影响教学秘书工作质量的因素分析及对策研究-教学管理论文

摘要：教学秘书应熟悉学校教学工作的有关规章制度，熟悉本学院各专业的教育教学规律和培养计划，宣传并认真贯彻执行；应经常深入教学第一线了解教学情况，对教学中发现的问题及时向教学院长或有关部门反映并提出意见和建议；应有较强的责任心、办事认真，热心教育教学研究和教学管理工作、有良好的协作意识；在教学院长的领导下与教务员互相配合，做好学院的教学管理工作。为了使教学管理工作落到实处，逐步建立起长效机制，提高工作效率。具体概括为以下几点：协调沟通、参谋助手、管理建设、检查监督。

关键词：教学秘书；工作质量；因素；对策；研究

在学分制管理下，探讨高校教学秘书必备素质与能力，对促进教学管理为高校教学改革，高效地为师生服务而具有重要意义。

一、教学秘书所担负的角色和责任

（一）政策性：检查监督

任何一个教学单位，任何一位领导都要在自己实践工作中贯彻执行党和国家教育方针和政策。教学秘书工作内容都与政策紧密相连，无论是辅助领导工作或是处理日常事务，都必须认真地执行上级下达各项相关政策和规定，教学秘书就是执行和操作忠实责任者。协助制定与实施教学计划

（二）服务性：参谋助手

教学秘书的宗旨是为教学服务。其工作内容就是为院(系)领导和师生提供优质服务。为领导做决策性工作创造条件，提高工作效率。教学秘书要为院(系)各部门服务，为教师和学生服务，只有做好这三方面服务，才能保证院(系)教学任务顺利完成。 

教学秘书要当好院领导的参谋和助手。因此，辅助性是教学秘书工作基本特征。院领导的工作千头万绪，不可能事事都考虑得很周全，这就需要教学秘书从旁协助、提醒。所以，教学秘书应兼有参谋和助手的功能。

教学秘书职责不仅仅是发挥执行政策等功能，而且还应当协助院领导起到参谋和助手作用。教学秘书要非常熟悉与教学工作相关的方针、政策和具体要求，还要熟悉院（系）教学资源的实际配置情况，各位教学人员的秉性及实际从事教学活动能力。教学秘书这种先天优势和灵敏反应为充当院领导的参谋准备了充足物质条件。

（三）综合性：协调沟通

教学秘书工作涉及到各院的全部教学工作。既要协助领导管理好教学，又要及时地处理好教学方面具体事务，协调方方面面的关系，全方位地为教学工作做好排头兵的工作。比如：开学前的课表发放，学生平时成绩考核登记表，学生名册、请假、休学、退学、转学等学籍的处理，都要及时向教务处学籍科汇报，得到学校指示及时地处理，为保证教学工作的正常运作。　教学运行管理是行使教学行政管理职能，将教学计划实施于教学活动中最重要管理工作。在这一管理过程中，教学秘书在主管教学领导下与教师、学生之间发挥是桥梁和助手作用，同时发挥着指令和传达双重作用，是他人无法替代的。

二、高校管理中影响教学秘书工作质量的因素分析
目前，教学秘书辛勤的付出对完善教学管理起到了一定的积极推动作用，但因涉及工作环节多，仍普遍存在着一些问题。分析当前高校教学秘书工作中存在的问题，加强教学秘书队伍的建设、提高教学秘书的综合素质，有利于教学工作质量的全面提高。
（一）待遇偏低，工作不受重视
高校最核心的工作就是教学，而教学秘书又是负责全面教学活动的最直接的管理者。许多人不能清楚地认识教学秘书工作，认为教学秘书工作只是简单地打打电话、收发文件、下传通知等事务性工作，对教学秘书工作的支持力度远远不够。教学秘书每天繁杂的工作平凡但是不可或缺，每件事情都会影响到教学工作的顺利进行，工作面涉及到系主任、老师、学生，但日前很多高校并不是十分重视教学秘书工作，很少提供机会让教学秘书介绍自身的工作及工作中所遇到的问题，缺乏对其工作的理解与了解，认为教学秘书承担繁重的事务是理所当然，这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性。

此外，高校教学秘书队伍待遇低已经是不争的事实。许多高校规定，薪酬分配向一线教研人员倾斜，教学秘书自然不在倾斜对象之列。据此，不管教学秘书工作多重要、贡献有多大，一切优待均与教学秘书无关。在工资问题上，同样职称、同样学历、同样工龄的教育工作者，教学秘书岗的工资一般都比教师岗的工资低，有些教学秘书的工资甚至比实验员、辅导员的工资都低。一项调查显示，大学刚毕业的本科生担任教学秘书，工资一般在1700元左右，而担任一线教师则最低可拿到2200元；同样是管理人员，学校各行政部门的工作人员工资一般都在2000元以上，而教学秘书最高也只有2100元，最低甚至低至1200元。在奖金和福利分配过程中，教学秘书也劳多酬少。除此之外，在学历提升和职称评定等方面，对教学秘书也极为不利，由于繁杂的工作占用了大量的时间和精力，教学秘书的专业知识荒废严重，科研成果较少，而在职称评定时并没有相应的政策倾斜。

