事业单位会计档案电子化管理的若干思考分析

伴随社会经济的不断发展，信息化技术在社会上大面积普及，同时，会计行业也朝着信息化方向发展，并且逐渐建立了电子会计档案，相比传统的会计档案管理方式，会计档案的电子化比传统纸质材料更具有高效化，在实际的工作中发挥重要的作用。

一、会计档案电子化管理的背景

会计档案涵盖的内容比较广，包含：图标和文字等形式的有关材料和电子会计档案等，用它记录企业有关经济活动和其他事项。随着我国电子商务和信息化技术的发展，财务精细化管理也随之提高，大量的会计资料通过电子化的形式进行传输、保存；传统模式下的会计凭证通过纸质形式打印、整理、保存以及归档，会浪费大量人力和物力成本，并且不利于存放，会占据大量的存储空间，与节能减排的环保理念背道而驰。结合目前情况，我国相继出台了很多关于电子档案的规定，根据国家规定，企业可以通过网络通信或计算机等方式对会计档案进行管理。企业可以根据国家规定对会计档案实现电子化的保存方式，但必须满足以下条件：第一，必须通过计算机等技术手段对有效的档案进行传输。第二，一些核算系统可以对资料进行接收和读取，同时可以输出归档格式的有关会计资料，并且对审签流程进行设定。第三，可以长久保存电子会计档案，同时能与纸质会计档案建立信息检索联系。第四，保证档案信息不被更改。第五，要对电子会计档案进行备份，以防遭到意外情况和灾害，造成资料丢失。第六，电子会计档案具有长久保存价值。

二、电子会计档案管理面临的问题

（一）相关制度在执行方面的问题

在很多事业单位财务制度中最重要的部分就是会计档案管理工作，但是，在电子化会计制度建立过程中，没有具体结合本单位的实际情况，以及缺乏考虑单位内部控制建设等因素，至今没有形成全面的会计档案监管机制，然而虽然单位存在管理制度，但在具体实施过程中并不按照规定执行，造成有关档案管理存在办理手续不齐全和相关流程不严谨以及职责划分不清楚等问题，进而使会计档案的使用受到影响。长久以来，单位在档案管理过程会有很多错误和纰漏出现，造成档案管理困难等问题。

（二）注重电子档案基础设施保存问题

电子档案大多依靠计算机的软件和硬件进行存储，很多数据的保存载体容易遭到破坏，保存载体容易受到外部物理形式损坏，有的也会出现氧化反应。对于保存的要求方面，它的保管条件要高于纸质档案的标准。首先电子档案的存放地应该是防虫和防磁以及防潮的位置，也要严格控制库房的温度和湿度，要避免在磁场或阳光充足的地方。然而有很多事业单位投入信息化建设不到位，没有建设符合存放条件的专业化档案室，有的让会计管理机构代为存放到不符合标准的保存环境，还有很多单位对电子档案没有进行备份，还把存储盘和备用盘放置到一起，没有对他们分开管理等，在很大程度上存在安全问题。

（三）缺乏专业的人才

随着信息技术的不断融入，电子会计档案管理逐渐替代传统管理形式，并且，电子化管理模式已经成为目前主要的管理方式，应该顺应时代发展的潮流。会计档案的电子化管理是基于计算机网络实现的，但受到事业单位的人力配备不足和运行经费有限等原因限制，基本不会配置网络技术方面的专业人才管理电子会计档案，一般由财务人员负责网络维护和电子会计管理工作，只有当网络运行出现问题时才会聘请专业技术人士进行维护。针对档案管理和软硬件升级维护以及系统安全保障等方面都不是财务人员涉及的领域，一般没办法实现维护的效果，会出现管理不善的问题。

三、会计档案电子化管理措施

（一）完善会计档案电子化管理制度

首先，单位要完善内部管理体制，建立有效的信息沟通机制，并且对风险管控力度进行提升，根据政府相关规定，结合目前实际情况，通过精细化会计档案管理方式，制定相关电子档案的管理方案，包括：电子档案的保存、归档、借阅等细化每个环节，其次，单位要对每个岗位的职责和责任进行明确划分，从而实现内部的互相制约，逐渐形成合理化和规范化的管理制度，通过合理的技术进行高效控制管理，使电子档案信息系统的安全性得到保证。

（二）加大信息化建设，创造合理存放会计电子档案的环境

由于电子档案载体特别依赖于存放的环境，所以企业在对载体保存环境的安全性予以重视。在安装防盗设施的基础上，也要安装除湿和排风等设施，同时根据仓库面积配备防磁装置和消防设施。对电子会计档案进行双重数据备份，在备份时注明文件信息。在选择磁盘方面，单位应购买高质量的磁盘载体，对存储盘和备用盘采用分开管理的方式。在储存载体的摆放方面要加以注意，以免遭到损坏，同时要保存在防磁档案柜和软件盒当中。单位要保障电子档案信息的安全性，除了定期对计算机做好病毒查杀，还要对相关装置做好升级和检查工作，对病毒库进行升级，从根源上防止病毒的入侵，做好电子数据的维护工作，

（三）提高档案管理人员素质

事业单位的各项经济活动通过会计档案进行记录，其中包括很多重要信息，是单位日后的运行和发展中的重点。一方面，需要提高会计档案工作人员的思想意识，把电子化管理融入到工作人员的岗位职责中，避免工作人员在工作中出现随意性。同时要对电子档案管理制度和网络技术以及通信技术方面展开培训。从而进一步提升财务软件的基本操作，能对会计电子档案的管理细则和存放进行深入了解。另一方面，对相关工作人员展开职业素养方面的培训，强化财务人员和档案管理人员的职业道德素养。使其增强使命感和责任感，使道德素养得到有效提升。除此之外，还要采取合理的途径进行复合人才的选拔和培养，加强员工之间的合作意识，使会计信息管理应用能力得到提高。档案管理部门和财务部门要通过交流轮岗和教育培训以及外部招聘的方式对会计档案管理人才进行培养，使档案管理人员和财务人员可以在管理方面和会计档案信息化建设方面相互提出需求，培养一支具有高超的技术水平和素质过硬的电子会计档案管理的专业队伍。

四、结语

伴随信息化不断发展，会计档案电子化管理也较之前有所创新，同时，这种模式的转变，也会存在很多问题，单位应该怎样运行电子会计档案的管理模式，充分发挥出会计电子档案自身优势，是工作人员和企业管理者研究的重要方向。这也需要单位对相关信息化管理技术充分适应，针对自身不足和问题，建立健全相关体制，为企业日后的发展带来一定的决策作用，促进事业单位不断持续发展。

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