及到使用与政策的问题。承前互联网+及大数据在各个行业的应用，本文从博物馆的业务特性和环境脉 络作为研究的主轴，结合对目前国内博物馆数字资产管理善的考察和经验，梳理重要文献并针对博物馆的业务特性和需求进行研讨。
1  博物馆档案的资讯环境和资讯流动
博物馆的资讯环境有异于一般商业公司和政府部门，影响博物馆馆藏品档案资讯传播环境的原因很多，除了科技和所拥有的资源等外在因素，博物馆的功能性和分工方式、人员工作岗位安排、观众的需求以及商业运作的模式等，都共同形成了博物馆资讯环境和资讯流动状态。就目前的考察可知，当前博物馆档案资讯的应用中，藏品仍然是博物馆最重要的资讯，但是当前观众多元化的需求，尤其已经适应了智能手机出行完成生活吃喝玩乐的年轻观众，他们更需要博物馆其他类型的资讯并能数字化、网络化来提供服务，也只有如此方可维持一个现代化博物馆的运作。如纽约现代艺术博物馆，已经向公众开放了一个数字档案库，公众可以登录数字档案网站，免费浏览Mo-MA自1929年开馆至今3500多个展览的展览目录、超过33000张展览现场照片以及艺术家名单和介绍等相关资料，这一创举不但加深了公众对现当代艺术的深入了解，同时也培养相关领域的研究者能得到珍贵的数字档案资料，促进艺术文化的交流与发展。
2  互联网+档案环境下的博物馆功能与数字资产类型
博物馆的藏品档案资讯可被视为核心资讯，但随着共享经济的到来，为了让藏品能够最大程度的发挥其价值和功用，随着藏品档案的资讯被研究、再制和编辑，也会生产出各种不同的附加资讯，在博物馆档案资讯生产和使用的各个阶段，使用者的角色也在不同阶段有了不同的资讯需求。因此，博物馆各部门的各个阶段，其档案内容也因分工和活动的不同而产生不同的数字形态，要制定完整详细的数字档案保存和维护，以确保这些资产可以被有效保存和再利用。博物馆数字档案的需求依部门分工不同，需制作及存储的数字影像格式离不开原始藏品的素材，由于很多藏品具有珍贵的文物收藏价值，因此在制作数字档案时需要尽量减少对文物的盘点和影像素材的收集。
3  互联网+档案下的博物馆数字档案资产管理系统
3.1  博物馆数字档案资产管理系统的应用
近年来国内外博物馆均不遗余力地推动数字化工程，加上资讯科技应用在博物馆各种业务的弹性大境，使得博物馆所累积的数字资产不仅数量庞大，而且格式众用，用途更是复杂。如果博物馆仍以传统个人档案管理方式进行数字档案的管理，不能以系统化方式管理，势必会造成未来工作的麻烦，如由于数字档案资产无法与博物馆工作流程和价值链相结合，导致影像资产负担大，甚至会需要不断的重拍和格式转换，造成资源浪费并占用大量储存空间。随着数字档案数据数量的倍境，博物馆员也要花费更多的时间和精力寻找数字档案，甚至要出现简单的文档搜索已经无法找到所需材料的情况。最重要的一点是也会增加数字档案遗失的风险以及传递电子档案所耗的人力成本。
根据对美国、日本和台湾的博物馆数字资产管理发展的研究，他们目前均以系统化方式引入了档案资产管理系统（DAMS）,这也是在面对数字档案资产管理工作日益庞杂的压力之下，开始仿效企业推动创建属于博物馆的数字档案管理系统，目前以大都会美术馆、旧金山现代美术馆、纽约现代美术馆等重要的博物馆都已经使用这些系统。在具体的工作中可以节省14%的查询档案时间、36%的档案格式转换时间、13%用来确认不同版本格式的时间、28%用来挑选和组织档案的时间，此外尚可以拥有和博物馆藏品管理系统互连，有效整理管理储存的目录及相关维护、挪移藏品等相关背景文件，扩大数字档案资产的用途、增加数字档案被再利用的机会、使员工和研究人员取用资料更为方便、节省时间和管理成本等其它优点。在具体的研究过程中可知，如果没有数字管理系统，在一个展览的工作过程中，策展的藏品部门研究人员会先挑出一批文物影像档案，要求相关部门提供所有影像档案供研究所用，但此时设计和公众号经营等工作人员并不能及时得知信息，需要等通知才能开展相应工作，而展场设计和网页设计及公众号发布等工作则更为滞后。在DAMS协作平台工作中，所有工作人员可以信息同步，快速高效地完成工作。
