关于高校博物馆藏品数字化管理的思考与实践-管理论文

一、高校博物馆的藏品管理
高校博物馆隶属于某一所大学或学院，场馆规模、经费、人员、藏品等均受到学校的制约。由于高校人员编制的限制，即使是一所综合性高校博物馆，其工作管理人员也十分有限。高校博物馆在藏品管理工作方面只有量的多寡而无质的区别，人员有限、工作繁多的矛盾十分突出。
高校博物馆的藏品管理依托于各种账目，包括：总账、分类账、藏品交接凭证、出入库凭证、藏品卡片等。而以一件藏品为例，管理工作可分为三大类
1、交接入馆
〔1〕确定藏品来源。藏品来源必须在出入库凭证和各种账目中明确记录。根据藏品来源的不同，在藏品账号方面有不同的编码规则。
〔2〕移交入馆。在确认来源后，藏品保管人员将依托藏品交接凭证进行入馆交接工作。仔细清点所有藏品，并将藏品的名称、来源、类别等最普通的属性记录在凭证上，最后将藏品运送至文物库房区。
〔3〕库前整理及入库。在文物库房区，藏品保管人员将对藏品做进一步确认，并将藏品的详细属性数据录入有关账目，可分以下几项具体工作：定名及鉴定、技术处理及实测、记录影像资料、录入藏品账目及卡片。
2、馆内管理
〔1〕库内整理。藏品的库内整理包括编制藏品分类账和卡片、排定藏品存放柜架、编制藏品修复计划、为藏品利用提供服务。库内整理工作主要依托于藏品总账和分类账、藏品卡片。这些信息保存在纸质档案和计算机文件中。
〔2〕藏品利用、注销。藏品的利用是指藏品的展示、研究等。通常都在博物馆内部进行，涉及到出入库环节，但是不涉及出入馆。在一所大中型博物馆中，每类藏品都有专职的保管人员，因此出入库也都必须做明确的使用记录。而在高校博物馆，藏品保管人员较少，藏品总数较少，因此藏品的使用记录通常不另行记录。在藏品总账中记录藏品的当前位置，是展示或库存。
〔3〕对外交流。藏品的对外交流是指一件藏品外借或外调至其它文物保管部门。藏品在和对方单位的交接手续中，使用的档案型文件主要是交接凭证。
二、藏品管理数据库
在传统手工管理年代，博物馆工作人员必须仔细填写多类单据，包括：出入库凭证、总账、分类账、藏品卡片等等。它存在以下四项缺点：1、必须重复誊写不同类单据中的相同信息；2、采用手工查询取得藏品信息，耗时巨大；3、统计藏品信息困难且容易出错；4、随单据数量增长，藏品数据的利用成本、效率大幅度下降。这些也就是数字化管理手段着重解决的疑难问题。
为整合博物馆的藏品相关数据，提高管理效率和数据利用率。许多博物馆均已开始研发或使用架设于局域网的藏品管理系统。因各博物馆的藏品特点不同，藏品管理系统暂无统一的标准。高校博物馆的藏品管理系统是基于藏品信息数据库的，藏品数据库保存各类电子单据的所有信息，并提供给藏品管理系统调用。用户使用藏品管理系统来实现数字化管理。根据以上功能需要，建立本藏品管理系统的数据库的表结构，即六张数据表：[账户信息表]、[卡片信息表]、[总账信息表]、[原始总账表]、[藏品附件表]、[藏品分类表]。
1、账户信息表
本表记录藏品管理系统的登录账户信息，包括：账户名、密码、账户类别〔藏品管理员、账目管理员、最高管理者）等基本信息，还包括：账户使用者信息、账户是否激活等辅助信息、登录记录。任一用户登录后，系统将读取此表内用户类别信息，赋予账户不同权限。
2、卡片信息表
本表主要记录藏品的本体属性信息，包括：卡片号（唯一）、藏品名称、作者、方位号、级别、时代、质地、单位、数量、附件、价格、来源、纵度、横度、高厚、口径、底径、重量、成色、现状、著录及款式（备注类字段〕、鉴定意见（备注类字段）、说明（备注类字段〕等。本表还记录藏品管理员在工作中产生的信息，包括：制卡人、制卡日期、修改人、修改日期及其它辅助字段。藏品管理员通过架构于本数据库之上的管理系统，录入或修改这些信息，并实现高效查询、统计。
