事业单位档案收集工作对策

事业单位的档案收集工作关乎组织的管理内控水平，是事业单位行政工作、管理工作的重要环节，关乎到企业的法制经营和合规管理，如何提高事业单位档案收集工作，成了档案管理人员、单位管理人员关注的焦点。

一、当前事业单位档案收集工作存在的问题

（一）工作机制不完善

目前，许多事业单位对于档案收集管理工作的重视程度不足，投入的资源不足，缺乏具体落地措施。这些单位在档案收集管理工作中，只是认为是日常事务性的工作，缺少在收集环节的落实，制度的建立更多的是“挂在墙上”，没有具体的指向性、细节、可操作性。在档案收集工作中，并没有指派专业人员进行，也缺乏必要的岗位职责。种种因素干扰了档案收集工作的顺利进行，机制不完善导致很多工作都没有依据可以执行，档案收集管理工作不能得到有机有序的开展。

（二）档案收集工作缺乏标准规范

除了工作机制的不完善导致指引不强，在具体细节落实方面，包括了对档案的收集、整理、移交、管理等各个环节存在着标准缺乏和规范不足之处。在档案收集的过程中，缺乏必要的文件清单指引、编号规则混乱、文本内容和实际不符、时间有偏差等等问题，没有标准规范，只是简单地在标准指引中以“要保证档案收集中的内容和实际相符”一句带过。对于笼统的规范标准认知，千人千面，导致档案归档过程中没有得到有效的保管。

（三）内部职能不明晰

事业单位的组织架构通常是金字塔式的直线，各个部门之间缺乏横向联系、职能部门之间的沟通协作较少。而档案的收集工作需要对各个职能部门展开跨职能协作，在收集中就会因为内部职能的不明晰，导致开展工作困难重重。以医院事业单位为例，一个病患的档案收集可能涉及到临床、门诊、检验、药房等部门，不同科室存在职能壁垒和标准不一的问题。人事行政部门在收集档案过程中，缺乏明确的职能指引、有效检查、有力监督。

（四）专业人员的不重视

事业单位中还存在有大量的专业技术人员。如，学校的老师、科研院所的研究人员、医院的医生等等，这些专业技术人员为事业单位提供专业技术的服务和工作，存在有大量的技术图纸、教案、研究成果、个人的职业技能证书等档案材料。但是，技术专业人员对于档案的收集工作并不重视，也没有定期与人事行政部门进行沟通，导致很多有效的档案、单位的研究成果不能顺利收集归整，工作中存在一定的不足。

二、做好事业单位档案收集工作的思路

（一）重构制度

事业单位内部的职能不够清晰、岗位僵化，不是通过组织架构的调整就可以一劳永逸。况且，组织架构的调整在事业单位内困难更是重重，要用合理的管理成本对制度重构，让配套管理措施能够更好地配合事业单位的档案收集工作，使其更具有可操作性。在制度重构的过程中，人事行政管理部门不仅需要落实制度，还要引入新的管理思路来弥补人事档案收集工作中的短板。

（二）激励配套

专业技术人员在档案收集工作中存在有一些顾虑，主要是在日常繁忙工作中，如果还要抽身负责档案收集的工作，消耗自身精力、影响自身绩效，所以每个人都避之大吉。所以，从自身利益出发，很多人对于档案收集工作并不主动，能推则推。在档案收集工作中，应当要有适当的激励参与，打消项目工作人员的顾虑，使档案管理工作可以有人做、愿意做。

（三）职责明晰

事业单位的工作开展困难重重，经常需要上级协调进行，管理岗位、技术岗位的职工对于档案收集工作并不热衷。为了避免职责不清晰、信息不对称，造成档案收集工作的障碍诸多，需要科室、部门的负责人与行政人员进行职责协调，明确各自的职责任务，遵守部门首责原则。

三、做好事业单位档案收集工作

（一）全员重视

首先，“舆论先行”，要对全员进行岗位培训、宣讲，要重视档案管理和收集的工作。在档案收集过程中，事业单位的党委要发挥职能引领作用。对于当前各个部门档案收集工作不重视的现实，事业单位党委应当组织全员宣讲和培训工作，让大家明白档案收集与单位、组织、个人的利益密切相关，有助于个人业务层面的更好发展，将个人利益和集体利益有效连接在一起。

（二）制度优化

事业单位的管理制度中涉及跨职能制度应当进行适当的调整，以“谁做合理、谁做合规、谁做更快”的原则，明确职能制度的优化工作，明确制度不应当违背现有的岗位安排。在制度优化过程中，要鼓励档案收集人员主动下一线支持一线岗位，不仅送去人手、更送去专业指引去帮助，提升大家的信息沟通、信息交互的效率。通过对制度的联系落实，将工作业绩和个人业绩进行挂钩，纳入对本地工作人员的考核，激励大家更好更快地完成档案收集工作。

（三）消除顾虑

许多专业人员在档案收集工作中，因为对消耗自身精力、影响本职工作存在有顾虑，所以党委的管理人员应当要着力消除大家的顾虑。通过政策剖析、单位制度支持、资源保障，来让大家明白档案收集过程不仅不会占用大家的精力，还会更好地支持各位的本职工作，消除大家的顾虑，让大家更加积极参与到档案收集和管理的工作中。

（四）指标监控

专业职能部门的负责人也应当对档案管理工作进行职能负责，负责人需要对档案信息的准确性、及时性承担一定的责任，这样才能更好地促进各位完成档案收集工作。

除了指标结果导向之外，还应当在过程中进行有效的控制，确保档案的收集管理行之有效。明确预约收集、现场收集、设卡收集三个环节的制度约束和操作细则，通过信息化工具进行实时监控，保障通过行政和经济手段对档案收集的质量效率给予保障。

四、结语

事业单位的档案收集工作要迎合新时代的发展，在档案收集工作中要保持观念更新，从意识上重视、制度上保障、激励上支持、环节上约束，确保档案收集工作的有效。

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