3.2  博物馆数字档案资产管理系统应用的要求
博物馆的数字档案资产系统中，藏品的影像资料、文物背景资料、研究资料、诠释资料等，大多储存于管理系统，在使用管理中要注意以下三点。首先，数字档案的资产定理系统如果要保障文物背景资料能和数字档案本身的有效连接，就需要使用后台资料库，将藏品的影像及信息进行筛选，把一些涉及保密并不适合公开的部门进行特别标注，以免在系统文物语义资料的传递中泄密。其次，系统创建时就要考虑到各部门的使用需求，在处理素材时跨部门协同作业、专案管理、流程管理的需求，要有即时性和稳定懒得。如大都会美术馆，他们的数字档案资产管理系统的组织建构，就整合了摄影室、影像管理和授权部门、典藏部门、IT部门等四种部门的需求，工程浩大，并耗时较久进行分阶段推动。第三点，因为管理系统的目的是为了解决博物馆数字档案在管理、储存、查询和使用上的种种不便，所以在创建同时也要解决不同部门需求和团队合作的工作负担，此项档案管理工作不是技术性的而是策略性，要有完整的政策和管理机制配合，并不仅仅是科技的改革。
3.3  博物馆数字档案资产管理系统的安全管理
在博物馆数字档案资产管理系统中，对于系统的权利和安全一直是被视为最重要的。在具体的工作中，数字档案资产的各种安全措施和权利状态及相关法律也是息息相关，当使用者使用数字档案的不同权限设置时，需要对文物和数字档案资产的法律问题有深入了解。藏品毫无保留的资讯公开，会为不法分之的仿制等行径提供便利。同时，还需要注意藏品原创者是否已身故50年或者仍受到著作权保护、是否授权博物馆允许进行数字复制、是否有权利将数字档案用于文创商品的创意元素，在规划存取安全和实物安全的政策时，也要将恶意破坏或不当使用数字档案等行为纳入法律监管体系，这样方能在保障工作人员自身工作权限的使用福利，处理好科技与福利之间的关系。
4  数字化档案管理服务方式的创新
博物馆藏品数字档案系统的应用，借助了先进的设备和仪器创建数据系统，在收集和保管、研究等方面都有着巨大的优势，有别于以人工调阅、入库、整理等传统方式，可以更便捷地查阅藏品文物的照片、尺寸、质地、历史、来源等信息。
合理利用资源，提高博物馆经济效益。先进和硬盘和云数据等媒介，不仅储存空间小，节且查阅调取资料迅速，避免了因为重复复印而造成的各种浪费。此外对于环境的要求改变，由原来实物档案的保存受到光照、温度、湿度的要求，而转为云端等对信息安全技术的需求，达到无损安全的效果。在创新服务方面，做好藏品文物档案的保密资料归属，对于资料的借阅者进行个人信息甄别，根据个人的诚信及工作范围内设置不同权限，既保证科研人员使用的便捷，又做好档案资料的保密性。同时积极研发掌上博物馆APP的功能，通过签到、竞猜等内容提高用户的参与度，更好地宣传传统文化，提高民众的艺术欣赏和鉴别素质。
规范化的博物馆数字档案系统的创建与使用，是适应互联网+和大数据时代需求的转变，服务的创新和改变也将推动数字档案的经济效益和社会价值的更大程度发挥。

来源：《视听》：http://www.zzqklm.com/w/xf/9501.html