信息时代的电子档案归档优化探讨

前言：在信息技术不断发展的当下，随着文件资料数量日益增加，要想在安全可靠的前提下做好文件资料保存管理并不容易。通过运用信息化技术手段开展电子档案归档工作，能够在提高档案归档工作效率和质量的同时，借助信息加密技术来保障各类文件资料的完整性、安全性、真实性，使电子档案管理更加高效。因此，针对信息时代背景下的电子档案归档措施进行探究分析十分必要。

1、电子档案的特征

要想优化电子档案归档措施，就必须掌握电子档案特征。具体来说电子档案有以下五方面特征：

一是内容与载体可分离性。数字信号是电子档案主要存在形式，由于其为电子形式，因而档案内容可与储存载体实现分离，可将内容转移至另外的载体，或是利用网络传输给其他接收者，并且电子档案的呈现形态较为丰富，可搭配影音图像等媒体，由多媒体集成的电子档案更具生动性。

二是对计算机系统及设备的依赖性。电子档案产生于计算机信息系统，因而需要借助计算机等设备对电子档案进行读取和传输。但与更新升级速度较快的计算机信息技术相比，电子档案的保存管理时间较长，可能导致最新的信息化设备无法读取几十年前的电子档案，因此，在电子档案归档和管理中需要实行标准化处理，以此确保电子档案可被实时利用。

三是对元数据和背景信息的依赖性。元数据决定了电子档案的属性，包括电子档案的软硬件环境、文字处理软件、行文结构等。电子档案形成时，其相关流转过程、历史信息以及上下文联系等内容，就是电子档案的背景信息[1]。因此，元数据和背景信息对于电子档案来说，是保证其被有效、准确读取和传输的关键基础，若是在电子档案归档和管理中未能注重完善元数据或背景信息，则很可能对电子档案的归档和运行产生影响。

四是载体多样和信息存储的高密度性。电子档案载体多样，如磁盘、U盘、光盘等，此类载体对于电子档案归档和管理的环境要求普遍不高。信息存储的高密度性体现在电子档案载体的储存空间方面，如档案级光盘容量可达4.7G,可存储近28亿字符，压缩后的电子档案不仅便于归档，而且节约储存空间。

五是不稳定和不安全性。对于电子档案来说，在对其进行归档、读取、传输、管理等流程中需要多次分离与组合，容易导致电子档案在移交、传输、利用后的形式和内容发生变化，如被非法读取或抹除，这将大幅降低电子档案的利用价值[2]。因此，在电子档案归档工作中需注重其不稳定和不安全特点，利用加密信息技术保障电子档案的完整安全。

2、电子档案归档的内容及方法

2.1电子档案归档内容

一般来说，电子档案归档主要有三项内容，即归档范围、归档时间、归档要求[3]。结合电子档案管理规定分析，归档范围主要有电子档案的元数据和各类电子文件，电子文件包括影音图像及文字符号等多种呈现形态；归档时间需要根据不同单位的具体要求进行明确；归档要求需保障电子档案满足可利用性、真实性、完整性、可靠性，只有电子档案具备以上要求时，才能按照归档流程进行处理。

2.2电子档案归档方法

根据电子档案初始存储位置，结合计算机运行逻辑，可选择更为合适、便捷的归档方法。电子档案归档方法主要有以下三种：第一，物理归档。按照电子档案初始的存储位置可将划分为网络归档、介质归档两种。其中网络归档主要是指电子档案的主要来源为网络，且长期存储于网络空间；介质归档是指电子档案存储于有形的载体，如磁盘、U盘等，在对电子档案归档时需要将存储介质进行一并归档。第二，逻辑归档。此类归档方法主要根据电子档案的具体格式进行分类归档，即按照电子档案在计算机系统中的运行逻辑完成归档。逻辑归档可在电子档案的初始物理位置进行保存管理，有助于提高电子档案的完整性和保证其真实性。第三，双套制归档。此归档方法为前两种方法的结合，即将逻辑归档与介质归档或是网络归档相结合，从而形成相应的电子档案再完成归档。双套制归档与前两种方法相比，在保证电子档案快速传输的同时，电子档案内容的完整性也能得到保障，因而更具安全性和可靠性优势。