（二）缺乏统一管理，职业发展受限

在实际的工作中，教学秘书既受到教务部门的领导，又在院系领导的直接管理之下，常常是两边的事情都要做，却没有确定的管理部门，职务与责任的承担不对等。

并且教学秘书的工作涉及到教学活动的每一件事情，几乎无法离开办公室，需要随时关注着教学运行情况，随时接听电话和处理老师、学生们发现的各种问题。但教学秘书的培训和交流却没有主管部门负责组织安排，更没有固定的制度安排，从而造成教学秘书归属感的缺乏。再加上教学秘书终日忙忙碌碌，很少有机会出去参加讲座、培训班、参观学习和参加各种教学培训活动，不能及时保证教学秘书工作技能的更新。导致其视野不开阔、知识匮乏，从而阻碍了创新能力和整体素质的提高。

（三）工作担子重，精神压力大
教学是高校一切工作的中心，在高等教育大众化阶段，教学工作始终都是高等院校的主旋律，而教学上任何成就的取得都离不开教学秘书的无私奉献。 教学秘书的工作是为领导、教师和学生服务的，一个教学秘书需要服务于几十位教师、上百个学生，工作涉及到日常教学活动的方方面面，不仅包含了常规性的日常管理工作，而且还有很多突发事件需要及时处理，工作量之大可想而知。每一件处理不好都可能会发生教学事故，造成不良后果，影响教学工作的顺利进行。

然而，教学秘书的工作性质又相对特殊，质的要求高、量的范围大、完成任务的时效性强，再加上目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同，在教学秘书的工作职能定位上缺乏清晰的定位，虽然有一定的管理权限，但职务与责任的承担不对等。但在现代的高等教育管理中，任何管理手段的实施，都离不开教学秘书的参与。而各种管理归口对教学秘书的要求都非常高，非常苛刻。教学秘书工作出不得半点纰漏，也容不得半点马虎。这就使得教学秘书承担了相当大的心理负担，工作上有很大的精神压力。

部分院校甚至笼统地将教学秘书纳入行政人员之中，使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而是杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大，工作压力过重，从而降低了实际的教学管理质量。

三、提高教学秘书工作质量的对策分析

（一）建立合理的考核机制，提高基本待遇

建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇。在合理的职业定位的基础上，建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇，是改善教学秘书职位困境的重要一环。通过合理的工作考核机制，实际的反映教学秘书工作的基本特点，反映出教学秘书工作的实际业绩，增进教学秘书工作的成效感，并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起，逐步提高教学秘书的实际待遇

（二）统一管理机构，合理规划教学秘书的职业发展

统一教务人员管理机构，建立公平、合理的工作培训机制。为了更好的建设稳定的教学秘书队伍，需要建立起统一的管理部门，负责教学秘书的管理和考核，并负责教学秘书的培训，定期开展教学秘书之间的交流和学习活动，提高交学秘书的基本素质，增强教学秘书归属感。
    要改变教学秘书队伍缺乏稳定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解决途径在于建立教学秘书合理的职业发展规划。明确教学秘书职务序列，不管是纳入教师、科研序列增加教学秘书与教学管理的直接联系，还是纳入教辅人员的晋升序列。对于教学秘书岗位的工作人员来说，确定的工作前景无疑是最重要的一颗定心丸。确定的职业发展定位现代人事制度的重要指标，也是目前人工作中考虑的最重要的一点。

（三）明确教学秘书的工作职能，完善职能设定

首先要明确教学秘书工作的职能。为了保证教学管理的质量，必须制定明确的教学秘书职能范围。教学秘书职能分工的基本要求决定了，要想提升教学秘书工作的质量，必须保证其工作的职能的明确和合理性。将琐碎繁杂的行政事务笼统地归入教学秘书的职能范围势必会降低其工作质量。教学管理应该是完全独立于行政事务的一项工作内容。

另外，如果没有各方面力量的支持和协助，教学秘书的工作开展的确是难上加难。这就需要领导对教学秘书工作的大力支持；辅导员对教学秘书工作的多方面协助；教师和学生们对教学秘书工作的积极配合，否则教学活动无法正常开展。

四、结束语

综观高等教育发展的历史与现实，教学秘书作为高校不可或缺的教学管理人员在每一所高等院校的发展中都发挥着不可替代的作用。而值得关注的是，教学秘书正处于“社会认同之轻”与“社会责任之重”的角色困境之中，如何实现教学秘书社会认同和社会责任的均衡，充分发挥教学秘书的创造性工作的潜能，值得深思。教学秘书必须明确自己的角色，培养角色意识，在工作中及时准确地转换角色，才能更好地提高高校的教学管理效率、管理水平和管理质量，从而服务师生，全面推进学校有序、和谐地发展。