数字化技术在房地产档案管理中的应用

一、房地产档案数字化管理的基础性原则分析

（一）安全性

从互联网信息化技术不断完善不断进步的大环境角度来看，当前的档案管理工作不管是在哪一行业，都有新的发展需求。传统的纸质档案管理模式已经不适应当前的电子化信息技术档案发展需求，但是安全性问题依然是档案管理工作中最为迫切的关键性任务。在进行档案管理的规章制度制定过程中，要求二宝避免各类房地产档案管理中存在的安全隐患，以免信息丢失或泄露等。从安全的角度来说，既要保证信息的安全性，也要保证管理人员的安全管理，只有科学化的方法才能保证档案管理的安全性。

（二）便捷性

与线下纸质档案管理相比，电子档案管理的便捷性更强。在数字化房地产档案管理中，对数据、图表的查询频率是相对较高的，但是在传统的纸质当前管理中由于初期图纸、数据等的修改幅度相对较小，在信息的利用上很容易因为各个时间段的数据相差无几造成失误，信息化保存手段可以通过查询制图时间、扫描时间等一系列电子化管理方式对信息进行筛选，从而提升信息利用的便捷性。

（三）真实性

就档案管理工作而言，不管是哪一行业，信息的真实性都是十分必要的，也是档案的主要价值所在。所以，在数字化房地产档案的管理、录入、等环节中，要加强多次核对、校准，工作人员要强化数据信息检查，一旦发现有问题要及时核实修正，在保证档案录入信息准确的基础上保证档案的价值最大化。

（四）可读性

档案管理与留存的主要目的就在于利用，而数字化信息技术下，电子档案的可读性、可复制性、可更改与利用的价值相对较大。在日常的档案转化、数字压缩、保存、储存等方式的不同功能，要时刻保证电子档案的可读性，保证在使用时能够正常播放，因此，保证数字化电子档案管理的可读性，是档案管理工作的重要组成部分。

二、数字化技术在房地产档案管理中的应用实践探究

（一）提升认识基础

数字化技术为筛选信息、修改信息、利用信息等方面的档案应用及管理带来更加便捷的使用感受，只需要工作人员进行关键字搜索，就可以在数据库中对整体档案系统进行搜索。但是从当前的房地产档案管理中，很多人对数字化档案管理的认识还不到位，很多人认为数字化电子终端需要相应的设备，有的需要互联网技术的支持，而在当前的房地产尤其是一线的房地产建筑企业中，很多的基础性保证与技术性保证是无法实现的，而传统的档案管理则更能满足这种简单的甚至恶劣的发展环境。

（二）建立管理体系

与传统纸质版档案管理相比，信息化房地产档案管理还处于新发展阶段，如何在日常的档案管理工作中建立标准的管理体系，是保证档案管理工作更加科学的主要方式。任何工作的有序、完善的推进，都离不开规章制度的约束，在数字化档案管理的工作中，如果缺乏科学的档案管理体系与相应的规章制度，档案的储存与使用将毫无章法，反而很容易导致整体档案管理工作效率低下。从当前的实际情况看，房地产数字化电子档案管理虽然已经按照自己公司对档案使用与管理的需求制定了形影的规章制度，但是还要进一步建立科学的管理体系。在档案的管理中，要加强对档案管理工作人员的培训，首先是从档案的信息化录入角度进行培训，其次是在保密制度等一系列基础性制度方面进行约束，再次，在对纸质档案的保存、使用中，也要注意从更加科学的角度出发对当前的保存、使用、再利用与历史依据留存方面进行保护确保档案管理的科学性。

（三）规范管理流程

房地产行业中，档案管理虽然不属于“前台”工作，但是这一工作的重要意义是不容忽视的，尤其是在数字化的档案管理与使用模式下，原始档案的复制与修改更加便捷，但是这也带来了一些档案管理问题。因此，在数字化的房地产档案管理过程中，要规范档案管理流程。首先，分析传统档案管理工作中存在的问题与弊端，结合数字化管理的大趋势，对房地产档案信息进行储存，保证档案的完整性。其次，在视频、音频等档案中，也要逐步建立相应的档案管理与留存，保存好第一手原始资料，使得各类型的档案都能够得到很好的保存。

（四）保证档案安全

不管是纸质档案还是电子档案，档案管理跌安全性都是必须考虑的主要问题之一。档案管理的安全性不仅是档案使用的安全，还包括档案的录入安全及基础纸质档案的保护。数字化电子档案管理中，为避免因播放格式不正确导致的播放内容的损坏、播放不恰当导致的误删现象等，在档案的录入与备份过程中，要同时考虑到档案的使用及保存，因此在电子档案的安全保证方面，也要有相应的系统备份，以此保证电子档案使用的安全性与便捷性。

（五）兼顾电子档案与纸质档案

房地产档案管理的数字化，不仅仅是对纸质档案进行数字化处理，还要对会议或其他状况下的视频、音频等各类文件进行保存，作为原始的档案自料备用。另外，值得注意的是，在房地产行业中，电子数字化档案管理模式的进一步推进并不代表者纸质档案的全面淘汰，很多需要纸质档案的地方也很多，在日常档案管理中，既要关注电子档案的录入，也要关注纸质档案的留存，通过电子档案使用缓解对纸质档案的进一步磨损翻阅，从而延长纸质档案的额寿命。

三、结语

数字化信息技术是社会发展过程中避不开的发展方式，在日常的房地产企业档案管理留存中，也要主动从电子档案的管理与使用角度出发，转变档案管理方式，从而提升整体行业档案管理的发展水平。

本文来源：《魅力中国》：https://www.zzqklm.com/w/wy/25805.html