3、总账信息表
本表主要记录藏品管理工作信息，包括：总账号（唯一〕、卡片号、类别、分类账号、收集日期、收入凭证、收件人、使用情况〔出入库记录，备注类字段）、录入人、录入日期、修改人、修改日期。账目管理员为每件藏品建立一条总账信息，并建立分类账目。其中同一类别下的分类账号是唯一的，此功能通过计算机程序实现。
4、原始总账表
本表记录原始总账的所有信息及使用情况，包括：主要的藏品本体属性信息〔名称、级别、作者、时代、质地、单位、数量、附件、价格、来源、纵度、横度、高厚、口径、底径、重量、成色），藏品管理工作信息（卡片号、总账号、收集日期、收入凭证、收件人、附记（备注类字段〕、录入人、原始总账修改人、原始总账修改日期）。以上字段在总账记录产生时随之产生，最高管理者可对其进行修改，修改行为也将被记录在本表中（此无法更改〕。
5、藏品附件表
本表用于管理藏品的附属文件，如照片、拓片、录像等。本表是对卡片信息表的补充，记录了每一个附属文件的相关信息，包括卡片号、文件名、保存地址、文件类型〔照片、拓片、录像等〕、上传人、上传时间等。在上传、修改、删除藏品的附属文件时，本表信息自动产生、修正。
6、藏品分类表
本表用于进行藏品的类别设定。管理分类账时，每件藏品都将归入某一类别。本表记录已设定的类别，账目管理员基于本表内容实现分类工作。当有新类别藏品入馆时，可通过新增本表记录来接纳新类别。
数据表中的卡片号、总账号、分类账号、收入凭证等编号信息均采用7位整数表示，价格、纵度、高厚、重量等藏品本体属性信息的单位由使用者设定。除藏品名称等必填字段以外，绝大部分字段在初次录入时可缺省，日后补全。而对于某类藏品，部分字段并无实际意义，可长期缺省。以上限制均在各数据表建立时严格设定。三、基于数据库的藏品管理系统1、藏品管理系统的工作流程
博物馆的藏品数字化管理以计算机及相关应用软件为基础。我们可将藏品管理系统的功能分为两大类：1、协助工作人员录入或修改藏品的本体属性信息；2、协助工作人员处理管理工作信息。藏品的本体属性信息是藏品自身物质特征的表现，反映着藏品的历史价值、艺术价值和科学价值。藏品管理工作信息是博物馆对藏品实施的管理行为的记录。在藏品管理系统中，两大类数据信息由两类用户管理，由此产生两类权限彼此没有交集的账户，即：藏品管理员、账目管理员。在藏品管理工作中，藏品管理员负责实物管理并将藏品的属性信息录入到数据库中，包括名称、作者、年代、来源、尺寸、鉴定意见等。在日常维护中，他负责对各类账目中藏品本体属性信息进行管理。而账目管理员则着力于记录藏品的使用情况，包括出入馆信息、收件人、附记等。同时账目管理员需要对藏品进行分类，并管理分类账目。
借鉴其它博物馆的经验，我们在藏品管理系统中引入原始总账的功能。即：在一条账目首次录入藏品总账时，系统自动产生一条原始总账记录，它表示藏品最原始的属性。在藏品管理工作中，藏品的本体属性及总账随之修改，但是原始总账是不能随意修改的。为对原始总账进行管理，我们引入第三类权限账户：最高管理员。最高管理员由藏品管理工作的分管负责人担当，他可对原始总账做修改，可查询藏品数据库内的所有信息。
以一条藏品记录的生成及管理为例，首先由藏品管理员录入该藏品的本体属性信息并建立属于它的唯一卡片号，此后账目管理员将该条藏品记录加入总账，并归入分类账目。以上过程是藏品录入数据库的基本流程，账目管理员必须在藏品管理员的工作完成后，才能进行自己的操作。而最高管理员又必须在账目管理员的录入工作完成后，才能执行原始总账管理、藏品各类信息查询等操作。