山东中学档案数字化管理的现状及对策

随着社会不断发展和网络电子信息化的日新月异，档案作为一种原始记录是历史的真凭实据，它在社会上的使用范围及利用率在不断攀升。而现有的档案传统管理模式及手工翻阅查询方式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理数字化的优势已日益突显，形成及时、准确、系统的数字化档案网络，成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。

一、档案数字化的优点

（一）节约时间，提高效率

数字化档案的实施利用，极大地减少了人们对档案的查询时间，提高了效率。传统的档案查询方式基本上都是手工翻阅，要想查询一本比较厚的档案资料，工作人员就需要花费很长时间，这是既浪费时间也降低办事效率的表现。而数字化电子档案可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。改善了查询的时间和空间问题，给查询人员带来了更有效便捷的方法。

（二）成本的节约

利用数字化技术管理档案，在很大程度上降低了管理成本。传统的档案管理，为了提高档案的利用率，都是采用增加档案工作人员和加大办公费用的方式的，导致档案管理的成本不断增加。而数字化档案的机读档案技术取代了传统的以纸质为载体的档案信息，节约了由于复印、打印、装订所产生的费用，同时也节约的档案库房的使用面积，极大地降低了档案的管理成本。

（三）利于保护档案原件和对档案的充分利用

数字化档案取代纸质的档案后，人们查阅档案主要是在计算机上调阅并直接输出，减少了对原始档案的翻阅次数，尤其是保存时间比较长的档案材料，它们本身就容易破损，而进行数字化处理后，对其起到了更好的保护作用。另外，数字化电子档案在提供原件阅览的同时，还能够根据利用者个人的需要对其中的信息进行分类、统计、打印等。档案工作人员还可以根据需要对电子档案进行编辑，从而节省时间。

二、中学档案管理的意义

（一）基础性

中学档案管理是学校各项工作的基础，是保证学校教学工作、教学改革、教学研究和教学发展顺利进行的基础, 是教书育人的真实记录, 是评价教学质量的重要依据。中学档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据及载体。中学档案一直贯穿着学校的开办、发展、变化的全过程, 涉及中学教育教学工作及其组织、管理的各个方面,真实地反映了学校的教学、管理、运行的发展轨迹, 是学校重要的信息资源库。

（二）重要性

中学档案室，是为了对本学校的档案进行管理、收集、保管并提供利用。学校的档案管理工作既是记录学校教学工作的重要凭证,又是提高学校教学水平的主要途径。中学档案室虽小，但内容却极为丰富，正所谓“小小的世界，却包罗万象”。里面不仅包括科技档案，教学档案，设备仪器档案、基建类档案；还收集了财务报表、帐簿、凭证等的会计档案；以及声像、相片类的声像档案。中学档案室的建设，一是为了把真实地记载了每个学校的发展与兴衰、学生的成功与失败、教师的汗水与功勋的校史资料很好的保存和保护起来。二是为了能让自己的学生们以后对自己的中学回忆有所依靠，在教学档案中，客观地记录了教师每学期对学生学习情况的记录，学生成绩的评定和老师对学生表现的评定记录等，当他们长大成人之后，就能很好的利用学校的档案室来找寻他们在这里留下的五彩缤纷的少年足迹。

三、山东中学档案管理现状

就山东各中学的档案管理现状，作出如下几个概况：

1.有些中学聘请的档案管理人员都不是专业化的，他们几乎都是学校的一些退休老师，并没有受过专业的训练。他们管理档案也只是混口饭吃，抱着应付上级的检查的态度，使得档案管理工作处于被动地位，不能充分发挥其应有的作用。这对学校档案的有效管理带来了困难，直接影响着档案管理的规范化、科学化、现代化程度。

2.有些中学的校领导对教学档案管理的重要性认识不足，对档案室并不重视。他们对档案意识的薄弱，使得档案室变成一个常常被学校遗忘的一角。校领导只会在有上级部门来校指导时，象征性的开设档案室。这在一定程度上造成档案收集的困难，有效的档案得不到及时的整理，致使档案的散失、泄密，有些人甚至恶意销毁等。

3.而档案现代化程度几乎为零是山东各个中学都存在的现状。我国很多的档案馆，都已经采用先进的数字化电子来管理档案，而在这些中学还完全是传统的档案管理模式，形成了相当大的差距。这也正是体现的了上级档案部门工作的不到位，没有及时的对中学档案管理进行好的检查、监督、指导和帮助。

由上可见，对山东各个中学加强档案管理显得尤为重要，并要实现档案的数字化管理模式。

四、实施档案数字化的建议

（一）提高档案管理工作人员的素质

所谓档案管理工作人员的素质，是指档案人员的专业水平，以及适应环境、做好本职工作能力的总称，包括政治素质、文化素质、业务素质和心理素质。档案数字化管理的技术要求工作人员必须具备专业的素质，精通档案理论知识及日常管理技能的同时，要掌握计算机、网络知识的利用方式。现代的档案工作者一定要有丰富的、广博的知识，而且在政治、经济、科学、文化方面的知识也要掌握一点，自然懂的外语最好，因此，在平时的工作中学校还应创造条件，让学校档案管理人员要定期的参加进修培训，这种培训既要包括职业道德上的教育还要包括专业技术水平方面的提升，使档案管理人员巩固档案管理工作的基础知识和基本技能外，不断掌握新知识和新技能，这样才能不断适应新时期新形势对档案工作者的要求。

（二）加强对数字化档案建设的认识

为加强多种形式的档案管理工作，我们要从纸质档案管理中蜕变出来，逐步向档案数字化管理转变。虽然当前的数字化档案尚未普及，但从目前的发展趋势来看，今后数字化档案必然会在档案管理中占据重要的一部分。对于刚刚到来的新事物，档案工作者应有这种先见之明，搞好准备工作，结合各时各地的实际情况，做好数字档案室的建设工作，同时加强对已有的数字化档案的管理，积极积累相关方面的工作经验。同时对于纸质档案的管理工作也丝毫不能马虎，档案是由收集、整理、鉴定、保管、统计等环节组成的，各个环节联系密切，哪一个环节出现问题都会影响其他环节的质量及工作成果。纸质档案的信息内容附在纸质载体上，因此真实性和原始性容易鉴别，电子档案的信息必须通过计算机等专用设备的转换才能实现阅读，操作上容易造成信息的丢失或删改，所以我们在档案管理过程中要保护好原始资料，既要保存好电子档案也要保存好纸质档案。因为即使数字化档案全面普及了，对于一些需要长期保存的重要史实材料、文献记录，仍需要以纸质文件的形式来存储和管理。

五、结论

变革档案管理工作人员的知识结构已经迫在眉睫，为了适应信息技术和档案事业的发展，要求档案管理人员必须时刻让自己在跟上时代发展的步伐，始终立足于与时俱进、改革创新,不断提高自身整体素质, 强化服务意识、法制意识,终生学习,丰富自身的知识结构,才能成为新世纪档案工作的复合型管理人才,才能为促进档案事业的发展出一份力。

传统的手工管理档案方式已经无法满足当今社会发展的需要,档案管理数字化的应用，正是顺应了潮流、适应了时代发展的新举措、新要求。