3、信息时代下的电子档案归档优化措施

3.1树立电子档案归档信息化思维

信息化思维就是在电子档案归档工作中利用现代信息技术，分析问题、解决矛盾、提升效率。具体来说，需在电子档案归档工作中运用信息技术建立便捷、高效的档案资源管理系统，提高电子档案归档工作的目的性和时效性，使电子档案归档及管理实现信息化、数字化、智能化发展[4]。为此，电子档案归档工作人员需明确工作目标，按照归档工作具体要求运用信息技术，如利用大数据技术识别、分类、归集不同形式、不同内容的电子档案，即通过信息技术对影音图像或文字符号等形态的电子档案进行分类，以此提高工作人员对电子档案进行归档的准确性和效率。在信息时代背景下，信息化思维在电子档案归档工作中的运用应更加丰富、更加系统，比如，在针对文字类电子档案进行归档时，应利用信息技术分析此类档案的被使用频率，并将数据分析结果以曲线图的形式呈现，使工作人员能够对此类电子档案以利用率作为标准进行归档，这样一方面能够保障电子档案归档效率，降低工作人员识别分类电子档案价值的难度；另一方面能够便于日后对电子档案进行查询利用，从而大幅提高电子档案的归档与管理成效。

3.2健全电子档案归档管理制度

健全管理制度可使电子档案归档在有制可依、有章可循的良好环境下高效有序地顺利开展。为此，需要结合电子档案特征，对其归档工作进行严格规范。首先，针对电子档案的内容与载体可分离性需对归档方法进行明确并以制度化的形式细化，如明确不同形态电子档案的归档载体，或是根据电子档案内容的重要性和价值来确定用于对其归档的载体，以此便于对电子档案进行区分。其次，针对电子档案的计算机系统及设备的依赖性与元数据和背景信息的依赖性需对归档标准进行统一、规范，使电子档案在满足完整、真实、可靠的前提下，再根据电子档案归档及管理相关规定有序开展后续工作。这样能够使电子档案在归档及后期使用中可以被顺利读取、传输，增强电子档案的可利用性，同时可避免归档工作因电子档案自身问题而出现重复处理，造成人力、物力等资源浪费。最后针对电子档案的载体多样和信息存储的高密度性以及不稳定和不安全性对归档工作人员的责任意识和工作行为进行规范，使其在对电子档案归档时能够选用符合不同形态电子档案的存储载体，并加强电子档案归档安全管理，确保电子档案在归档环节处于完整、安全的管理状态[5]。在此过程中，工作人员应针对不同形态的电子档案应用相应的信息化加密技术，如设置访问权限、应用密匙等方式，使电子档案在归档工作的全过程可以被有效保护，从而为提高电子档案归档与管理成效奠定可靠基础。

3.3明确电子档案归档流程

第一，明确归档范围。不同企事业单位对于电子档案的归档范围有着不同的标准和依据，只有明确电子档案归档范围才能使工作人员有针对性、选择性以及目的性的对电子档案进行归档。在明确归档范围时，不但要考虑本单位对于电子档案的管理要求，也要利用信息化技术对电子档案的价值进行科学分析，如类似档案利用率、档案内容重要性等，使被归档的电子档案包含全部的有价值文件资料。只有这样才能凸显出电子档案归档利用信息化技术的作用和必要性，从而更好地进行电子档案归档。第二，做好电子档案检测工作。电子档案检测是对其进行归档和管理工作中一个不可或缺的关键环节，这不仅有利于提高电子档案归档工作效率，还有利于后期对电子档案的管理。之所以对电子档案进行检测是为了保证其元数据、背景信息、存储载体的有效可靠和完整安全，只有符合这些条件的电子档案才能进行归档，才能体现加强归档工作管理的意义。从以上可以看出电子档案检测具有重要作用，因此工作人员应重视此项工作，规范、统一检测标准，提高电子档案归档质量。第三，制定合理归档接口。电子档案归档需制定一个合理的归档接口，可通过信息化技术与本单位电子档案归档与管理要求对接口进行明确，既要保证归档工作能够顺利开展，便于对各类需被归档电子档案进行检测，也要保证电子档案安全性。

