提升非营利组织档案管理工作实效性的策略

近些年来我国各种非营利组织层出不穷，与此同时，国家也加强了对其的支持力度，但从目前来看，部分非营利组织在实际开展捐赠物资档案管理的过程中还存在着较多的不利因素，对于档案管理工作效率的提升有着一定的阻碍作用，这既不利于物资捐赠实际情况的完整呈现，也难以为后续工作的开展提供参考，基于此，有必要对档案管理工作的优化策略展开更加深层次的探讨。

一、研究背景

对于社会来说，非营利组织本质上其实属于第三部门，同政府共同开展社会治理工作，为公众提供各方面的公共服务，是当前整体国家治理体系中至关重要的组成部分。非营利组织向公众所提供的公益服务以及物资在极大程度上需要依靠募捐，这也是其重要的资金来源渠道，直接关系到非营利性组织未来的发展情况，并影响着项目本身影响力和可持续性。档案管理是非营利组织所开展物资募捐工作的重要环节之一，对于非营利组织的募捐物资接收能力以及工作效率有着直接影响，所以笔者将立足于档案管理的相关内容，提出相应的优化策略。

二、提升非营利组织档案管理工作实效性的策略

（一）建立健全募捐物资档案管理制度

通常情况下非营利组织内部都会建立起一定的运行机制，但从目前来看，非营利组织针对档案管理工作进行相关制度的建立并不完善，这便导致档案管理人员工作的开展规范性难以有具体制度参考，制约了档案管理的实效性。档案管理制度的建立不仅要起到对于档案管理行为的有效约束和规范作用，还能够加强对于工作人员的管理，切实发挥出其应用的作用，从根本上提升工作人员对于档案管理的重视。规章制度的欠缺会使得非营利组织开展的物资募集工作出现纰漏，进而增加被人钻空子谋求自身利益的风险，所以要加强对于档案管理制度的重视。基于此，非营利组织应当结合当前工作中普遍存在的问题，对现有的管理制度进行优化调整，以达到对于档案管理人员的有效规范作用。

在当前对于非营利组织捐赠物资档案管理方面我国并未出台统一的办法，但在各种门类以及载体档案方面已经有与之相对应的规范，并对其中的整理方式进行了更加详细的规定，包括《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等等，非营利组织应当结合相关规定的中的要求建立起相应的考核制度以及责任制度，将捐赠物资档案管理细化下分到各个工作人员的身上，以此提升档案管理工作的效率和质量，为后续捐赠物资的高效分配以及利用效率的提升奠定坚实的基础。以非营利医疗机构所募集物资的档案管理为例，针对捐赠协议以及集体决策会议纪要等原始资料，主要是由办公室负责进行档案管理，而捐赠专门小组指定的部门则会对捐赠协议、接收记录以及使用发放记录等档案展开档案备查管理工作，而工会、信息科、医学装备科以及药剂科则会负责管理日常维修维护记录、设备类信息、捐助财产使用计划等档案信息的管理[1]。

（二）加强现代化信息技术应用

近些年来我国非营利性组织在募捐物资档案管理方面存在着信息化水平不足的问题，这主要是因为起步晚和意识程度不足。在采用信息化手段进行档案管理之前，最主要使用纸质档案管理，然而当前纸质档案无论是在录入还是在应用方面都面临着效率不高的问题，所以有必要加强开展电子档案的建设工作，以提升非营利组织档案管理的信息化水平。为有效落实上述目标，要在现有的基础上加大在财力、物力以及人力等方面的投入，并对档案信息化管理工作开展的各个环节进行优化协调，以加速纸质档案向电子档案的转化速度。

对于非营利组织来说，其所募集而来的物资往往来自四面八方，而且在种类上呈现出多样性的特点，这便使得工作人员的工作量大幅增加。而现代化信息技术的应用能够有效提升档案管理人员的工作效率，并缓解其工作压力，但与此同时，档案管理人员自身应当具备良好的信息化技术水平，并积极学习当前各项先进的信息化技术，与此同时还要形成相应的岗位责任意识，切实提升捐赠物资档案管理的时效性。从接收、录入、处理以及储存等多方面内容着手保障档案信息化管理的效率。

（三）提升档案管理的连续性

部分非营利组织所进行的慈善捐赠行为大多会有着持续性的特点，捐赠的对象有的需要长期接受帮助，所以档案管理工作也应当与物资捐赠的这一特点相适应，适当提升物资档案管理的连续性，并结合当前实际情况的变化对档案管理的措施进行优化调整，以实现持续不断地对物资应用状况进行跟踪记录，对受助人员的各方面实际情况产生更加深刻的认识和了解，在此基础上对救助的实效性进行分析和判断，结合判断结果对相应的救助策略展开及时的调整工作，切实体现出慈善捐赠的实质性作用。由此可见非营利组织开展捐赠物资档案管理工作的重要性，其不仅能够将物资捐赠的实际情况更加完整和直观地呈现出来，还能够在一定程度上对后续的慈善捐助行为提供参考，对于慈善行为有效性的不断提升有着重要作用。

三、结论：综上所述，优化开展档案管理工作能够有效提升非营利组织捐赠物资管理工作效率的提升，对于非营利组织的持续平稳发展有着积极的促进作用。因此，非营利组织要立足于档案管理这一重点工作内容，建立健全相应的档案管理制度，充分发挥其对于档案管理人员的规范作用，与此同时还要适当引入信息化技术，提升档案管理的效率，为非营利组织物资募捐工作的高质量开展创造良好的条件。

本文来源：《魅力中国》：https://www.zzqklm.com/w/wy/25805.html