3.4提高工作人员运用信息技术水平

电子档案归档工作开展过程中需要注重提高工作人员运用信息技术的水平，促使其转变工作思路，针对原有电子档案归档工作理念和方法进行调整，避免电子档案归档工作中存在各级人员沟通不顺畅、信息交流存在时差等问题，以此确保电子档案可被顺利归档。为此，应加强工作人员信息技术培训，基于电子档案归档工作需求和管理要求，结合信息化技术对工作人员进行培训指导，并通过微信群、QQ群、钉钉、腾讯会议等媒体平台开展交流工作，方便工作人员之间探讨业务问题，保证电子档案归档培训活动的连续性和畅通性。与此同时，需要运用绩效考核管理的方式对工作人员在实际工作中运用信息化技术的质量和效率进行考评，使电子档案归档工作人员能够重视运用信息化技术开展具体工作的重要性和意义，从而更加高效、有序、合理的利用信息化技术对电子档案进行检测、归档以及管理，推动电子档案归档工作朝着信息化、数字化、智能化的方向发展。需要注意的是，应利用考评结果对工作人员的积极性进行激发、调动，通过大数据技术分析工作人员的整体工作状态、工作效率、工作质量，再结合考评结果对其奖惩晋升进行全面考虑，使工作人员在学习信息化技术和运用所学内容开展归档工作时能够更加积极、主动，从而为推动电子档案归档实现高质量发展提供可靠的人力资源支持。

3.5加强信息化加密技术有效应用

在电子档案归档工作中，最关键、最重要的一环就是保证电子档案的真实性、完整性以及安全性，因此在归档工作中需加强信息化加密技术有效应用。例如，数字签名和时间戳技术，此项技术可针对电子档案的来源和内容进行保护，是一种保障信息安全较为常用的信息化加密技术；建立电子档案元数据管理机制，该环节是针对电子档案归档及管理过程的加密保护，通过固化电子档案归档及管理过程，形成真实完整、可靠连续的加密保护防线；创建复合式身份标识，此项加密技术是多种信息化算法和技术的深度融合，且加入了凭证库相关管理标准，可有效保证电子档案的加密属性。与此同时，可通过读取长期保存管理的电子档案检验归档工作是否有效，并结合检验结果对归档方法进行调整，确保电子档案在完成归档后处于长期可读管理状态，避免电子档案被抹除或是失效。对此，可通过信息化技术使电子档案格式标准化，保护其元数据和背景信息完整、真实；或是基于封装包的数字迁移，此项技术可使电子档案稳定地应对外界各类影响因素变化而产生的不同影响。因此，在信息时代背景下，电子档案归档工作应注重有效应用信息化加密技术，提高归档工作人员安全意识和责任意识，使电子档案在归档环节处于完整、安全的管理状态，从而为后续的电子档案读取、传输、移交等提供可靠支持。

结束语：综上所述，对于电子档案归档来说，其作为电子档案管理的关键环节，对电子档案的可利用性、真实性、完整性、可靠性有着不容忽视的重要影响，只有扎实做好归档工作，才能为后续的电子档案读取、传输、移交等环节打下良好基础。因此，就电子档案归档来说，应从树立电子档案归档信息化思维、健全电子档案归档管理制度、明确电子档案归档流程、提高工作人员运用信息技术水平、加强信息化加密技术有效应用等方面着手，为高效、有序地顺利开展电子档案归档工作提供全方位、多角度的支持与保障，从而促使电子档案归档及管理工作加快实现高质量发展，并为我国档案管理工作实现现代化发展作出贡献。

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